Захидал нийлүүлэх нь олон програм хүлээн авагчид нэг баримт бичигт багтаах Office програмын нийтлэг функц юм. Та дугтуй, шошго, маягт, имэйл, факс, дугаартай купон зэрэг бүх төрлийн баримт бичгийг зохион байгуулж, нэгтгэх боломжтой. Компьютер дээр Mail merge -ийг хэрхэн ашиглах талаар олж мэдэхийн тулд доорх алхмуудыг уншина уу.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Бэлтгэл ажил
Алхам 1. Өгөгдлийн файл үүсгэх
Өгөгдөл нь хүснэгтийн файлууд (ажлын хуудас), өгөгдлийн сангийн файлууд, эсвэл бүр зохих форматтай текст баримт бичиг байж болно. Ажлын хуудасны файлууд хамгийн их ашиглагддаг; Энэхүү гарын авлага нь таныг ажлын хуудас ашиглаж байна гэж үзэж байна.
-
Файлын өгөгдөл нь хуулбар бүрт өөрчлөгдөх бүх мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Жишээлбэл, хэрэв та маягтын захидал бичиж байгаа бол файлд бичихийг хүссэн бүх хүмүүсийн нэр, магадгүй хаягийг оруулсан болно.
Мэдээллийн төрөл (нэр, овог, нэр хүнд гэх мэт) тус бүр өөрийн баганад байхын тулд шугамын дагуу нүд бүрт мэдээлэл оруулна уу
-
Боломжит баганын нэрийг бий болгох. Мэйл нэгтгэх нь багана тус бүрийн өгөгдлийг уншдаг бөгөөд мэдээллийн багана бүрийн эхний оруулга нь тухайн төрлийн мэдээллийн нийтлэг нэр гэж үздэг тул утга учиртай нэрийг ашигла.
Жишээлбэл, нэрийн талбарыг "нэр" гэж бичээд дараа нь доорх бүх нэрийг бичнэ үү. Захидалд өгөгдлийн багана оруулахыг хүсэхэд та "нэр" гэсэн сонголтыг харж, тэр баганад байгаа зүйлийг тэр даруй санаж байх болно
- Outlook -ийг имэйл илгээх хэрэгсэл болгон ашигладаг Microsoft Office хэрэглэгчид хүсвэл Outlook хаягийн дэвтэрийг өгөгдлийн файл болгон ашиглаж болно.
Алхам 2. Өгөгдлийн файлыг хадгална уу
Файлыг хялбархан олохын тулд хадгална уу. Үүнийг санахад хялбар байх нэр өг.
Алхам 3. Үндсэн баримт бичгээ бичнэ үү
Энэхүү баримт бичигт мэдээлэл орно. Жишээлбэл, хэрэв та маягтын захидал бичиж байгаа бол гол баримт бичиг нь захидал болно. Имэйлээр нэгтгэсэн агуулга (нэр гэх мэт) одоогоор хоосон орхигдсон байна.
3 -ийн 2 -р арга: MS Office дээр захидал нийлүүлэх
Алхам 1. Мэйлийг нэгтгэх ажлын самбарыг нээнэ үү
Үндсэн документ дээрээс самбарыг нээнэ үү. Хэрэв та үүнийг харахгүй бол Tools цэс рүү ороод жагсаалтаас Mail merge командыг сонгоно уу.
Алхам 2. MS Office -ээс асуусан асуултанд хариулна уу
Оффис дахь шуудан нэгтгэх функц нь файлуудыг илүү ухаалаг, нарийвчлалтай нэгтгэх ажлыг хөнгөвчлөх хэд хэдэн алхамыг агуулдаг.
- Та бичиж буй баримт бичгийн төрлийг сонгож эхэлнэ үү. Аль нь хамгийн сайн тохирохыг дарна уу, дараа нь Дараах дээр дарна уу.
- Ашиглахыг хүсч буй эх баримт бичгээ сонгоно уу. Хэрэв та эдгээр алхмуудыг дагаж мөрдвөл энэ документыг ашиглахыг сонгож болно. Дараах дээр дарна уу.
Алхам 3. Нэгдэх файлуудыг сонгоно уу
Энэ бол таны өмнө үүсгэсэн өгөгдлийн файл юм. Тохирох радио товчлуурыг сонгоод дараа нь дарж файлыг олж, үндсэн баримт бичигтэй холбоно уу.
Хэрэв та Outlook хаягийн дэвтэр ашиглахыг хүсвэл энэ сонголтыг дарна уу
Алхам 4. Ямар өгөгдөл ашиглахаа сонгоно уу
Оффис нь хүссэн мэдээллийн мөрийг сонгох эсвэл сонголтыг цуцлах боломжийг олгодог. Та үндсэн баримт бичигт нэгтгэхийг хүсч буй өгөгдлийн файл дахь мэдээллийн хэсгүүдийг сонгож болох бөгөөд ингэснээр өгөгдлийн файлыг өөр зүйлд ашиглавал хожим нь илүү ашигтай байх болно. Сэтгэл хангалуун болсны дараа Дараах дээр дарна уу.
Багана бүрийн баганын гарчиг дээр дарж өгөгдлийг эрэмбэлж болно. Хэрэв та олон мэдээллийг хурдан хайж олохыг хүсч байвал энэ нь ашигтай байж магадгүй юм
Алхам 5. Өгөгдлийн талбаруудыг оруулна уу
Ажлын талбарын дараагийн хуудсан дээр, хэрэв та хараахан хийгээгүй байгаа бол баримт бичгийг бичихийг танаас хүсэх бөгөөд файлаас өгөгдлийг баримт бичигт оруулах янз бүрийн сонголтуудыг үзүүлэх болно.
-
Өгөгдлийн баганад курсорыг өгөгдлийн баганад оруулаад дараа нь taskbar дээрх тохирох товчлуур дээр дарж оруулна уу.
Та ердийн үсэг эсвэл тоонуудын нэгэн адил Устгах товчийг дарснаар буруу эсвэл давхардсан өгөгдлийн талбарыг устгах боломжтой
-
Урьдчилан тохируулсан сонголтууд нь таны сонгосон баримт бичгийн төрлөөс хамааран бага зэрэг өөрчлөгдөх болно. Оффис нь таны өгсөн өгөгдлөөс зохих мэдээллийг бөглөхийн тулд чадах бүхнээ хийдэг. Жишээлбэл, хэрэв та бизнесийн хэлбэрээр захидал бичиж байгаа бол хүлээн авагч бүрийн нэр, овог, бүтэн хаягийг олон мөрөнд сайтар цэгцэлсэн хаягийн блок оруулах сонголтыг харж болно.
- Урьдчилан тохируулсан зарим сонголтууд танд тохирох мэдээллийг бөглөх нэмэлт цонх нээх болно. Энэ бүхэн их бага хэмжээгээр ойлгомжтой, ойлгомжтой байдаг.
- Хэрэв та урьдчилан тохируулсан сонголтуудыг ашигладаг бөгөөд тохирох мэдээллийг олж чадахгүй байгаа бол "Талбаруудыг тааруулах" товчийг дарж өгөгдлийн баганын нэрийг анхдагч нэртэй тохируулна уу. Жишээлбэл, та хаягийн блок дахь "Овог" өгөгдлийг бөглөхийн тулд өгөгдлийн файлд "Овог" ангиллыг зааж өгч болно.
- Өөрийн баганыг ашиглахын тулд бусад сонголтыг дарна уу. Та багана болгонд өгсөн нэрсийг харж, оронд нь ашиглах боломжтой болно.
Алхам 6. Имэйлийг шалгана уу
Захидал нийлүүлэх нь үндсэн баримт бичигт хэвлэх хүртэл таны оруулсан талбаруудад тодорхой мэдээллийг харуулахгүй боловч Office нь урьдчилан харах функцийг санал болгодог бөгөөд гарч ирэх мэдээлэл нь таны хүссэн баганатай таарч байгаа эсэхийг шалгах боломжийг олгодог. бичиг баримт. Үзүүлсэн захиалгад сэтгэл хангалуун байх хүртэл тэдгээрийг ашиглана уу.
Алхам 7. Нэгтгэх ажлыг дуусгана уу
Захидал нэгтгэх ажлын хэсгийн эцсийн дэлгэц нь бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа бөгөөд таны баримтыг хэвлэхэд бэлэн байгааг танд мэдэгдэх болно. Мэдээллийн багц бүр нэг хэвлэгдсэн баримт бичигт гарч ирэх бөгөөд програм нь мэдээллийн багцыг аль болох олон хувь хэвлэх болно.
Хэрэв та тодорхой үсгийг өөрөө засварлахыг хүсвэл "тус тусдаа үсэг засах" дээр дарж үүнийг taskbar -ийн дэлгэцээс хийж болно
3 -ийн 3 -р арга: OpenOffice.org дээр захидал нийлүүлэх
Алхам 1. Мэдээллийн сан үүсгэх
Алхам 2. Өгөгдлийн талбаруудыг оруулна уу
Та одоо өөрийн мэдээллийг OpenOffice.org -ийн ойлгох боломжтой мэдээллийн сантай холбосон бөгөөд хаанаас хайхаа мэддэг л бол мэдээллийн санг ашиглан имэйлийг нэгтгэх боломжтой болно.
- Оруулах цэснээс талбаруудыг, дараа нь дэд цэснээс бусад… -г сонгоно уу. Эсвэл та Ctrl+F2 дарж болно.
- Гарч буй цонхонд Database tab дээр дарна уу.
-
Цонхны баруун доод буланд байгаа Browse товчлуур дээр дарж шинээр үүсгэсэн мэдээллийн сангаа олоорой.
Сонгогдсоны дараа мэдээллийн сан нь цонхны баруун талд мэдээллийн баазын сонголт гэсэн гарчигтай жагсаалтад гарч ирнэ
- Цонхны зүүн талд байгаа төрлүүдийн жагсаалтаас захидал нийлүүлэх талбарыг сонгоно уу.
- Өгөгдлийн сангийнхаа хажууд байгаа "+" дээр дарахад ажлын хуудасны файл гарч ирнэ. "+" Дээр дарна уу түүний хажууд, мөн та ажлын хуудсыг үүсгэх үед сонгосон өгөгдлийн баганын нэрийг харах болно.
-
Өгөгдлийн аль баганыг оруулахыг сонгоод Insert дээр дарж өгөгдлийн баганыг үндсэн баримт бичигт оруулна уу.
- Оруулах товчлуурыг дарахаас өмнө курсорыг өгөгдлийн багана оруулахыг хүссэн газраа байрлуулахаа бүү мартаарай, эс тэгвээс та үүнийг зөв байрлал руу шилжүүлэх шаардлагатай болно.
- Яг оффисын нэгэн адил текст талбаруудыг үндсэн баримт бичигт үсэг тоон тэмдэгт болгон авч үздэг. Та үүнийг хоосон зай ашиглан зөөж, Устгах товч ашиглан устгаж болно.
Алхам 3. Нэгтгэх ажлыг дуусгана уу
Өгөгдлийн баганын байршил бүрийг шалгана уу. Үүнийг хийсний дараа үндсэн баримт бичгээ хэвлэ. Шуудан нийлүүлэх нь баримт бичигт нэгтгэсэн файлын оруулга бүрийн хувьд нэг хувийг хэвлэх болно.
Зөвлөмж
- Үг боловсруулах програмууд нь ихэвчлэн үндсэн баримт бичгийг үүсгэхэд ашиглаж болох загваруудтай байдаг.
- Баганыг хамгийн тодорхой түлхүүр үг болгон задлахаа мартуузай. Жишээлбэл, та хоч (ноён, хатагтай, мисс), нэр, овог нэрийг ашиглаж болно. Нэрийн хувьд гурван тусдаа багана ашиглана уу.
