Нэрнээс нь харахад хариултын захидал нь хэн нэгний асуулт, хүсэлтэд хариулах зорилгоор бичсэн захидал бөгөөд үүнийг ихэвчлэн бичгээр бичгээр өгдөг бөгөөд бизнесийн ертөнцөд мэдээлэл солилцох хэрэгсэл болгон ашигладаг. Төгс хариултын захидал гаргахын тулд хамгийн түрүүнд хийх ёстой зүйл бол таны хүлээж авсан асуулт, хүсэлтийг агуулсан захидлын агуулгыг шалгах явдал юм. Дараа нь захидалд хариулахад шаардлагатай нэмэлт мэдээллийг хайж олоорой. Хоёуланг нь хийсний дараа эелдэг, шулуун, ойлгомжтой, эх захидалд бичигдсэн бүх асуулт, хүсэлтэд хариулах чадвартай өгүүлбэр бүхий хариултын захиа бичиж эхлээрэй. Нэмж дурдахад захидал хүлээн авагчийн сэтгэл ханамжийг хангахын тулд өгүүлбэрийн өнгө аяс нь найрсаг, мэдээлэл сайтай байгаа эсэхийг шалгаарай.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Анхны захидлын агуулгыг хянах
Алхам 1. Захидал илгээгчийн асуусан эсвэл асуусан мэдээллийг тодорхойлох
Хариулах захидал нь илгээгчийн мэдэх шаардлагатай бүх зүйлийг өгөх зорилготой байдаг тул захидлын агуулгыг сайтар судалж үзэх цаг гарга. Ялангуяа захидал илгээгч түүнд ямар мэдээлэл өгөх боломжтойг мэдэх шаардлагатай байгааг ойлгох хэрэгтэй.
- Заримдаа, үсгийн утгыг тодорхойлох нь гарын алгаа эргүүлэхтэй адил хялбар биш, ялангуяа захидал бичдэг хүний бичих хэв маяг нь тодорхой бус байвал. Тиймээс, хариу захидал бичихээс өмнө захидал илгээгчийн хэрэгцээг ойлгоход цаг гаргаарай.
- Шаардлагатай бол илгээгчийн санааг илүү сайн ойлгохын тулд захидал дээрээс олж авсан зарим чухал зүйлээ тэмдэглээрэй. Тодруулбал, илгээгчийн хүссэн зүйлийг нэгтгэн дүгнэж, асуулт, хүсэлт бүрийн хариултыг боловсруул.
Алхам 2. Захидал илгээгчийн хүссэн мэдээллийн талаар илүү ихийг олж мэдэх
Хэрэв захидал илгээгч ямар нэгэн зүйлийн талаар мэдээлэл авахыг хүсч байвал та үүнийг аль хэдийн мэдэж байсан бөгөөд шууд хариулах боломжтой, эсвэл эсрэгээр хариулах магадлал өндөр байна. Хэрэв та хүссэн мэдээллийг ойлгохгүй байгаа бол захидалд хариулахаасаа өмнө аль болох их мэдээлэл цуглуулах хэрэгтэй.
Жишээлбэл, захидал илгээгч нь танай компанид ажилд орох өргөдлийн статусыг баталгаажуулахыг хүсч магадгүй юм. Хэрэв шинэ ажилтан хөлслөх нь таны мэргэжлийн чиглэл биш бол хариулт өгөхөөс өмнө илгээгчийн өргөдлийн байдлыг шалгахын тулд Хүний нөөцийн хэлтсийн ажилтантай холбоо барина уу
Алхам 3. Захидлыг асуусан асуултанд хариулах чадвартай өөр хүнд дамжуулна уу
Ялангуяа бизнесийн ертөнцөд заримдаа үйлчлүүлэгчид интернэтээс олсон компанийн хаяг эсвэл компанийн холбоо барих дугаар руу захидал илгээдэг. Тиймээс, хэрэв танд захидал ирсэн боловч түүнд байгаа асуултуудад хариулах чадваргүй гэж бодож байвал зохих хүнд нь илгээнэ үү. Захидал илгээгч хамгийн үнэн зөв, хэрэгтэй хариултыг хүлээн авахын тулд үүнийг хий.
Хэрэв тухайн хүн хариулах гэж удаж байгаа бол асуултанд хариулах чадвартай хүн рүү захидал илгээсэн гэдгээ илгээгчид мэдэгдэхийг хичээгээрэй. Наад зах нь захидал илгээсэн хүн илгээсэн захидлаа хүлээн авч боловсруулсныг мэдэж байгаа
3 -ийн 2 -р арга: Хариултуудыг эмхэтгэх
Алхам 1. Анхны захидалдаа мэдээлэл авах эсвэл асуулт асууж буй хүнд захидал илгээнэ үү
Үргэлж "Энэ захидлыг хүлээн авагчид" гэх мэт ерөнхий ерөнхий өгүүлбэр ашиглахын оронд "Эрхэм хүндэт" гэх мэт эелдэг мэндчилгээгээр захидал хүлээн авагчийн нэрийг бичээрэй. Энэ өгүүлбэр нь хувь хүн шиг сонсогдохоос гадна хариултын захидлыг компьютерээр бичсэн гэсэн сэтгэгдлийг илэрхийлдэг. Тиймээс, таны хариу захидал маш их анхаарал, талархалтайгаар бичигдсэн болохыг харуулахын тулд хүлээн авагчийн нэрээр үргэлж мэндчилж байгаарай.
- Хэрэв та захидал илгээгчийг биечлэн танихгүй бол ноён, хатагтай нарын мэндчилгээний дараа овог нэрээ бичээрэй. Гэсэн хэдий ч хэрэв захидал илгээгч тодорхой гарчигтай бол ноён, хатагтайн оронд энэ нэрийг ашиглана уу.
- Хэрэв та захидал илгээгчийг үнэхээр танихгүй эсвэл хүйсийг нь мэдэхгүй бол түүний нэрийг ашиглахад л хангалттай.
- Ерөнхийдөө та эх захидалд бичигдсэн илгээгчийн нэрийг ашиглаж болно. Жишээлбэл, хэрэв захидал илгээгч нь "Dr. Жонсон”захидалдаа хариу бичгээ нээж,“Эрхэм хүндэт. Доктор Жонсон."
Алхам 2. Энэ захидал нь түүний илгээсэн анхны захианы хариуд бичигдсэн болохыг онцол
Захидлын эхэнд захидлынхаа зорилгыг уншигчдад хүргэхээ бүү мартаарай. Ингэснээр захидал хүлээн авсан хүн уг захидлыг уншиж, боловсруулсаныг, мөн таны илгээсэн захидлын цаад санааг мэдэх болно.
- "Энэ захидал таны зургадугаар сарын 13 -нд илгээсэн захидлын хариуд ирсэн" гэсэн энгийн өгүүлбэр нь хариу захидал нээхэд төгс төгөлдөр юм.
- Хэрэв та эхний захидлыг хүлээн авагч биш бол танд захидал өгсөн хүний нэрийг бичээрэй. Жишээлбэл, та "Манай харилцагчийн үйлчилгээний ажилтнуудын нэг Мишель Харрис таны илгээсэн захидлыг дамжуулсан" гэж бичиж болно.
Алхам 3. Илгээгчийн асуултанд шууд хариулна уу
Мэндчилгээг бичсэний дараа тэр даруй захидлынхаа гол хэсэгт очно уу. Захидлын гол цөм нь эх захидалдаа бичигдсэн аливаа асуулт, гомдолд аль болох бүрэн дүүрэн хариулна уу. Захидал хүлээн авагч үүнийг уншаад сэтгэл хангалуун байхын тулд юу ч алдаагүй байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Хариултаа эх захидлын агуулгыг товч давтан хэлээрэй. Жишээлбэл, та “Хэвлэл мэдээллийн хэрэгслүүдтэй шууд харьцдаг манай компанийн ажилтнуудын талаархи асуултанд хариулахдаа ажилтнуудын нэрийг Жанет Уолтерс гэдгийг танд мэдэгдэхийг хүсч байна. Энд түүний имэйл хаяг, утасны дугаар байна."
- Илүү урт асуултанд хариулахын тулд дугаарлах системийг ашиглан асуулт бүрт илүү нарийвчлалтай хариулна уу. Уншихад хялбар байхаас гадна энэ арга нь уншигчдын сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлэх болно, учир нь тэд бүх асуултанд нарийвчлан хариулсан гэж боддог.
- Хэтэрхий урт биш өгүүлбэрээр аль болох бүрэн дүүрэн мэдээлэл өгөх. Ерөнхийдөө нэг асуултанд цөөн хэдэн богино өгүүлбэрээр хариулах нь сайн хариулт гэж хэлж болно.
Алхам 4. Хийж чадахгүй байгаа аливаа хүсэлтэд үнэнч бай
Заримдаа хариулж чадахгүй асуултууд эсвэл биелүүлэх боломжгүй хүсэлтүүд байдаг. Ийм нөхцөл байдалтай тулгарах үед үргэлж шударгаар хариулаарай. Өөрөөр хэлбэл, захидал илгээсэн хүний сөрөг үзэл бодлыг дарахын тулд төөрөлдсөн өгүүлбэр бүү ашигла. Надад итгээрэй, захидал илгээгч нь шууд, тодорхой хариултыг үнэлэх болно. Хамгийн гол нь мэдээллийг үргэлж эелдэг байдлаар хүргэж, уучлалт гуйхаас өмнө захидал илгээсэн хүн гомдоохгүй байх ёстой.
- Захидал илгээгчийн хүсэлтээс татгалзахдаа үргэлж хатуу, гэхдээ ойлгомжтой өнгө аясыг ашигла. Жишээлбэл, та “Харамсалтай нь бид таны хүсэлтийг биелүүлж чадахгүй байна. Одоогоор бидэнд хэрэгтэй мэдээлэл байхгүй байгаа бөгөөд хэзээ бэлэн болох талаар хэлж чадахгүй байна."
- Хэрэв та илүү дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөх боломжтой гэж бодож байвал “Таны асуултанд хариулахаас өмнө миний батлах ёстой хэдэн зүйл байна. Хэрэв цаг хугацаа зөвшөөрвөл өргөдөл гаргах огноог, холбоо барьсан офицерын нэрийг зааж өгнө үү. Баталгаажуулах ажиллагаа дууссаны дараа би тантай шууд холбогдох болно."
Алхам 5. Илгээсэн захидалд баярлалаа
Та хүсэлт гаргах эсвэл захидлын асуултанд хариулах боломжтой эсэхээс үл хамааран түүнд талархаж байгаагаа илэрхийлж, талархаж байгаагаа үргэлж илэрхийлээрэй. Та тэдний анхаарлыг үнэлж, тэдэнтэй эерэг харилцаатай байхыг хүсч байгаа мэт сэтгэгдэл төрүүлээрэй.
Зарим хүмүүс захидлаа талархалтайгаар нээхийг илүүд үздэг. Илтгэлийг байрлуулах нь тийм ч чухал биш юм. Хамгийн гол нь үүнийг нэг цэг дээр дуудаж байгаа эсэхийг шалгаарай
Алхам 6. Бүтэн нэр, цол хэргэмээ бичиж захидлыг дуусга
Захидлыг "Хүндэтгэсэн" гэсэн албан ёсны төгсгөлийн мэндчилгээгээр, дараа нь бүтэн нэрээ оруулаад хаах хэрэгтэй. Хэрэв захидал бизнесийн зорилгоор хийгдсэн бол өөрийн нэрээ өөрийн албан тушаалд бичээрэй.
Бичсэн эсвэл гараар бичсэн захидал бичсэн эсэхээс үл хамааран овог нэрээ оруулсны дараа гарын үсэг зурах зай үлдээгээрэй. Гэсэн хэдий ч хэрэв захидлыг имэйлээр илгээсэн бол гарын үсэггүйгээр бүтэн овог нэрээ оруулах нь ерөнхийдөө хангалттай юм
Алхам 7. Бүх асуултанд хариулсан эсэхийг шалгахын тулд хариу захидлынхаа хэсгийг дахин уншина уу
Захидал хүлээн авагч нь түүний асуултанд хариулахгүй хариу авбал уурлаж бухимдах болно гэдгийг санаарай. Нэмж дурдахад сэтгэл дундуур байгаа нь түүнд дараагийн захидал илгээж, ажилдаа нэмж оруулах эрсдэлтэй болно. Уншигчдын сэтгэл ханамжийг хангахын тулд бүх асуулт, хүсэлтэд аль болох бүрэн дүүрэн хариулах хэрэгтэй. Илгээхээс өмнө ямар ч хүсэлт, асуулт орхигдсон эсэхийг шалгахын тулд захиагаа дахин уншаарай.
Шаардлагатай бол захидлыг уншихын тулд найз эсвэл хамтран ажиллагсдынхаа тусламжийг аваарай. Ялангуяа, таны захидлыг уншаад хүлээн авагчийн оронд өөрийгөө тавьж, сэтгэл ханамжийг нь хэмжихийг тэднээс хүс
3 -ийн 3 -р арга: Мэргэжлийн аялгуу ашиглах
Алхам 1. Бизнесийн захидлын стандарт форматыг ашиглана уу
Бизнесийн харилцааны хэрэгсэл болгон ашигладаг янз бүрийн төрлийн хариултын захидлуудыг ойлгох. Дараа нь мэргэжлийн хэлбэрээр дуугарсан хариу захидал бичихэд хамгийн тохиромжтой гэж үзсэн форматаа дагаж мөрдөөрэй.
- Захидлын зүүн дээд буланд өөрийн нэр, албан тушаал, компанийн нэр (хэрэв байгаа бол), компанийн хаягаа бичнэ үү. Үүний доор захидал бичсэн огноог оруулаад захидал хүлээн авагчийн овог нэр, хаягийг оруулна уу.
- Хэрэв та хариу захидал бичихийг хүсвэл цаасны хоёр тал дээр үргэлж 2.5 см -ийн зайтай байх ёстой. Мөн захидал мөрийн хооронд 1 зай, догол мөрийн хооронд 2 хоосон зайтайгаар бичигдсэн эсэхийг шалгаарай.
- Хэрэв хариулах захидлыг гараар бичихийн оронд бичсэн бол 12 pt стандарт фонт, бичгийн форматыг үргэлж ашиглаарай. Гэсэн хэдий ч хэрэв захидлыг гараар бичсэн бол ашигласан гар бичмэлийг цэвэр, уншихад хялбар эсэхийг шалгаарай.
Алхам 2. Илгээсэн хүсэлт эсвэл асуулт таныг аз жаргалтай болгодог гэсэн сэтгэгдлийг төрүүлээрэй
Энэ арга нь ялангуяа бизнес эрхлэгчид эсвэл үйлчлүүлэгчдэд суурилсан үйлчилгээ үзүүлэгчдэд зайлшгүй шаардлагатай байдаг. Үйлчлүүлэгч бол хаан гэдгийг санаарай. Энэ нь та захидал бичихдээ оруулсан цаг хугацаа, бодолдоо талархаж байгаагаа илэрхийлэх ёстой гэсэн үг юм. Тиймээс, тэдний хүсэлт, асуултанд талархахаа бүү мартаарай, хариултын захидалдаа үргэлж найрсаг, найрсаг өгүүлбэр бичээрэй.
- Энгийн өгүүлбэр, “Бидэнтэй холбогдсонд баярлалаа. Бид таны санал хүсэлтийг үнэхээр үнэлж байна. "Энэ нь захидлын өнгө аясыг илүү эерэг чиглэлд өөрчилж чадна! Тиймээс ийм үг хэллэгийг хариултын захидалдаа байнга оруулж хэвшүүлэхийг хичээгээрэй.
- Түүний хүсэлт, асуулт таныг уурлуулж, бухимдуулж байгаа мэт сэтгэгдэл бүү төрүүлээрэй. Надад итгээрэй, хүлээн авагчийг уурлаж бухимдсан гэж бодохоос илүү хэт найрсаг байх нь дээр.
Алхам 3. Захидал хүлээн авагч хурдан уншихын тулд хэтэрхий урт захидал бичих шаардлагагүй
Чөлөөт цагаа үнэлээрэй! Хэрэв асуулт, хүсэлтэд 1 догол мөрөнд хариулах боломжтой бол 3 хуудас бүхий захидал бүү илгээгээрэй. Тиймээс зохих хариуг өгч, тэр даруй захидал илгээнэ үү. Түүний үнэхээр мэдэх шаардлагагүй өөр мэдээллийг бүү нэмээрэй.
- Ялангуяа хариу захидал нь таны үйлчлүүлэгчид эсвэл бизнесийн түншүүдийн асуултанд хариулах зорилготой бол энэ аргыг хэрэгжүүлэх нь чухал юм. Мэдээжийн хэрэг, та хагасыг нь хасах ёстой хариултыг уншиж олон цагаар үйлчлүүлэгчийг бухимдуулахыг хүсэхгүй байна, тийм үү?
- Нөгөөтэйгүүр, эх захидалд дурдсан хүсэлт, асуултанд хариулах боломжгүй тул маш богино бичих хэрэггүй. Хэрэв асуултанд урт тайлбараар хариулах шаардлагатай бол үүнийг чөлөөтэй хэлээрэй. Хамгийн гол нь өгсөн бүх мэдээлэл уншигчдын хувьд үнэхээр чухал гэдгийг анхаараарай.
Алхам 4. Захидал хүлээн авагч таны хариултыг ойлгохын тулд аль болох тодорхой бичээрэй
Хэт урт эсвэл төвөгтэй өгүүлбэр бүү ашигла! Үүний оронд шулуухан, ойлгомжтой, уншигчийг төөрөгдүүлэх чадваргүй дикция ашиглан бичээрэй. Таны бичээс богино, нягт байх тусам үр дүн нь сайн байх болно.
Захидал хүлээн авагчид захидлынхаа агуулгыг нарийвчлан унших хангалттай хугацаа байхгүй гэж төсөөлөөд үз дээ. Тэр зөвхөн захидлын агуулгыг сканнердсан ч гэсэн тэр таны юу хэлэх гээд байгааг ойлгож чадах болов уу? Үгүй бол санаагаа тодорхой болгохын тулд ашиглаж буй диктаа засаарай
Алхам 5. Уншигчдын ойлгоход хэцүү үг хэллэг, техникийн нэр томъёог ашиглахаас зайлсхий
Захидлынхаа агуулгыг илүү нарийвчлалтай уншиж, ойлгомжтой болгохын тулд энэ талыг дагаж мөрдөх ёстой. Тиймээс хэрэв захидал хүлээн авагч нь техникийн нэр томъёог ойлгох чадвартай мэргэжилтэн биш бол үүнийг бүү ашиглаарай. Үүний оронд энгийн үг хэллэг эсвэл техникийн нэр томъёог энгийн хүмүүсийн ойлгодог бусад толь бичгээр сольж үзээрэй.
Захидал засварлахын тулд дараах асуултыг асуугаарай: "Миний ажлыг ойлгодоггүй хүн миний захидлын талаар юу хэлж байгааг ойлгож чадах уу?" Үгүй бол ихэнх хүмүүс үүнийг ойлгохын тулд захидалдаа ашиглаж буй хэлээ өөрчил. Үнэн хэрэгтээ энэ нь захидалдаа техникийн үг хэллэгийн хэрэглээг багасгах хүчирхэг арга юм
Алхам 6. Захидлынхаа хэсгийг дахин уншина уу
Таны захидлыг мэргэжлийн бус мэт харагдуулах алдаа бичихээс зайлсхийхийн тулд захидлыг дахин уншиж, зөв бичих, дүрмийн, форматлах, урсгалын алдааг засахаа бүү мартаарай. Надад итгээрэй, захидлын агуулгыг шалгахын тулд хэдхэн минут зарцуулснаар захидал илүү мэргэжлийн харагдах болно.
- Шуудангийнхаа алдааг шалгахын тулд зөвхөн компьютерийн програмд найдах хэрэггүй. Ерөнхийдөө ийм програмууд нь дүрмийн алдааг бус зөвхөн зөв бичгийн болон цэг таслалын алдааг илрүүлэх чадвартай байдаг. Тиймээс, таны компьютерт илрүүлж чадахгүй байгаа алдааг олохын тулд захидалдаа бичсэн үг бүрийг дахин уншаарай.
- Хэрэв таны захидлын агуулга маш чухал бол, жишээлбэл бизнесийн түнш рүү захидал илгээсэн бол өөр хүнээс бас уншуулаарай. Заримдаа бусад хүмүүс таны урьд өмнө мэдээгүй байсан алдааг олж чаддаг.
