Цагаан толгойн үсгийн дарааллаар архивлах нь хувийн болон ажил мэргэжлийн хувьд чухал ач холбогдолтой баримт бичгүүдийг цэгцлэх арга юм. Цагаан толгойн архив нь хувь хүний файлыг хурдан хайж олох, сэргээх боломжийг олгодог. Энэ нь бүх бичиг баримтыг хамгаалж, үргэлж бэлэн байлгах боломжийг олгодог. Боломжит мэдүүлгийн системийг хадгалахын тулд Индонез хэл дээр цагаан толгойн үсгээр бичих олон дүрэм байдаг.
Алхам
2 -р хэсгийн 1: Цагаан толгойн дарааллаар архивлах
Алхам 1. Аль цагаан толгойн үсгийн системийг ашиглахаа шийдээрэй
Энэ нь энгийн мэт санагдаж болох ч цагаан толгойн үсгийн систем нь сонгох хэд хэдэн сонголттой байдаг. Та нэг системийг сонгож, тууштай хэрэгжүүлэх ёстой.
- Захидал бүрийг бүрдүүлэх нь үг тус бүрийн үсэг тус бүр дээр үндэслэн хийгддэг бөгөөд үг хоорондын зайг үл тоомсорлодог.
- Үгийг үгээр архивлах нь файл бүрийн дараалсан үг бүрийн эхний үсгийг үндэслэн ангилах замаар хийгддэг.
- Нэгж бүрээр бүрдүүлэхдээ үг, товчлол, эхний үсгийг тус бүрээр нь авч ангилдаг. Энэ бол ихэвчлэн хэрэгжүүлэхийг зөвлөдөг систем юм.
Алхам 2. Файлуудыг бүлэглэх
Архивлах шаардлагатай бүх файлууд байгаа бол тэдгээрийг хэрхэн яаж бүлэглэхээ шийдээрэй. Та толь бичгийн форматыг ашиглаж болно, үүнд байгаа файл, файлын төрлөөс үл хамааран бүх зүйлийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар эрэмбэлдэг. Та мөн нэвтэрхий толь бичгийн форматыг ашиглаж, файлуудыг төрөл, сэдвээр нь бүлэглээд дараа нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар ангилж болно.
Хэрэв танд архивлах янз бүрийн файлууд (орлого, татварын хуудас, захидал гэх мэт) байгаа бол нэвтэрхий толь бичгийн форматыг ашиглахыг зөвлөж байна. Файлуудыг эхлээд төрлөөр нь бүлэглээд дараа нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар эрэмбэл. Баримт бичгийг салгахын тулд хил эсвэл өнгөт кодыг ашиглана уу
Алхам 3. Архивлагдсан файлуудыг индексжүүлэх
Индексжүүлэлт гэдэг нь файлын гарчгийн хэсэг бүрийг зохих нэгж болгон бүлэглэх явдал юм. Файлуудыг архивлахаас өмнө индексжүүлэхийн тулд та файл бүрийн нэрийн элементүүдийг хувааж, цагаан толгойн үсгээр тохируулсан, анхдагч нэрээс өөр шинэ нэр үүсгэх хэрэгтэй. Жишээ болгон:
- Дараах файлуудыг индексжүүлж, архивлах хэрэгтэй гэж хэлээрэй: "Аноагийн хооллох зан байдал" гэсэн аноагийн тухай нийтлэл, тэргүүлэгч аноа мэргэжилтэн Жасмин А. Далиягийн намтар, Жакарта амьтны хүрээлэнд аноа үзэсгэлэнгийн сурталчилгааны товхимол.
- Жасмин А. Даллиагийн намтарыг "Dahlia, Jasmin A." гэж индексжүүлдэг, учир нь өргөдөл гаргахдаа овог нэр нь хамгийн түрүүнд бичигдсэн байдаг. Тиймээс файлуудыг "D" үсгийн бүлэгт архивладаг.
- Хэрэв та толь бичиг гэх мэт ангиллын аргыг сонговол "Аноа хооллох зан үйл" нийтлэлийг зохих ёсоор индексжүүлэх ёстой. Үүний дагуу үүнийг "P" үсгийн бүлэгт ("Зан төлөв" гэсэн хэсэгт) архивлаарай.
- Үгүй бол, хэрэв та аноатай холбоотой файлуудыг архивлахын оронд нэвтэрхий толь хэлбэрээр форматласан бүлэг ашиглавал та "Аноа хооллох зан үйл" -ийг "Аноа, хооллох зан үйл" гэж индексжүүлэх боломжтой. Дараа нь энэ файлыг "А" үсгийн бүлэгт архивлана.
- Хэрэв та аноа үзэсгэлэнд маш их материал байх болно гэж таамаглаж байвал сурталчилгааны товхимлыг "Аноа, үзэсгэлэн (Жакарта амьтны хүрээлэн)" гэж индексжүүлж болно. Жишээлбэл, та өөр файлыг "Аноа, үзэсгэлэн (Бандунгийн амьтны хүрээлэн) гэж индексжүүлж болно.
- Үгүй бол, хэрэв та Жакарта амьтны хүрээлэнтэй холбоотой хэд хэдэн файл хүлээн авах гэж байгаа бол, эсвэл газарзүйн байршлаар файлд нэвтэрхий толь хэлбэрээр бүлэглэхийг хүсч байвал сурталчилгааны товхимлыг "Жакарта амьтны хүрээлэн, (Аноа үзэсгэлэн)" гэж индексжүүлж болно.
Алхам 4. Файлуудыг индексийн нэрээр нь цагаан толгойн дарааллаар нь эрэмбэл
Цагаан толгойн дарааллаар бөглөх ерөнхий дүрэм бол файлуудыг A (эхний) -ээс Z (сүүлчийн) хүртэл цэгцлэх явдал юм. Тусгай мэдээллийг ашиглан ялгаа, дарааллыг тодорхойлж файлуудыг салгаж болно. Жишээ болгон:
- Өмнөх шатанд индексжүүлсэн захиалга нь "ашигласан системээс хамаарч" ийм байж болно: "Dahlia, Jasmin A.", "Жакарта амьтны хүрээлэн (Anoa үзэсгэлэн)", "Anoa хооллох зан үйл" эсвэл "Anoa, үзэсгэлэн (Жакарта) Амьтны хүрээлэн)) "," Аноа, хооллох зан байдал "," Дахлиа, Жасмин А. ".
- "Кенгуру" файлуудыг "Заан" файлуудын дагуу ангилдаг. "Анааш" файлууд хооронд байх бөгөөд "Аноа" файлуудыг "Баавгай", "Хонь" -оос өмнө захиалсан болно. Тиймээс захиалга нь: "Аноа", "Баавгай", "Хонь", "Заан", "Анааш", "Кенгуру".
- Хэрэв та дараа нь "Armadillo" файлуудыг нэмбэл тэдгээр нь "Anoa" -ийн дараа байх болно. Тэд хоёулаа "А" үсгээр эхэлсэн тул дарааллыг тодорхойлохын тулд та А (аноагийн "N", "армадилло" -ны "R") үсгийг харах хэрэгтэй болно. Тиймээс шинэ захиалга нь: "Аноа", "Армадилло", "Баавгай", "Хонь", "Заан", "Анааш", "Кенгуру".
Алхам 5. Файлын хавтасаа шошголно уу
Хайхад хялбар болгохын тулд архивын хавтас бүрийг тухайн файлд харгалзах индексийн нэрээр шошголно уу. Энэ арга нь шинэ файлуудыг дарааллаар нь архивлахад хялбар болгодог.
- Архивыг хавтсанд нь оруулна уу.
- Хэрэв та хавтасны ашиглалтыг нэмэгдүүлэхийн тулд өнгөөр кодлосон бол илүү хялбар байх болно. Жишээлбэл, хэрэв та нэвтэрхий толь форматын бүлэглэлтийг ашигладаг бол бүлэг тус бүрт өөрийн өнгө өгч, бүлэг тус бүрийн файл тус бүрийг өнгөөр нь тэмдэглэдэг.
Алхам 6. Индексжүүлэх, бүрдүүлэх системийг баримтжуулах
Таны индексжүүлэх, бүрдүүлэх системийг тууштай хэрэгжүүлэх ёстой. Файлд хандах эрхтэй бүх хүмүүс ажиллаж байгаа системийг мэддэг эсэхийг шалгаарай. Жишээлбэл, та өөрийн файлын системийн дүрмийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан документ үүсгэх эсвэл хуваалцах боломжтой. Энэ нь хүн бүр мэдүүлгийн системийг үр ашигтай ашиглахад туслах болно.
Алхам 7. Шинэ файлыг зөв архивлах
Файлуудыг шүүгээнд системийнхээ дагуу индексийн нэр, цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуул. Шаардлагатай бол шинэ файлыг зөв газартаа оруулахын тулд одоогийн файлыг зөөнө үү.
2 -р хэсгийн 2: Тусгай хэргийг зохицуулах
Алхам 1. Файлуудыг чухал нэр томъёоны дагуу архивлах
Заримдаа файлуудыг тэнд жагсаасан нэр, нэрээс илүү түлхүүр үгээр архивлах нь илүү хялбар байдаг. Энэ нь файлуудыг хамгийн логик нэр томъёог ашиглан индексжүүлэх, хайх боломжийг олгодог. Жишээ болгон:
"Жакарта дахь анхны банк" -ийг "Жакарта, анхны банк" гэж индексжүүлж, архивлаж болно. "Жакарта" гэдэг нь "Анхны" эсвэл "Банк" гэхийн оронд энэ нэр томъёоны гол нэр томъёо юм, ялангуяа танд "Бандунг дахь анхны банк" эсвэл "Медан дахь анхны банк" гэх мэт ижил нэртэй файлууд байгаа бол
Алхам 2. Нэрсийг овог нэрээр нь эрэмбэлэх
Стандарт архив нь хүмүүсийн овог нэрийг чухал ач холбогдолтой нэр томъёо гэж үздэг тул эхлээд индексжүүлэхийг зөвлөж байна.
- Тиймээс, "Жасмин А. Дахлиа" -г "Dahlia, Jasmin A." гэж индексжүүлж, архивладаг.
- Төгсгөлд нь гарчгийг (Доктор, Ир, гэх мэт) оруулна уу. Тухайлбал, “Доктор. Жасмин А. Дахлиа”номыг“Dahlia, Jasmin A., Dr.”гэж индексжүүлж, архивладаг.
- Ихэвчлэн нэрийг үсгийнхээ дагуу үсгээр нь ангилдаг. Жишээлбэл, "MacDonald" нь "McDonald" -аас өмнө байх болно. Тиймээс "D '", "L", "Le", "de" гэх мэт. нэрийн нэг хэсэг гэж үздэг бөгөөд тусдаа нэгж биш. Энэ нь ихэвчлэн гадаад нэрэнд хэрэглэгддэг. Жишээлбэл, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle", "Wolfe" файлуудыг зөв ангилсан байна ("L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe "биш).
- Тухайн хүний нэр нь бизнес, байгууллагын нэрийн нэг хэсгийг бүрдүүлдэг бол энэ дүрмээс үл хамаарах зүйл ихэвчлэн хэрэглэгддэг. Энэ тохиолдолд тухайн хүний нэрийг бизнесийн нэр дэх нэгж гэж үзнэ. Жишээлбэл, "Жасмин А. Дахлиа хортон шавьжтай тэмцэх үйлчилгээ" -ийг "J" үсгийн бүлэгт оруулсан бөгөөд "Dahlia, Jasmin A. Хортон шавьжтай тэмцэх үйлчилгээ" гэж индексжүүлээгүй болно.
Алхам 3. Нийтлэл, холбоос, угтвар үгсийг үл тоомсорлох
Нийтлэлүүд (жишээлбэл "англи хэл дээрх" a "," an "," the "), холбоо үгс (жишээ нь" ба "," гэхдээ "," эсвэл "), угтвар үгс (жишээ нь" хамт "," -аас "," to ") нь чухал нэр томъёо гэж тооцогддоггүй тул цагаан толгойн үсгийн дарааллаар индексжүүлж, архивлахыг ихэвчлэн орхигдуулдаг. Өгүүлэл, холбоо, угтвар үг нь файлын нэрийг бүрдүүлдэг байсан ч энэ нь үнэн юм. Жишээ болгон:
- "Эму хооллох практикийг судлах нь" нэртэй файлыг "Е" үсгийн архивт "эм" (файлын нэр дээрх чухал үг) гэж бичсэний оронд "ан" -аас "А" үсгийн оронд оруулсан болно. Англи хэл дээрх нийтлэл.
- "Dahlia and Soetono, хортон шавьж устгах үйлчилгээ" -г "Dahlia, Jasmin A." - ийн дараа жагсаасан болно. Индексийн нэр хоёулаа "Dahlia" үсгээр эхэлдэг бөгөөд ингэснээр захиалгын дарааллыг тодорхойлохын тулд дараагийн чухал нэр томъёо руу шилждэг (энэ тохиолдолд "Соетоно" ба "Жасмин"). Энэ нь чухал биш тул "ба" гэсэн үгийг үл тоомсорлоорой.
Алхам 4. Товчлолыг дуудсан мэтээр харьц
Бүртгүүлэхдээ та "Tbk" гэх мэт товчлолуудтай тулгарч магадгүй юм. ("Нээлттэй" гэсэн товчлол). Ихэвчлэн та файлуудыг зөвхөн үсгийн мөр гэхээсээ илүү үг шиг индексжүүлж, архивладаг.
Жишээлбэл, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" -ийг "Jasmin A. Dahlia Tbk" -ийн дараа архивладаг
Алхам 5. Тоонуудаа ердийн байдлаар бөглөнө үү
Файлуудыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар архивлахдаа тоо агуулсан файлуудыг харах болно. Ихэвчлэн эдгээр файлуудыг бичигдсэн шиг биш харин ердийнх шиг архивладаг. Тоонуудыг мөн үсгийн өмнө архивладаг.
- Жишээлбэл, "3 өдөр үүрд мөнх" -ийг "100 бизнесийн зөвлөгөө" -ээс өмнө архивлах болно (учир нь "3" нь "100" -аас өмнө ирдэг).
- "Худалдааны зөвлөмж" ба "Хувьцаа эзэмших зөвлөмж" -ийг "Бизнесийн 100 зөвлөгөө" -ийн дараа архивлах болно, учир нь үсгүүдийн өмнө тоонууд дараалсан байдаг.
- Бичигдсэн тоонуудыг тоонуудын оронд үг гэж үздэг. Жишээлбэл, "Бизнесийн ертөнцөд 100 агуу удирдагч", "Бизнес эрхлэх хоёр зуун хүчирхэг зөвлөгөө", "Бизнес эрхлэх зөвлөмж" гэсэн файлууд эмх цэгцтэй байна.
- Гэсэн хэдий ч, хэрэв энэ нь таны мэдүүлгийг хөнгөвчлөх юм бол үл хамаарах зүйл хийж, тоонуудыг бичсэн шиг ангилж байгаарай.
Алхам 6. Онцгой тэмдэгтүүдийг зохицуулах
Индексжүүлэлтийн явцад цагаан толгойн үсгээр бичигдсэн эсвэл дугааргүй бүх тэмдэгтийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Гэсэн хэдий ч холбогдох тэмдэгтүүдийг боловсруулах нь төрлөөс хамаарна.
- Таслал, таслал, таслал, цэг, таслал гэх мэтийг ихэвчлэн үл тоомсорлодог. Жишээлбэл, "Вашингтоны шилдэг кофе", "Вашингтон мужийн үзэсгэлэн" файлуудыг дарааллаар нь архивладаг.
- Ихэвчлэн диакритикийг үл тоомсорлож, холбогдох үсэг гэж үздэг. Жишээлбэл, "clair" -ийг "Eclair", "ber" -ийг "Uber" гэж архивладаг. Гэсэн хэдий ч хэрэв та файлыг диакритик хэрэглэдэг хэл дээр цагаан толгойн үсгийн дарааллаар архивлаж байгаа бол тухайн хэлний цагаан толгойн үсгийн дарааллыг дагаж мөрдөх ёстой.
Алхам 7. Шаардлагатай бол "Юуны өмнө юу ч биш" дүрмийг ашиглана уу
Ихэвчлэн цагаан толгойн үсгээр архивлахдаа хоосон зай (цэг таслал болон алгассан бусад элементүүдийг оруулаад) үл тоомсорлодог. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та үүнтэй төстэй байдлаар эхэлсэн файлуудтай таарвал архивт байгаа дарааллыг зааж өгөхийн тулд зай эсвэл "Юуны өмнө юу ч биш" дүрмийг ашиглаарай.
- Жишээлбэл, "Банк Жакарта", "Банк Бандунг", "Банк Медан" файлуудыг энэ дарааллаар архивладаг.
- Тиймээс "Dahlia, Jasmin A." файл. өмнө "Dahlia, Jasmin A., Dr." байсан.
Алхам 8. Шаардлагатай бол илүү дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий файлыг ялгах
Ховор тохиолдолд цагаан толгойн үсгийн мэдээлэл нь файлуудын дарааллыг тодорхойлоход хангалтгүй байдаг. Хэрэв тийм бол. Файлуудыг индексжүүлэх, архивлахын тулд нэмэлт мэдээллийг ашиглана уу. Файл тус бүр дээр нэмэлт мэдээллийг тэмдэглээрэй. Жишээ болгон:
- Хэрэв танд Jasmin A. Dahlia нэртэй хоёр хүнд зориулсан файл байгаа бол тэдгээрийг төрсөн огноогоор нь ангилна уу. "Dahlia, Jasmin A. (1853 онд төрсөн)" файл нь "Dahlia, Jasmin A. (1967 онд төрсөн)" -аас өмнө ирдэг.
- Та мөн файлуудыг газарзүйн байршлаар нь ангилж болно. Хэрэв танд гурван өөр газраас гурван өөр банкны файл байгаа бөгөөд банк бүр "Банк Мандири" нэртэй бол үүнийг дараах жишээний дагуу ангилна уу: "Банк Мандири (Бандунг)", "Банк Мандири (Жакарта)", "Банк Мандири (Медан) ".
- Тиймээс, хэрэв та баавгай, баавгайн төрөлтэй холбоотой хоёр файлтай бол тэдгээрийг төрөл зүйл, газарзүйн байршил гэх мэтээр нь ялгаж салгаарай. Жишээлбэл, "Баавгай, шоколад" ба "Баавгай, туйл" файлууд (дарааллаар) эсвэл "Баавгай (Европ)" баавгай (Хойд Америк) "файлууд (дарааллаар).
Алхам 9. Бүх үл хамаарах зүйл, тусгай дүрмийг мэдэгдээрэй
Таны файлыг ашигладаг бүх хүмүүс файлын системийн стандарт удирдамжид үл хамаарах зүйлсийн талаар мэдэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Энэ нь хүн бүр мэдүүлгийн системийг зөв, үр ашигтай ашиглахад туслах болно.
