Компани эсвэл байгууллагын үйл ажиллагааг хэвийн явуулахын тулд үр дүнтэй уулзалт зохион байгуулах шаардлагатай байна. Уулзалт бол ажлыг зохицуулах, мэдээлэл солилцох, багаар ажиллах чадварыг сайжруулах, зорилгодоо үр дүнтэй хүрэх боломж юм. Үр дүнтэй уулзалтууд нь сайн бэлтгэл, манлайлал, даалгаврыг шилжүүлэхийг шаарддаг. Уулзалтын үеэр оролцогчдын урам зоригийг нэмэгдүүлж, багийг бүхэлд нь хамруулахыг хичээ.
Алхам
3 -ийн 1 -р хэсэг: Хурал хийх
Алхам 1. Уулзалтанд чадах чинээгээрээ бэлдээрэй
Юуны өмнө хэлэлцэх хуваарь, сэдвийг агуулсан хурлын хөтөлбөрийг боловсруулж, хурал дуусахаас өмнө баталгаажуулах шаардлагатай чухал зүйлийг тодорхойл.
- Та хаана ажиллаж байгаа нь бусад хүмүүсийн таныг хэрхэн хүлээж авахад нөлөөлөх тул уулзалтын өрөөнд цагтаа ирээрэй. Уулзалтын өрөөнд 15 минутын өмнө хүлээж байгаа нь бусад хүмүүс таныг бүтээмж муутай байна гэж боддог, эсвэл уулзалтанд явах шалтгаанаар өөр ажлаасаа гарах хүсэлтэй байдаг.
- Хэлэлцэх асуудлын хуулбарыг бэлтгэ. Та дижитал хөтөлбөр боловсруулах боломжтой боловч ашиглахад хялбар болгох үүднээс хэлэлцэх асуудлын хуулбарыг бэлтгэ.
Алхам 2. Хурлыг удирдах
Уулзалтыг удирдан явуулахдаа хэлэлцэх асуудлын бүх сэдвийг хамарч, бүх оролцогчдын хэлсэн үгийг дараах байдлаар сонсоорой.
- Ирцийн жагсаалтыг тараана. Уулзалт нь багийн доторх мэдээллийг түгээх хэрэгсэл бөгөөд хэлэлцүүлгийн боломж болж, хүн бүр хүлээсэн ажлын гүйцэтгэлийг хангахын тулд хүн бүр өөр өөрийн үүрэг хариуцлагаа мэддэг байх ёстой. Ирцийн жагсаалтыг тарааснаар хэн ирээгүйг мэдэж байгаа тул тэдэнтэй холбоо барьж уулзалтад оролцох боломжтой болно. Энэ нь уулзалтанд хуваалцах мэдээлэл чухал болохыг харуулж байна.
- Хурлын оролцогч бүр анхаарлаа төвлөрүүлж, юу хийх ёстойгоо мэдэж авахад хялбар болгохын тулд хэлэлцэх асуудлаа гарын авлага болгон ашиглаарай. Уулзалтад оролцогчид ээлжлэн ирж болно. Тиймээс хурлын өмнө хэлэлцэх асуудлаа бэлтгэх нь хурлыг удирдан чиглүүлэхэд илүү анхаарлаа төвлөрүүлдэг.
Алхам 3. Ажлын төлөвлөгөө боловсруулах
Ажлын төлөвлөгөө нь хурлын дараа хийх ажлыг баталгаажуулах эцсийн хураангуй бөгөөд хурлын бүх оролцогчдод нөлөөлдөг тасралтгүй төлөвлөгөө юм. Дараах зааврын дагуу ажлын төлөвлөгөө гарга.
- Хэн нэгнийг тодорхой зорилтот зорилтот хүнээр томил. Томилогдсон хүн зорилгоо биелүүлэх шаардлагагүй, учир нь тэрээр оролцох ёстой багийн гишүүдийг холбох, шаардлагатай нөөцийг бэлтгэх үүрэгтэй төслийн менежер байх болно.
- Төлөвлөсөн ажилтнууд тодорхой хугацаанд хийж гүйцэтгэсэн ажлаа тайлагнахын тулд явцын тайланг албан ёсоор болон албан бусаар асуугаарай.
Алхам 4. Хурлын хэлэлцэх асуудлын дагуу тухайн сэдэв дээр анхаарлаа төвлөрүүл
Хэлэлцэх асуудлын нэг сэдвийг хэлэлцэж, шаардлагатай хэлэлцүүлгийг хийсний дараа хэлэлцүүлгийн үр дүнгийн хураангуйг танилцуулж, асуулт асуух боломж олгож, дараачийн сэдвийг хэлэлцэн хурлаа үргэлжлүүлнэ үү.
Алхам 5. Удахгүй болох уулзалтын хуваарийг тодорхойл
Дараагийн уулзалтын хуваарийг хуваарь гаргахад хялбар болгохын тулд бүгд цугларсан үед зарла. Ингэснээр та хуваарь мөргөлдөхөөс урьдчилан сэргийлэхийн тулд уулзалтын хуваарийг урьдчилан мэдэгдсэн болно.
Хэлэлцэх асуудалд ямар сэдвүүдийг оруулах шаардлагатай байгааг багийн гишүүдээс имэйлээр санал болгохыг хүс. Уулзалт дууссаны дараа та дараагийн уулзалтанд мөн адил хэлэлцэх асуудлаа ашиглах болно гэдгээ тэдэнд мэдэгдэж, компани/байгууллагын зорилгод хүрэхийг дэмжсэн сэдвээр санал өгөхийг хуралд оролцогчдоос хүс
3 -р хэсгийн 2 -р хэсэг: Уулзалтад бэлтгэх
Алхам 1. Хурлыг хэн удирдахыг шийднэ
Энэ үүргийг ихэвчлэн менежерт өгдөг, гэхдээ та багийн гишүүдэд хэлтсийн хурлыг удирдан зохион байгуулах боломжийг өгч, дараа нь хурлыг илүү өндөр түвшинд удирдах боломжтой болно.
Алхам 2. Илтгэгчдийг урих
Илтгэгч гэдэг нь хүний нөөц болон бусад нөөцийг удирдах туршлагатай тул багийн гишүүд ажлын явц, үр дүнг үр дүнтэй тайлбарлах зэрэг хамгийн сайн гүйцэтгэлд хүрэхийн тулд тодорхой шалтгаанаар уулзалтад уригдсан хүнийг хэлдэг. Нэмж дурдахад тэрээр урьдчилан тооцоолоогүй нөхцөл байдлыг урьдчилан таамаглах, шаардлагатай бол нөөцийг нэмэгдүүлэх талаар зөвлөгөө өгөх чадвартай.
Алхам 3. Зөв уулзалтын хуваарийг тодорхойлох
Хуваарь гаргахдаа оролцогчдын хязгаарлалт, цаг хугацааны боломж зэргийг анхаарч үзээрэй. Жишээлбэл: бүх оролцогчид баасан гаригийн үдээс хойшхи уулзалтад оролцох боломжтой боловч том асуудлыг хэлэлцэх цаг нь болоогүй байна.
- Багийн бүх гишүүд удахгүй болох уулзалтад оролцох боломжтой байхын тулд эхлээд хуваарь хариуцсан төслийн хүнээс асууж, дараа нь бүх оролцогчдоос төлөвлөгөөний дагуу холбогдох хуваариа гаргахыг хүс.
- Тэмдэглэлд хэн оролцохыг тодорхойлж, хурлын үр дүнгийн талаархи мэдээллийг ирээгүй оролцогчдод илгээхийг баталгаажуулна уу.
Алхам 4. Хурлын хөтөлбөрийг бэлтгэ
Хурлын хөтөлбөрт дор хаяж хэлэлцэх сэдвүүдийн жагсаалт, танилцуулгын даалгавар, хэлэлцүүлэг хийх цаг хуваарийг агуулсан байх ёстой. Та дараахь зөвлөмжийн дагуу хурлын хөтөлбөрийг зохион байгуулж болно.
- Уулзалт болохоос 2 -оос доошгүй хоногийн өмнө имэйлээр бүх оролцогчдын саналыг авах. И -мэйл бол хамгийн сайн хэрэгсэл юм, учир нь та бичгээр хүсэлт хүлээн авах болно.
- Хэлэлцэх бүх сэдэв, илтгэгчид, цаг хуваарилалтыг бүртгэхийн тулд ширээний хурлын хөтөлбөр гарга. Хэрэв ерөнхий сэдвээс хазайсан сэдвээр хүсэлт гаргасан бол холбогдох хүнтэй холбоо барьж, дараагийн хурлаар хэлэлцүүлэх тодорхой хүсэлт тавихыг хүснэ үү.
- Бодит хуваарь гаргах. 30 минут шаардагдах тайлбар, хэлэлцүүлгийг 15 минутын дотор дуусгаж болохгүй. Шаардлагатай бол хуваарь гаргаж, бүх сэдвийг хэлэлцсэний дараа хурлаа эрт дуусга.
Алхам 5. Хурлын дүрмийг санал болгох
Та албан ёсны дүрэм гаргах, хориг тавих шаардлагагүй, гэхдээ дүрмийг хэрэгжүүлснээр уулзалт хэвийн явагдаж, хүн бүр санал бодлоо сайн илэрхийлэх боломжтой болно.
Хурал эхлэхэд дүрмийг хэлнэ үү: “Цаг хэмнэхийн тулд оролцогчид илтгэгч илтгэлээ дуусгасны дараа асуулт асууж, хариулж болно. Хэлэлцүүлгийн хугацаа дууссаны дараа танд санал хүсэлт байгаа бол надтай имэйлээр холбогдоорой, ингэснээр бид цаашид хэлэлцэх болно."
Алхам 6. Цагийн хуваарилалтыг тодорхойл
Илтгэгч бүрт хэр удаан хугацаа шаардагдахыг тодорхойлж, сэдэв тус бүрээр ярилцах замаар хурлын хөтөлбөрийг тогтооно уу.
- Бүх оролцогчид хэзээ хувь нэмэр оруулах, санамсаргүй эсвэл гажуудсан хэлэлцүүлгээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд уулзалт эхлэхээс өмнө цагийн хуваарийг мэдэгдээрэй.
- Удирдамж болгон тодорхой сэдвүүдийг хэлэлцсэний дараа дор хаяж 10 минут хэлэлцэхийг зөвшөөрнө үү.
Алхам 7. Хурлын хөтөлбөрийг оруулах
Уулзалтын өмнөх өдөр хурлын хөтөлбөрийг бүх оролцогчдод илгээгээрэй, ингэснээр хүн бүр хуваарийн хуулбартай байх ёстой бөгөөд уулзалтын зорилгыг мэдэж болно. Нэмж дурдахад тэд хэлэлцэх асуудлын талаар буруу мэдээлэл байгаа эсэхийг мэдэгдэх боломжтой.
Алхам 8. Сануулагч илгээх
Анх удаа эсвэл тогтмол бус уулзалт эхлэхээс өмнө бүх оролцогчид цагтаа ирэхийн тулд нэг цагийн өмнө сануулагч илгээгээрэй.
3 -р хэсгийн 3: Үр дүнтэй уулзалтын удирдагч болох
Алхам 1. Уулзалтын сайн удирдагч байх
Уулзалтын үеэр зорилгоо биелүүлэхийн тулд бүх оролцогчидтой харилцахыг хичээ. Тодорхой сэдвээр ярилцах уулзалтыг удирдах үүргийг уригдсан илтгэгчдэд шилжүүлэх. Хэлэлцүүлэгт та өөрөө идэвхтэй оролцох ёстой.
Алхам 2. Хийж амжаагүй байгаа зорилтуудын талаар мэдээлэх
Хэрэв уулзалтын зорилго нь хэд хэдэн зорилтыг хэлэлцэх юм бол хүрсэн амжилт, биелэлтийг хэн хариуцах талаар мэдээлнэ үү.
- Хэрэв сүүлийн уулзалтаас хойш ахиц гараагүй байгаа ажлын төлөвлөгөө байгаа бол яагаад гэдгийг асуугаарай.
- Хэрэв энэ нь цаг хугацаа болон бусад эх үүсвэр дутагдсанаас үүдэлтэй бол төслийг хариуцахаар томилогдсон хүнтэй шийдлийг ярилцах эсвэл хурлын гадуур асуудлыг нарийвчлан ярилцаарай.
Алхам 3. Хэлэлцүүлэг сэдвээс хазайсан бол дахин анхаарлаа хандуулаарай
Заримдаа оролцогчдын урам зориг эсвэл сэтгэл дундуур байдлаас болж хэлэлцүүлэг замаа алддаг. Дараахь аргуудыг ашиглан анхаарлаа төвлөрүүлж, төөрсөн хэлэлцүүлгийг дахин чиглүүлээрэй.
- Уулзалтыг баримт цуглуулах эрхэм зорилго гэж бодоорой. Оролцогч бүрт үг хэлэх боломжийг өг, ингэснээр та аль болох их мэдээлэл цуглуулж чадна. Энэ арга нь хуралд оролцогчид, тэр дундаа хуралд давамгайлах дуртай хүмүүсийг ээлжлэн ярих боломжийг олгодог.
- Бүлгээр санал бодлоо солилцох цахим харилцааны програм болох Cyberstorming -ийг ашиглан албан бус уулзалт хийх боломжтой. Энэ арга нь бүлгийн гишүүд бусад гишүүдийн саналыг харж чаддаг тул сонсохыг хүсч буй багийн гишүүдийн өрсөлдөөнөөс сэргийлдэг.
- Хэрэв хуралд оролцож байгаа хүн хэлэлцэх асуудлын жагсаалтаас гадуурх сэдвийг хэлэлцвэл төвийг сахих хэрэгтэй: "Сонирхолтой санаа, Боб! Энэ тухай дараа ярьж болно”гэсэн юм. Олон хүмүүс хурлын хэлэлцэх асуудлаас гажсан зүйлийг хэлэлцэж байгаагаа ойлгодоггүй, гэхдээ хэрэв асуудал үнэхээр чухал бол тэд тантай ярилцахаар ирдэг.
- Хэлэлцүүлгийн чиглэлийг хянах. Хэтэрхий удаан ярьдаг оролцогчдоос гадна хэн нэгэн хэлэлцэх асуудлын жагсаалтаас гадуур байгаа сэдвүүдийг үргэлжлүүлэн хэлэлцдэг тул уулзалтанд асуудал үүсч болно. Үүнийг даван туулахын тулд эхлээд түүний хэлэх үгийг сонсож, дараа дараагийн уулзалтаар асуудлыг үргэлжлүүлэн хэлэлцэхийг санал болго. Хурлаар хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад орсон сэдвүүдийг үргэлжлүүлэн хэлэлцэх болно гэдгийг онцолж хэлье.
- Уулзалтыг давамгайлж буй хүнтэй ганцаарчлан ярилцаж, учрыг нь асуугаарай. Уурлахын оронд санаа зовж байгаагаа харуул. Уулзалтын үеэр ажигласан зүйлдээ анхаарлаа төвлөрүүлж, зан авираа тайлбарлахыг түүнд зөвшөөр. Хуралд давамгайлахаа болиход нь түүнд туслахыг санал болго.
Алхам 4. Хуваарийн дагуу дараагийн сэдэв рүү шилжих
Өөртөө итгэлтэй байж цагийн менежмент хий. Цагаа зөв тохируулснаар оролцогч бүр уулзалт үргэлжилж байгааг мэдэж байгаа бөгөөд уулзалт дууссаны дараа уулзалттай холбоогүй хэлэлцүүлгийг үргэлжлүүлж болно.
Яарах хэрэггүй. Нөхцөл байдлыг хянах шаардлагатай байсан ч хэлэлцүүлгийг богиносгосон тохиолдолд уулзалт нь ашиг багатай байх болно. Хурал эхлэхээс өмнө оролцогчдод асуулт асуух эсвэл саналаа өгөх боломжийг олго. Багийн бүх гишүүд хайхрамжгүй хандахаасаа илүү өөрийгөө оролцуулсан гэдгээ мэдрээрэй
Алхам 5. Чухал сэдвийг онцол
Амжилтанд хүрэх гол зорилтууд, тэдгээрийн гол зорилтуудыг биелүүлэхийг дэмждэг бусад зорилгуудтай харилцах харилцааг онцлон тэмдэглэ.
Хуралдаанд оролцогчид өөрсдийн ажиллаж буй төслийн цар хүрээ, тус тусын үүргийг нэгжийн чухал хэсэг гэдгийг ойлгохын тулд тэдэнд тайлбарла
Алхам 6. Шаардлагатай бол тэмдэглэл хөтлөхөд туслаарай
Хурал эхлэхээс өмнө протоколыг хэн авахыг шийдээрэй. Хэрэв тэр хэт их ачаалал авбал тусламжийн гараа сунга эсвэл өөрөө тэмдэглэл хөтөл.
Алхам 7. Үл ойлголцсон тохиолдолд тодруулна уу
Бүх сэдвийг хэлэлцсэний дараа хурлын удирдагч хураангуй хийж, оролцогчид уулзалтын үр дүнг мэдэж, ойлгомжгүй зүйл байгаа эсэхийг асууна.
Уулзалтын удирдагчийн хувьд бүх оролцогчид уулзалтын үр дүнг ойлгохын тулд дэлгэрэнгүй тайлбар өгнө үү
Алхам 8. Уулзалтыг хаахаасаа өмнө дэлгэрэнгүй тоймыг оруулна уу
Шийдвэр гаргахдаа тууштай удирдагчид зогсонги байдал, шийдэмгий байдлаас урьдчилан сэргийлэх, ажилчдыг хичээнгүйлэн, урам зоригтой ажиллах, өөрчлөлт, шинэ мэдээлэлд хариу өгөх чадвартай болгоно. Үүнийг дараах шинж чанаруудаас харж болно.
- Шийдвэрүүд нь компанийн/байгууллагын зорилго, ёс зүйтэй уялдаж байгаа эсэхийг баталгаажуулахын тулд тодорхой зорилго тавь.
- Амьдралынхаа үлгэр жишээг харуулах, ажлын ёс зүйг дагаж мөрдөх нь үр дүнтэй, үр дүнтэй шийдвэр гаргах үндэс болно.
- Ил тод байдлыг харуулах, тухайлбал компанид ашигтай шийдвэр гаргах нь хүн бүрт өөрийгөө хөгжүүлэх боломжийг олгодог гэдгийг нотлох замаар амин хувиа хичээсэн байдлаа харуул.
- Алдаа дутагдлыг суралцах боломж гэж үзэх нь илүү сайн шийдвэр гаргахад туслах алхам болно. Аливаа зүйл буруу болоход шийдэмгий удирдагч нөхцөл байдлыг ойлгох чадвартай болдог.
- Дэд албан тушаалтнууд эсвэл дээд албан тушаалтнуудтай харилцахдаа зөрчилдөөн, зөрчилдөөнөөс урьдчилан сэргийлэхийн тулд байгууллагын/байгууллагын соёлын дагуу нээлттэй, үр дүнтэй харилцах.
