Мэргэжлийн сайн, өө сэвгүй захидал бичих шаардлагатай юу? Ихэнх бизнесийн захидал нь ямар ч төрлийн агуулгад ашиглах боломжтой тогтмол, сурахад хялбар форматтай байдаг. Бизнесийн захидал нь үргэлж огноо, илгээгч, хүлээн авагчийн мэдээлэл, биеийн хэдэн догол мөрийг агуулсан байх ёстой. Доорх алхамуудыг дагаж, компанийнхаа стандартын дагуу өөрчлөлт оруулна уу.
Алхам
4 -ийн 1 -р хэсэг: Захидал эхлүүлэх
Алхам 1. Форматыг мэдэх
Таны захидлын агуулга ямар байхаас үл хамааран дагаж мөрдөх стандарт бизнесийн захидлын танилцуулга байдаг. Бизнесийн захидлыг Arial эсвэл Times New Roman гэх мэт нийтлэг фонтоор бичиж, бичих ёстой. Блок догол мөрийг ашиглах. Өөрөөр хэлбэл та Enter товчийг хоёр удаа дарж шинэ догол мөрийг эхлүүлж болно. Блок догол мөрөнд эхний мөрийн догол мөрийг бүү хий.
- Бүх талаас 2.54 см -ийн ирмэгийг ашиглана.
- Имэйлээр илгээсэн бизнесийн захидал мөн нийтлэг фонтоор бичигдсэн байх ёстой. Бизнесийн имэйлд хар цагаанаас өөр скрипт эсвэл өнгө бүү ашигла.
Алхам 2. Зөв цаасны төрлийг сонгоно уу
Захидлыг 21 х 29.7 см хэмжээтэй А4 цаасан дээр эсвэл 21.5 х 29.7 см хэмжээтэй А4 хэмжээтэй цаасан дээр хэвлэсэн байх ёстой. Хэд хэдэн урт үсэг эсвэл гэрээг F4 цаасан дээр эсвэл 21 x 33 см хэмжээтэй Folio дээр хэвлэж болно.
Хэрэв захидлыг шуудангаар явуулах бол компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр хэвлэх талаар бодож үзээрэй. Анкет ашиглах нь мэргэжлийн сэтгэгдлийг бэхжүүлж, компанийн лого, холбоо барих мэдээллийг өгөх болно
Алхам 3. Танай компанийн тухай мэдээллийг оруулна уу
Компанийн нэр, хаягийг бичээд хаягийн хэсэг бүрийг тэмдэглэхийн тулд шинэ мөр ашиглана уу. Хэрэв та хувиараа аж ахуй эрхэлдэг эсвэл бие даасан гэрээт гүйцэтгэгч бол компанийн нэрийн оронд эсвэл компанийнхаа нэр дээр нэрээ бичнэ үү
- Хэрэв танай компанид аль хэдийн хэвлэмэл хуудас байгаа бол та компанийн нэр, хаягийг бичихийн оронд үүнийг ашиглаж болно.
- Хэрэв хаягийг бичих шаардлагатай бол энэ нь таны болон компанийн сонголтоос хамааран хуудасны дээд талд баруун эсвэл зүүн талд зэрэгцсэн байх ёстой.
- Хэрэв захидал хилийн чанадад илгээгдсэн бол эх орныхоо нэрийг том үсгээр бичнэ үү.
Алхам 4. Огноог оруулна уу
Бүтэн огноог бичих нь хамгийн мэргэжлийн сонголт юм. Жишээлбэл, "2012 оны 4 -р сарын 1" гэж бичээрэй. Огноог хүлээн авагчийн мэдээллээс хэдэн мөр дээгүүр зэрэгцүүлсэн байдлаар байрлуулах ёстой.
Хэрэв та хэдэн өдрийн турш захидал бичиж байгаа бол түүнийг бөглөсөн огноог ашиглана уу
Алхам 5. Хүлээн авагчийн мэдээллийг нэмнэ үү
Хүлээн авагчийн мэдээллийг дараах дарааллаар бичнэ үү: овог нэр, гарчиг (хэрэв байгаа бол), компанийн нэр, хаяг. Мэдээлэл бүрийн хувьд шинэ мөр ашиглана уу. Шаардлагатай бол лавлах дугаар оруулна уу. Хүлээн авагчийн мэдээллийг огнооноос хэдхэн мөр доогуур байрлуулна.
Бид захидлыг тодорхой нэг хүнд хандахыг зөвлөж байна. Ингэснээр холбогдох хүн таны захидалд хариу өгөх боломжтой болно. Хэрэв та хандаж буй хүнийхээ нэрийг мэдэхгүй бол бага зэрэг судалж үзээрэй. Хүлээн авагч компанийн утасны дугаар руу залгаж нэр, цол хэргэмээ аваарай
Алхам 6. Мэндчилгээг сонгоно уу
Мэндлэх нь хүндэтгэлийн чухал үзүүлэлт бөгөөд таны ашиглаж буй мэндчилгээг хэн хүлээж авч байгаа, хүлээн авагчийг сайн мэддэг эсэх, мөн тэдэнтэй харилцах харилцаа тань хэр албан ёсны байдлаас хамаарна. Дараах сонголтуудыг анхаарч үзээрэй.
- Та яг хэнд хандаж байгаагаа мэдэхгүй байгаа тохиолдолд л "Энэ хэнд хамаатай байж болох вэ" -г ашиглаарай.
- Хэрэв та хүлээн авагчийг мэдэхгүй бол "Эрхэм хүндэт ноён/хатагтай" бол аюулгүй сонголт юм.
- Та мөн хүлээн авагчийн бүтэн нэр, нэрийг ашиглаж болно, жишээлбэл "Эрхэм доктор Дьюи Сари".
- Хэрэв та хүлээн авагчийг сайн мэддэг, хүлээн авагчтай албан бус харилцаатай бол нэрээ, жишээлбэл "Эрхэм хүндэт Сюзан" гэх нэрийг ашиглах талаар бодож үзээрэй.
- Хэрэв та хүлээн авагчийн хүйсийг мэдэхгүй байгаа бол бүтэн нэрийг бичээрэй, жишээлбэл "Эрхэм Крис Даманик"
- Мэндчилгээний дараа таслал эсвэл таслал тавихаа бүү мартаарай.
4 -ийн 2 -р хэсэг: Захидлын үндсэн хэсгийг бүрдүүлэх
Алхам 1. Зөв бичих хэв маягийг ашигла
Зүйр цэцэн үгнээс үзэхэд цаг бол мөнгө бөгөөд ихэнх бизнес эрхлэгчид цаг үрэх дургүй байдаг. Тиймээс таны захидал бичих хэв маяг товч бөгөөд мэргэжлийн байх ёстой. Захиагаа хурдан унших боломжтой байхаар цэгцэлж, эхний догол мөрөнд зөвхөн хувийн сэтгэгдлээ оруулаарай. Жишээлбэл, та "Тухайн талаар …" гэж эхэлж, тэндээс үргэлжлүүлж болно.
- Сайхан шилжилт, хүнд хэцүү үг, урт, мушгирсан өгүүлбэрийн талаар хэт их бодох хэрэггүй. Таны захидлын зорилго нь хэлэх ёстой зүйлээ аль болох хурдан, ойлгомжтой хүргэх явдал юм.
- Ятгах аяыг ашигла. Таны захидлын зорилго нь уншигчийг бодлоо өөрчлөх, асуудал засах, мөнгө илгээх, арга хэмжээ авах гэх мэт зүйл хийхийг ятгах явдал юм. Тиймээс хүсэлт, шалтгаанаа зөв өнгө аясаар илэрхийлээрэй.
Алхам 2. Хувийн төлөөний үг ашиглах
Бизнесийн үсгээр "би", "бид", "та" гэсэн төлөөний үгийг ашиглах нь туйлын хүлээн зөвшөөрөгдөх болно. Өөрийгөө "би", уншигчийг "та" гэж илэрхийлээрэй.
Байгууллагын нэрийн өмнөөс захидал бичиж байгаа бол болгоомжтой байгаарай. Хэрэв та компанийн үзэл бодлыг илэрхийлэхийг хүсч байгаа бол "бид" гэсэн үгийг ашиглах хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр уншигчид таны мэдэгдлийн ард компани байгаа гэдгийг мэдэж болно. Хэрэв та хувийн үзэл бодлоо илэрхийлж байгаа бол "Би" -г ашиглаарай
Алхам 3. Товч бөгөөд тодорхой бичээрэй
Уншигч таны бичиж буй зүйлийг үнэхээр ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай. Уншигчид таны бичсэн захидлын зорилго тодорхой байвал л хурдан хариу өгөх болно. Ялангуяа, хэрэв та уншигч танд захидал хүлээн авсны дараа хийхийг хүсч байгаа үр дүн, арга хэмжээ байвал үүнийг тодорхой хэлээрэй. Өөрийн байр сууриа аль болох цөөн үгээр тодорхойл.
Алхам 4. Идэвхтэй өгүүлбэр ашиглах
Нөхцөл байдлыг тайлбарлах эсвэл хүсэлт гаргахдаа идэвхгүй дуу хоолойг биш харин идэвхтэй дуу хоолойг сонгох хэрэгтэй. Идэвхгүй дуу хоолой нь таны бичвэрийг хоёрдмол утгатай эсвэл ерөнхий болгох болно. Нэмж дурдахад идэвхтэй өгүүлбэрүүд нь илүү үр дүнтэй бөгөөд асуудлын гол цөм юм. Жишээлбэл:
- Идэвхгүй: Нарны шил нь бат бөх чанарыг харгалзан бүтээгдээгүй эсвэл үйлдвэрлэгдээгүй болно.
- Идэвхтэй: Танай компани нарны шилийг бат бөх чанараас үл хамааран зохион бүтээж, үйлдвэрлэдэг.
Алхам 5. Танд тохирох юм бол ярианы хэлийг ашигла
Захидал нь хүн төрөлхтөнд зориулагдсан болно. Аль болох захидал хуулахаас зайлсхий. Та стандарт үсгийг хуулж харилцаа үүсгэж чадахгүй. Гэсэн хэдий ч "та мэднэ", "би хэлмээр байна", "хүсч байна" гэх мэт стандарт бус хэл, хэллэг бүү ашиглаарай. Бизнесийн захидал бичих хэв маягийг ашиглаарай, гэхдээ найрсаг, эелдэг үг бичээрэй.
- Хэрэв та хүлээн авагчийг сайн мэддэг бол нэг давхар мэндчилгээ нэмж болно.
- Зөн совингоо ашиглан захидал хичнээн хувийн шинж чанартай болохыг олж мэдээрэй. Заримдаа жаахан хошигнол нь бизнесийн түвшинд тустай байж болох ч үүнийг хэрэглэхээсээ өмнө сайтар бодож үзээрэй.
Алхам 6. Эелдэг байгаарай
Та гомдол, гомдол захидал илгээсэн ч эелдэг байж чадна. Хүлээн авагчийн байр суурийг анхаарч, нөхцөл байдлыг зохицуулахын тулд чадах чинээгээрээ туслаарай.
Эелдэг бус гомдлын жишээ: "Таны нүдний шил хөхөж байгаа гэж би бодож байна, би танай бүтээгдэхүүнийг хэзээ ч худалдаж авахгүй." Эелдэг гомдлын жишээ бол: "Таны нарны шилийг бүтээж байгаад сэтгэл дундуур байна, ирээдүйд би өөр брэндийн нарны шил худалдаж авахаар төлөвлөж байна."
Алхам 7. Нэмэлт хуудас авахын тулд "хоёр дахь" хэвлэмэл хуудас ашиглана уу
Ихэнх бизнесийн захидал нь товч бөгөөд нэг хуудсанд багтах болно. Гэсэн хэдий ч хэрэв та гэрээ эсвэл хууль ёсны шийдвэр гэх мэт илүү урт захидал бичих шаардлагатай бол нэмэлт хуудас шаардлагатай байж магадгүй юм. Ихэвчлэн богино хаягийг агуулсан, үндсэн хэвлэмэл хуудастай ижил төрлийн цаасаар хийсэн "хоёр дахь" хэвлэмэл хуудсыг ашиглана уу.
Хуудасны дугаарыг хуудасны дээд хэсэгт хоёр дахь болон дараагийн хуудсуудад оруулна уу. Та мөн хүлээн авагчийн нэр, огноог оруулах шаардлагатай болно
Алхам 8. Захидлаа дуусга
Сүүлийн догол мөрөнд өөрийн оноог нэгтгэн дүгнэж, хүлээн авагчаас авах гэж буй үйлдэл эсвэл хүлээж буй зүйлийнхээ доогуур зур. Хүлээн авагч тантай захидалтай холбоотой асуулт, санаа зовнилын талаар холбоо барьж магадгүй бөгөөд таны илгээсэн захидалд анхаарлаа хандуулсанд талархаж байгаагаа санаарай.
4 -ийн 3 -р хэсэг: Захидлыг хаах
Алхам 1. Хаалтын мэндчилгээг сонгоно уу
Нээлтийн мэндчилгээ шиг хаалтын мэндчилгээ нь хүндэтгэл, албан ёсны шинж тэмдэг юм. "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Чин сэтгэлээсээ" гэдэг нь хамгийн найдвартай хаалтын мэндчилгээ юм. Та мөн "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Сайн уу" гэж бодож болно. Хэт албан ёсны биш боловч мэргэжлийн өнгө аястай хэвээр байгаа мэндчилгээ бол "Амжилтын мэндчилгээ", "Мэндчилгээ", "Баярлалаа" юм. Хаалтын мэндчилгээний дараа таслал ашиглана уу.
Алхам 2. Гарын үсэг зурна уу
Гарын үсэг зурахын тулд дөрвөн мөр хоосон орхино уу. Захидал хэвлэсний дараа гарын үсэг зурах, эсвэл хэрэв та имэйлээр илгээсэн бол гарын үсгийнхээ зургийг сканнердаж, гарын үсэг зурах хэсэгт оруулна уу. Гарын үсгийн бэхний сонголт нь цэнхэр эсвэл хар юм.
Хэрэв та хэн нэгний өмнөөс захидалд гарын үсэг зурж байгаа бол гарын үсгийнхээ өмнө "pp:" гэж бичээрэй. "pp" гэдэг нь нэг төлөөлөгчийг илэрхийлдэг бөгөөд энэ нь "төлөөлөгч" эсвэл "өмнөөс" гэсэн утгатай
Алхам 3. Бичин өөрийн нэр болон холбоо барих мэдээллээ оруулна уу
Гарын үсгийнхээ доор нэр, овог нэр, утасны дугаар, имэйл хаяг болон холбогдох бусад холбогдох хэрэгслүүдээ оруулна уу. Мэдээллийн төрөл тус бүрт шинэ мөр ашиглана уу.
Алхам 4. Бичгийн бичгийн эхний үсгийг нэмнэ үү
Хэрэв захидал бичиж буй хүн болон зохиогч нь өөр хүн бол та гарын үсгийн блокийн доор бичгийн бичгийн овог нэрийг оруулах ёстой. Заримдаа захидлын зохиогчийн эхний үсгийг оруулсан болно. Тиймээс захидал дээр хэн ажилласан нь тодорхой болно.
- Хэрэв та зөвхөн бичгийн машины эхний үсгийг оруулбал жижиг үсгээр бичээрэй, жишээлбэл mj.
- Хэрэв та зохиогчийн эхний үсгийг оруулбал тэдгээрийг жижиг үсгээр том үсгээр бичээрэй, жишээлбэл RW: mj. Бусад хэв маяг нь RW/mj гэх мэт эхний үсгийн хооронд ташуу зураас нэмж өгдөг.
Алхам 5. Хавсралтын мэдээллийг оруулна уу
Хэрэв та хүлээн авагчтай танилцах нэмэлт баримт бичгийг хавсаргаж байгаа бол холбоо барих мэдээллийн доорх хэдэн мөрөнд хавсаргасан баримт бичгийн тоо, төрлийг зааж тэмдэглэнэ үү. Жишээлбэл, "Хавсралт (2): анкет, товхимол" гэж бичнэ үү. Эсвэл уламжлалт хэв маягаар хавсралтын тайлбарыг захидлын дээд хэсэгт, огнооны доор бичнэ үү.
Та мөн "Хавсралт" -ыг "Дэнлүү" гэж товчлох боломжтой
Алхам 6. Мэдээллийн хуулбарыг оруулна уу
Хэрэв та захидлын хуулбарыг өөр хүнд илгээж байгаа бол үүнийг захидалд оруулах ёстой. Үүнийг "Хавсралт" мөрийн доор "cc:" эсвэл "Хуулбарлах" гэж бичээд хуулбар хүлээн авагчийн нэр, цолны хамт бичнэ ("cc" гэдэг нь эелдэг хуулбарыг илэрхийлдэг боловч өмнө нь энэ нь нүүрстөрөгчийн хуулбар гэсэн утгатай байсан) үсгийг бичгийн машин дээр бичиж, нүүрстөрөгчийн цаасаар хуулж байсан хэвээр байв).
- Жишээлбэл, "cc: Мария Санти, маркетингийн орлогч захирал" гэж бичнэ үү.
- Хэрэв та нэгээс олон нэр нэмж оруулсан бол хоёр дахь нэрийг эхний нэрийн доор, гэхдээ "cc:" тэмдэггүйгээр тэгшлээрэй.
4 -р хэсгийн 4: Захидал бөглөх
Алхам 1. Засвар хийх
Илтгэл бол мэргэжлийн ур чадварын гол элемент юм. Захидлыг засварлаж, алдаа байгаа эсэхийг шалгаснаар хүлээн авагч таныг чадвартай, хариуцлагатай хүн гэж үзэх боломжтой эсэхийг шалгаарай. Үг үсгийн алдаа шалгагчийг үг боловсруулагч дээрээ ашиглаарай, гэхдээ оруулахаасаа өмнө сайтар уншихаа бүү мартаарай.
- Захидал тодорхой бөгөөд товчхон байна уу гэж өөрөөсөө асуугаарай. 3-4 өгүүлбэрээс илүү урт догол мөр байдаг уу? Хэрэв тийм бол шаардлагагүй мэдэгдлийг устгах боломжтой эсэхийг тодорхойл.
- Хэрэв захидал маш чухал бол найз эсвэл хамтран ажиллагсадтайгаа уншуулж өгөх шаардлагатай байж магадгүй юм. Заримдаа бусад хүмүүс хэлний алдаа эсвэл таны мэдэхгүй байж болох эвгүй байдлыг олж тогтооход тусалдаг.
Алхам 2. Хуудсыг үдэгчтэй хамт барьж болохгүй
Хэрэв таны захидал хэд хэдэн хуудаснаас бүрдсэн бол үдэгч ашиглаж болохгүй. Хэрэв та хуудсыг эмх цэгцтэй байлгахыг хүсч байвал тэдгээрийг зүүн дээд буланд байгаа хавчаараар хавчуулаарай.
Алхам 3. Оруулах
Хэрэв та захидлыг шуудангаар илгээж байгаа бол бизнесийн дугтуй ашиглана уу. Боломжтой бол компанийнхаа лого бүхий дугтуй ашиглана уу. Буцах хаяг болон хүлээн авагчийн хаягийг цэвэрхэн бичээрэй. Захидлыг гуравны нэгээр нугалж, хүлээн авагч доод хэсгийг нээхээс өмнө дээд хэсгийг нь дэлгэнэ. Та хангалттай хэмжээний тамга наасан эсэхээ шалгаад илгээнэ үү.
- Хэрэв та өөрийн гар бичмэлийг тийм ч сайн биш, мэргэжлийн хүнтэйгээ тохирохгүй гэж бодож байвал хаягаа текст засварлагч дээрээ бичээд дугтуй дээр хэвлээрэй.
- Хэрэв захидал яаралтай бөгөөд/эсвэл яаралтай байвал түүнийг шуудангаар илгээх талаар бодож үзээрэй.
- Хэрэв та имэйлээр илгээхийг хүсвэл форматаа өөрчлөхгүйн тулд эхлээд HTML болгон хөрвүүлэх эсвэл PDF болгон хадгалах хэрэгтэй. Гэсэн хэдий ч захидлыг биеэр илгээсэн бол сайхан байх болно.
Зөвлөмж
- Чанартай үзэг ашиглан захидалд гарын үсэг зурна уу.
- Захидалд хурдан хариу өгөх. Хэрэв та долоо хоногийн дотор хариу өгөх боломжгүй бол хүлээн авагчид дамжуулж, тэр таны хариуг хэзээ хүлээж болохыг хэлээрэй.
- Эерэг талыг онцлон тэмдэглэ. Болохгүй байгаа зүйлийнхээ талаар биш харин хийж чадах зүйлийнхээ талаар ярилц. Жишээлбэл, хэрэв бараа бүтээгдэхүүн байхгүй бол худалдан авагчид захиалгыг нь биелүүлж чадахгүй байна гэж битгий хэлээрэй. Үүний оронд бүтээгдэхүүн нь маш их алдартай бөгөөд зарагдсан гэж хэлээрэй. Дараа нь та тэдний захиалгыг хэзээ биелүүлж болохыг хэлээрэй.
-
Хэрэв та нарийн төвөгтэй захидал бичиж байгаа бол эхлээд тоймыг бичээрэй.
- Дараахь сэдвийг бичихийг хүсч байгаа сэдвийг бичээрэй.
- Сэдэв бүрийн хувьд түлхүүр үг, жишээ, аргумент, баримтуудын жагсаалтыг гарга.
- Жагсаалтанд орсон сэдэв бүрийн захидлын зорилго, хүлээн авагчид хамааралтай болохыг анхаарна уу.
- Шаардлагагүй хэсгүүдийг хая.
- Мэдээллийг уншигчдад хамгийн тохиромжтой дарааллаар нь эрэмбэл.
Анхааруулга
- Таашаалын үг бүү ашиглаарай. Чин сэтгэлийн магтаалыг хүлээн зөвшөөрдөг, гэхдээ хэт их магтаал гэдэг нь ажил дээрээ ур чадвараас бус магтаалаас хамааралтай гэсэн үг юм.
- Шууд, бүдүүлэг үг хэллэг бүү ашигла. Та энэ захидлаар дамжуулан бизнесийн харилцаагаа засах эсвэл эхлүүлэхийг оролдож байгааг санаарай.
