Хатуу угтвартай захидал нь хүлээн авагчид гайхалтай сэтгэгдэл үлдээх болно. Заримдаа захидлын нээлт, хувийн захидал, бизнесийн захидал эсвэл ажлын өргөдлийн захидал эсэхээс үл хамааран эхний хэдэн мөрөнд юу бичихээ бичих нь хэцүү байдаг. Хэрэв та үсгийн зөв хэлбэрийг сурах эсвэл захидал эхлүүлэх мартагдашгүй арга замыг бодож олох хэрэгтэй бол тусалж болох зарим тусгай дүрэм, стратеги байдаг.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Хувийн захидал эхлүүлэх
Алхам 1. Хуудасныхаа баруун дээд хэсэгт хаягаа бичнэ үү
Хувийн захидлын хувьд хаягийг захидлын цаасны баруун дээд буланд байрлуулна. Энэхүү зохицуулалт нь хүлээн авагч хаягийг хайх, дугтуй хадгалах шаардлагагүй тул таны захидалд хариу өгөхөд хялбар болгодог.
Хаягийн талбарт нэрээ оруулах шаардлагагүй. Эхний мөрөнд бүтэн хаяг эсвэл шуудангийн хайрцгийг бичээд дараачийн мөрөнд хот, шуудангийн кодыг бичнэ үү
Алхам 2. Хаягийн дараа огноог оруулна уу
Огноог оруулах нь маш чухал тул хүлээн авагч таны захидал бичсэнийг мэддэг. Хүлээн авагч хүлээн авсан захидалуудаа огноогоор нь зохион байгуулахыг хүсвэл огноо байгаа нь бас маш ашигтай байдаг. Хаягийн мөрийн ард огноог оруулна уу.
Эхлээд огноог, дараа нь сар, жилээ бичээрэй. Жишээлбэл, 2016 оны 4 -р сарын 22. Англи хэл дээрх үсгүүдийн хувьд энэ нь "2016 оны 4 -р сарын 22" гэсэн дарааллаар огноог он сар өдрөөс эхлэн огноо, жилээс эхлэн ашиглахыг хэлнэ
Алхам 3. Хүлээн авагчтай мэндчилнэ үү
Дараа нь нэг мөрийг арилгаад хуудасны зүүн талаас бичиж эхлээрэй. "Эрхэм хүндэт" эсвэл "Эрхэм хүндэт" гэсэн хувийн захидал эсвэл бусад хувийн мэндчилгээг эхлүүлээрэй. Дараа нь хүлээн авагчийн нэр, таслал бичнэ үү.
Ганцаараа ярихдаа хүлээн авагч руу хэрхэн яаж залгах талаар бодож үзээрэй. Жишээлбэл, та "Эрхэм хүндэт Стефани", "Эрхэм ээ. Ноён Томпи "эсвэл" Эрхэм эмээ "гэсэн үг нь таны ердийн мэндчилгээнээс хамаарна
Алхам 4. Асуулт асуу
Найз нөхөд, гэр бүлийнхэн гэх мэт хувийн захидлын хувьд асуултын угтвар нь нийтлэг арга юм. Та захидлыг хүлээн авагчийн үйл ажиллагаа, мэдээг сонирхож буй асуултаар эхлүүлж болно.
Жишээлбэл, "Сайн байна уу?" Гэсэн асуулттай захидал нээнэ үү. эсвэл "Таны шинэ сургууль ямар байсан бэ?" эсвэл "Эмээ арай дээр үү?"
Алхам 5. Хүлээн авагчийн хэлсэн эсвэл хийсэн зүйлийг сонирхож байгаагаа дамжуулаарай
Хувийн захидал эхлүүлэх өөр нэг арга бол хүлээн авагчийн өмнөх захидлын агуулгыг сонирхож буйгаа илэрхийлэх явдал юм, тухайлбал саяхан хийсэн ажил, сэтгэл хөдөлгөсөн амралт эсвэл түүнд тулгарч буй асуудал.
Жишээлбэл, та "Шагнал гардуулсанд баяр хүргэе" эсвэл "Та сайхан амралтаа өнгөрөөсөн" эсвэл "Сургуульд байхдаа тааламжгүй зүйл тохиолдсоныг сонсоод уучлаарай" гэж бичиж болно
3 -ийн 2 -р арга: Бизнес эхлүүлэх захидал
Алхам 1. Хаягаа бичнэ үү
Бүтэн хаягийг захидлын дээр байрлуулах ёстой. Нэрээ хаягийн өмнө битгий тавиарай, гэхдээ хэрэв хүсвэл имэйл хаяг болон/эсвэл утасны дугаараа имэйл хаягийн доор бичнэ үү.
Та хаягийг зүүн эсвэл баруун талд байрлуулж болно
Алхам 2. Огноог оруулна уу
Хаяг болон бусад холбоо барих мэдээллээ бичээд мөрийг алгасаад огноог оруулна уу. Бүтэн огноог сар, жилээр бичнэ үү.
Тухайлбал, 2016 оны дөрөвдүгээр сарын 22 -ны өдөр.”
Алхам 3. Хүлээн авагчийн хаягийг зүүн талд байрлуулна
Хүлээн авагчийн нэр, бүтэн хаягийг бизнесийн захидлын хуудасны зүүн талд бичнэ. Хаягийг огнооны дараа нэг мөрөөр тусгаарлана.
Хаягийн дараа нэг мөр дахин алгасна уу. Нээлтийн мэндчилгээг ("Эрхэм хүндэт." Эсвэл "Санаа зовсон хүмүүст") дараагийн мөрөнд байрлуулна
Алхам 4. "Эрхэм хүндэт" мэндчилгээ таны зорилгод нийцэж байгаа эсэхийг тодорхойл
"Эрхэм хүндэт" мэндчилгээ нь англи үсгээр бичсэн стандарт нээлт бөгөөд Индонез үсгээр ихэвчлэн хэрэглэгддэг боловч үргэлж тохиромжтой байдаггүй. Жишээлбэл, "Эрхэм хүндэт" гэдэг нь гомдлын захидал эсвэл бизнесийн захидал харилцааны хувьд маш хувийн шинж чанартай байдаг.
- Захидал хэнд зориулагдсан, "Эрхэм хүндэт" гэсэн үгийг ашиглах нь таны зорилгод нийцэх эсэхийг бодож үзээрэй. Хэрэв та төслийн багийг бүрдүүлэх гэх мэт хүлээн авагчтай илүү сайн танилцахыг хүсч байвал "Эрхэм хүндэт" -ийг ашиглаж болно.
- Хэрэв танд эвгүй байвал мэндчилгээний хэсгийг мартаж, хүлээн авагчийн нэр, гарчиг бүхий шууд захидал нээнэ үү. Жишээлбэл, "Ноён Приханторо" гэж бичээд эхний мөрийг үргэлжлүүлээрэй.
- Эсвэл "Энэ нь хэнд хамаатай вэ" гэсэн үгийг ашиглаарай, гэхдээ энэ нь илүү алслагдсан, албан ёсны мэт санагддаг. Хэрэв та хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол энэ нээлтийн өгүүлбэрийг ашиглаарай.
Алхам 5. Хүлээн авагчтай хэрхэн мэндчилж байгаагаа бодож үзээрэй
Хүлээн авагчийн нэрийг бичихээс өмнө тэдэнтэй хэрхэн мэндчилж болох талаар бодож үзээрэй. Ихэнх тохиолдолд бизнесийн захидал нь хүлээн авагчид албан ёсоор хандаж, тухайлбал түүний нэрийг ашиглах ёстой. Та хүлээн авагч захидалдаа хэрхэн мэндчилж байгааг, түүнтэй харилцах харилцааг анхаарч үзэх боломжтой.
- Хүлээн авагчийн нэр, албан тушаалыг анхаарч үзээрэй. Хэрэв хүлээн авагч тусгай зэрэг, албан тушаалтай бол түүнийгээ хэлнэ үү. Жишээлбэл, эмчид хандсан захидлын хувьд “Эрхэм хүндэт. Доктор Жон ". Генералын хувьд захидлыг "Эрхэм хүндэт. Генерал Виранто ". Нэрийнхээ төгсгөлд докторын зэрэг хамгаалсан эсвэл докторын зэрэг хамгаалсан хүмүүст Доктор гэж хандах ёстой.
- Хариулсан имэйлээ дахин шалгана уу. Хэрэв таны захидал өөр захидалд хариулахаар бичигдсэн бол хүлээн авагчтай хэрхэн мэндчилж байгаагаа шийдэхийн тулд танд хэрхэн хандаж байгааг шалгаарай. Жишээлбэл, хэрэв танд ирсэн захидал “Эрхэм хүндэт. Хатагтай Йохана "гэдэг нь" Эрхэм ээ. Ноён/Хатагтай/Ноён _”.
- Хүлээн авагчийг хэр сайн мэдэх талаар бодоорой. Та мөн захидал дахь мэндчилгээг тодорхойлохын тулд хүлээн авагчтай харилцах түвшинг харгалзан үзэж болно. Та ихэвчлэн сайн уу гэж нэрээр нь хэлдэг үү? Эсвэл та түүнтэй мэндчилж байхдаа гарчиг хэрэглэдэг үү? Өмнө нь нэрээр нь дуудаж байсан ч бизнесийн захидал бичихдээ хэт албан бус байж магадгүй гэдгийг санаарай. Хэрэв эргэлзэж байвал ноён/хатагтай/доктор гэх мэт албан ёсны нэгийг сонгоорой.
Алхам 6. Тааламжтай аяыг ашигла
Хүлээн авагч хэн ч байсан хамаагүй хүлээн авагч таны мессежийг нээх магадлалыг нэмэгдүүлэхийн тулд үргэлж аятайхан аялгуу ашиглаарай. Та гомдол эсвэл бусад таагүй хэрэгцээгээ бичиж байсан ч гэсэн хатуу үг, шаардлагаар хэзээ ч бүү захидал бичээрэй. Үүний оронд хүлээн авагчид сайн сайхныг хүсэх эсвэл амжилтанд нь баяр хүргэ.
Жишээлбэл, хэрэв та найрсаг яриагаар эхлэхийг хүсч байвал "Та сайн байна гэж найдаж байна" эсвэл "Албан тушаал ахиж байгаад баяр хүргэе" гэж хэлээрэй
Алхам 7. Өөрийн шаардлагыг хэлнэ үү
Бизнесийн захидал нь нөхөрсөг байдлаар эхлэх ёстой боловч захидлынхаа зорилгыг тодорхой, шууд хэлэх нь бас чухал юм. Та захидлын шалтгааныг "Энд би байна …" гэх мэт нийтлэг загвар ашиглан хэлж болно.
Та эхний өгүүлбэрийг янз бүрийн хэрэгцээнд нийцүүлэн өөрчилж болно. Жишээлбэл, "Бид нийтлэг ашиг сонирхолтой гэдгээ үүгээр мэдэгдэж байна" эсвэл "Би үүгээр гомдол гаргаж байна" эсвэл "Би үүгээрээ компаниудынхаа түншлэлийг санал болгож байна" гэсэн үгээр захидал эхлүүлээрэй
3 -ийн 3 -р арга: Ажилд орох өргөдөл бичих
Алхам 1. Бизнесийн захидлын форматыг ашиглан хаягаа бичээд хүлээн авагчтай мэндчилнэ үү
Ажлын өргөдөл бичихдээ бизнесийн захидал бичихтэй ижил дүрмийг ашиглаж болно.
- Баруун дээд эсвэл зүүн талд хаягаа бичнэ үү. Нэрийг нь оруулахгүй, зөвхөн хаягийг оруулна уу.
- Дараагийн мөрөнд имэйл хаяг, хувийн вэбсайтын хаяг,/эсвэл утасны дугаараа оруулна уу.
- Нэг мөр алгасах.
- Огноог сараар бичсэн байх ёстой. Жишээлбэл, 2016 оны 4 -р сарын 22.
- Өөр нэг мөр алгасах.
- "Эрхэм хүндэт" гэх мэт мэндчилгээ бичээрэй. эсвэл "Санаа зовж буй хүнд".
Алхам 2. Амжилтынхаа хураангуйг оруулна уу
Та хавтасны захиагаа "Би X албан тушаалд өргөдөл гаргах" гэх мэт энгийн зүйлээс эхлүүлж болно. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та арай өөр арга барилыг хүсч байвал хамгийн сайн амжилтуудынхаа хураангуйг эхлүүлж болно. Энэхүү хураангуй нь ажилд авах менежерийн анхаарлыг татаж, ярилцлага авах боломжийг нэмэгдүүлэх болно.
Жишээлбэл, "Сүүлийн таван жилд би борлуулалтаа хоёр дахин нэмэгдүүлж, хамгийн ойр байгаа гурван муж руу өөрийн хүртээмжийг өргөжүүлсэн" гэж эхэл. Та өргөдөл гаргаж буй албан тушаалд нийцсэн туршлага, боловсрол, тусгай сургалт, бусад ур чадвараа үргэлжлүүлж болно
Алхам 3. Урам зоригоо илэрхийлэх
Ажлын өргөдлийн захидал дээр цаасан дээр тавьсан хүсэл тэмүүлэл нь ярилцлага авах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Ажилд авах менежерүүд таны ажилдаа чин сэтгэлээсээ хандаж байгаа нь танд таалагдах болно.
Жишээлбэл, "Би танай компанийг маш их шүтэн биширдэг учраас энэ ажлын зарыг хараад маш их баяртай байсан." Дараа нь компанийн талаар танд юу таалагддаг, яагаад энэ ажилд чин сэтгэлээсээ ханддаг, яагаад энэ ажилд тохирсон хүн гэдгээ тайлбарла
Алхам 4. Холбогдох түлхүүр үгсийг оруулна уу
Хэрэв та олон хүнтэй өрсөлдөх гэж байгаа бол түлхүүр үгс туслах болно. Захидлын эхэнд түлхүүр үгсийг дурдах нь таны өргөдлийг анзаарах боломжийг нэмэгдүүлэх болно, ялангуяа хэрэв эдгээр түлхүүр үгс нь таныг зохих нэр дэвшигч гэдгийг илтгэж байвал.
- Оруулах сайн түлхүүр үгс бол танд тодорхой ур чадвар, туршлага гэх мэт ажилд дурдсан үгс юм. Жишээлбэл, "Борлуулалтын менежерээр ажилласан таван жилийн турш би тогтмол танилцуулга хийж, амжилттай борлуулалтын стратеги боловсруулж, ажилчдад зориулсан борлуулалтын олон скрипт бичсэн" гэсэн тайлбарыг захидалаас эхлүүлээрэй.
- Та мөн тухайн албан тушаалд хандсан хүний нэрийг хэлж болно. Энэ нэр нь ажилд авах менежерийн анхаарлыг татаж, ярилцлага авах боломжтой болно. Жишээлбэл, “Би энэ сул орон тоог манай хэлтсийн дарга Др. Сусанто ".
