Санамж бичиг бол компанийн ажилчдын хоорондох дотоод харилцаанд ашигладаг баримт бичгийн нэг төрөл юм. Санамж бичиг бол бизнесийн ертөнцийн цаг хугацаагаар шалгагдсан хэсэг бөгөөд үүнийг зөв бичсэн тохиолдолд аливаа зүйлийг тасралтгүй үргэлжлүүлэхэд тусалдаг.
Алхам
3 -ийн 1 -р хэсэг: Хэл ба форматыг сонгох
Алхам 1. Хэтэрхий энгийн үг хэллэгээс зайлсхий
Ерөнхийдөө тэмдэглэлийн хэл нь ойлгомжтой, энгийн боловч мэргэжлийн байх ёстой. Санамж бичигт энгийн яриа өрнүүлэхээс зайлсхийх хэрэгтэй.
- Жишээлбэл, “Сайн уу, бүгдээрээ! Баярлалаа, баасан гариг боллоо, тийм үү? Би бизнесийн чухал асуудлаар ярихыг хүсч байна."
- Үүний оронд "Би Project Z -ийн явцын тайланг хуваалцахыг хүсч байна." Гэж шууд хэлээрэй.
Алхам 2. Сэтгэл хөдлөлийн үг хэллэгээс зайлсхий
Та мөн төвийг сахисан өнгө аяс хэрэглэж, сэтгэл хөдлөлийн үг хэллэгээс зайлсхийхийг хичээх хэрэгтэй. Нэхэмжлэлийг баталгаажуулахын тулд баримт, нотолгоо өгөхийг хичээ.
- Жишээлбэл, "Баасан гаригт энгийн хувцаслахыг зөвшөөрсөн бол бид бүгдээрээ илүү аз жаргалтай байх байсан гэж би бодохгүй байна."
- Үүний оронд ажилчдад хувцас сонгохыг зөвшөөрөхөд ёс суртахуун нэмэгдэх эсэх талаар судалгааны мэдээлэл хайж, энэ мэдээллийг тэмдэглэлд дурдах хэрэгтэй.
Алхам 3. Дохионы хэллэгийг ашигла
Хэрэв та нотлох баримт, эх сурвалжаас иш татахыг хүсч байвал уншигчдад юу хийж байгаагаа ойлгуулах хэлийг ашиглахаа мартуузай.
Жишээлбэл, "Бидний олж мэдсэнээр …" эсвэл "EPA -ийн хийсэн судалгаа нь үүнийг харуулж байна …" гэсэн хэллэгийг туршиж үзээрэй
Алхам 4. Тохирох загвар, фонтын хэмжээг сонгоно уу
Санамж бичгийг уншихад хялбар байх ёстой. Тиймээс жижиг фонт ашиглахаас зайлсхий, үндсэн хэмжээ нь 11 эсвэл 12 байна.
Та мөн Times New Roman гэх мэт энгийн фонт сонгох хэрэгтэй. Comic Sans гэх мэт "хөгжилтэй" фонтуудыг туршиж үзэх цаг болоогүй байна (энэ фонтыг сонгосноор та инээх болно)
Алхам 5. Стандарт маржин ашиглана уу
Бизнесийн тэмдэглэлийн ердийн маржин нь 1 инч буюу 2.54 см байдаг боловч зарим текст боловсруулах програмууд нь арай өргөн хүрээтэй (жишээлбэл, 1.25 инч буюу 3.18 см) тэмдэглэлийн загвар бэлтгэсэн байдаг.
Алхам 6. Нэг зайг сонгоно уу
Бизнесийн тэмдэглэлд ихэвчлэн давхар орон зай ашигладаггүй. Тэмдэглэлийн дэвтэр хуудсыг жижиг байлгахын тулд нэг зайг анхаарч үзээрэй, гэхдээ догол мөр эсвэл хэсгүүдийн хооронд зай нэмж оруулаарай.
Параграфын догол мөрийг ихэвчлэн оруулах шаардлагагүй байдаг
3 -ийн 2 -р хэсэг: Бизнесийн тэмдэглэл бичихэд бэлтгэх
Алхам 1. Санамж бичиг илгээх шаардлагатай эсэхийг шийдээрэй
Хэрэв та бизнесийн чухал асуудлуудаа багийнхаа хэд хэдэн хүмүүстэй хуваалцах шаардлагатай бол тэмдэглэл илгээх нь зүйтэй. Жишээлбэл, та зөвхөн нэг хүнтэй харилцдаг, эсвэл захидал харилцааны бүртгэл хөтлөхийг хүсч байсан ч гэсэн тэмдэглэл илгээж болно.
- Гэсэн хэдий ч зарим тохиолдолд холбогдох хүнтэй шууд ярих нь илүү үр дүнтэй байдаг.
- Нэмж дурдахад зарим мэдээлэл санамж бичигт илгээхэд хэт мэдрэмтгий байж магадгүй юм.
Алхам 2. Санамж бичиг бичих зорилгоо тодорхойл
Санамж бичгийн агуулга, тохиргоо нь зорилгоосоо хамааран өөр өөр байдаг. Ихэнх төрлийн санамж бичгийг дараах шалтгаанаар бичдэг.
- Санаа, шийдлийг санал болгох. Жишээлбэл, хэрэв та илүү цагийн хуваарьтай холбоотой асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэхээ мэддэг бол энэ санааг тэмдэглэлд бичиж, даргадаа илгээж болно.
- Захиалга өгөхийн тулд. Жишээлбэл, тэмдэглэл илгээх нь танай хэлтсийн зохион байгуулж буй хурлын хариуцлагыг шилжүүлэх үр дүнтэй арга юм.
- Тайлангийн хувьд. Та мөн сүүлийн үеийн үйл явдлын талаар хамт ажиллагсдад мэдээлэх, төслийн талаархи шинэчлэлтүүдийг мэдээлэх, явцын тайланг өгөх, мөрдөн байцаалтын үр дүнг мэдээлэх зорилгоор санамж бичиг илгээж болно.
Алхам 3. Сэдвийг нарийсгах
Та олон төслүүдийг хэрэгжүүлж байгаа бөгөөд аливаа зүйлийн явцын талаар хамт ажиллагсад, боссууд эсвэл үйлчлүүлэгчиддээ захидал илгээх хүсэл төрж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч бизнесийн санамж бичиг зөвхөн нэг асуудал дээр төвлөрөх ёстой гэдгийг санаарай.
Санамж бичиг нь товч, ойлгомжтой, завгүй хүмүүст хурдан уншихад хялбар байх ёстой. Тиймээс чухал мэдээллийг үл тоомсорлож болохгүй. Анхаарал төвлөрүүлсэн тэмдэглэл нь таны зурвасыг хүлээн авч, ойлгоход тусална
Алхам 4. Үзэгчдийг анхаарч үзээрэй
Бизнесийн тэмдэглэлийн агуулга, хэв маяг, өнгө аясыг төлөвлөсөн үзэгчид тодорхойлдог. Тиймээс, энэ санамж бичгийг хэн хүлээж авах талаар сайтар бодож үзээрэй.
Жишээлбэл, оффист байгаа хэн нэгэнд гэнэтийн үдэшлэг зохион байгуулах тухай хамт ажиллагсаддаа бичсэн тэмдэглэл нь хэдэн сарын турш хийсэн мөрдөн байцаалтын үр дүнгийн талаархи ахлагчийн бичсэн тэмдэглэлээс өөр юм
3 -р хэсгийн 3: Бизнесийн санамж бичих
Алхам 1. Үүнийг шошголно уу
Бизнесийн захидал харилцааны олон төрөл байдаг. Санамж бичгийн стандарт арга бол баримт бичгийг шошголох явдал юм.
- Жишээлбэл, хуудасны дээд хэсэгт "Санамж бичиг" эсвэл "Санамж бичиг" гэж бичнэ үү.
- Байрлалыг төвд эсвэл зүүн зэрэгцүүлж болно. Урам зориг авахын тулд хүлээн авсан бизнесийн тэмдэглэлээ хянаж, форматыг хуулна уу.
Алхам 2. Гарчиг бичих
Санамж бичгийн эхний хэсэгт чухал зүйлийг оруулах ёстой. Бүрэлдэхүүн хэсэг бүрийн талаархи дэлгэрэнгүй мэдээллийг дараагийн алхамд тайлбарлах болно.
- TO: тэмдэглэл хүлээн авсан хүмүүсийн нэр, нэрийг бичнэ үү.
- ФРОМ: бүтэн нэр, гарчиг бичнэ үү.
- Огноо: огноог бүрэн, үнэн зөв бичээрэй, оныг бүү мартаарай.
- Сэдэв: Санамж бичгийн агуулгын талаар товч бөгөөд тодорхой тайлбар бичих.
- Энэ сэдвийг ихэвчлэн "Re:" эсвэл "RE:" гэж хоёуланг нь зааж өгдөг болохыг анхаарна уу (хоёулаа хамааралтай гэсэн үг).
Алхам 3. Хүлээн авагчдын жагсаалтыг анхааралтай сонгоно уу
Мэдээлэл, хөгжүүлэлт хэрэгтэй байгаа бүх хүмүүсийг багтаасан эсэхээ шалгаарай. Мэдэх шаардлагатай хүмүүст тэмдэглэл тараахыг хязгаарлах.
- Бизнесийн хувьд цөөхөн хэдэн хүмүүс санаа зовж, оролцож байвал оффисын бүх хүмүүст санамж бичиг илгээх нь ухаалаг хэрэг биш юм.
- Хүмүүс маш олон санамж бичигт дарагдах болно.
Алхам 4. Хүлээн авагчдын жагсаалтад байгаа хүмүүсийн зөв нэр, цол, нэрийг ашиглана уу
Та болон танай дарга өдөр бүр танил болсон ч бичгээр бичсэн захидал харилцааг албан ёсны байлгах нь дээр. Жишээлбэл, та оффисын хонгилд уулзахдаа л даргатайгаа нэрээр нь мэндчилж магадгүй, гэхдээ тэмдэглэл бичихийн тулд түүнд "Хатагтай Риана" эсвэл "Доктор. Риана ".
Таны бичсэн мэдээлэл хүлээн авагчдын жагсаалтад орсон бүх хүмүүст зориулагдсан гэдгийг санаарай. Тиймээс бүтэн нэр, гарчигаа бичээрэй
Алхам 5. Гадны тэмдэглэлд хандаж буй хүнийхээ нэрийг олж мэдээрэй
Хэрэв та оффисоос гадуур хэн нэгэнд тэмдэглэл илгээж байгаа бол зөв мэндчилгээг тодорхойлох нь чухал юм. Асууж буй профайлыг хайж олоход цаг гаргаарай, хувийн мэдээллийг ихэвчлэн тэдний компанийн вэбсайт дээр тайлбарладаг.
- Жишээлбэл, энэ зэрэг нь докторын зэрэг хамгаалсан эсэх талаар та эргэлзэж байна. Хэрэв тийм бол ерөнхийдөө зөв мэндчилгээ бол доктор юм. X
- Түүний байр суурь ямар байна вэ? Дэд захирал уу, декан уу? Хэрэв тийм бол та үүнийг тэмдэглэлд дурдахаа мартуузай.
Алхам 6. Сэдвийг анхааралтай бичээрэй
Сэдэв нь богино, ойлгомжтой, хэт ерөнхий биш байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Жишээлбэл, "Шинэ бизнес" сэдэв нь ойлгомжгүй мэт санагдаж байгаа бөгөөд хэрэв хэн нэгэн файлыг хэдэн долоо хоног эсвэл хоногийн өмнө хайж байгаа бол таны аль тэмдэглэл болохыг тодорхойлоход хэцүү байж магадгүй юм.
- Илүү сайн сэдэв бол "Хэрэглэгчийн баазын өргөтгөлийн судалгааны явцын тайлан" байх болно.
Алхам 7. Мэндчилгээг алгасах талаар бодоорой
Та мессежийг мэндчилгээгээр эхлүүлэх эсэхээ сонгох эрх чөлөөтэй байна. Хатагтай Вардани "эсвэл" Эрхэм хүндэт. Хамтран ажиллагсад аа. " Гэсэн хэдий ч бизнесийн тэмдэглэлд мэндчилгээ хүлээж авдаггүй гэдгийг санаарай.
Санамж бичиг нь чухал мэдээллийг дамжуулах хурдан бөгөөд үр дүнтэй хэрэгсэл бөгөөд үзэгчид уг санамж бичгийг хэн хүлээн авч илгээсэнийг сайн мэддэг
Алхам 8. Танилцуулгыг зохио
Тэмдэглэл бичих, илгээх зорилгоо тайлбарлана уу.
Жишээлбэл, "Би үүгээр танд мэдэгдэж байна …". Танилцуулгад уг санамжийн агуулгын хураангуйг оруулах ёстой
Алхам 9. Танилцуулгыг товчхон бичээрэй
Эхний хэсэгт бүх дэлгэрэнгүй мэдээлэл болон/эсвэл нотлох баримтыг оруулах шаардлагагүй.
Хэдэн өгүүлбэр эсвэл богино догол мөр хангалттай байх болно
Алхам 10. Санамж бичгийн биеийн тохиргоог тодорхойл
Танилцуулгын дараа бизнесийн тэмдэглэлд дүгнэлт хийхээс өмнө ихэвчлэн хоёроос дөрвөн догол мөрийг багтаасан байдаг. Агуулга, тохиргоо нь тухайн сэдвээс хамаарна.
Жишээлбэл, та мэдээллийг ач холбогдлоор нь цэгцэлж болно. Эсвэл, хэрэв та үйл явцыг дүрсэлж байгаа бол энэ үйл явцын үе шатуудтай нийцүүлэн тэмдэглэлийн хэсгийг хуваана уу
Алхам 11. Хадмал орчуулга оруулах эсэхээ шийдээрэй
Бизнесийн тэмдэглэл нь тодорхой хэсгүүдээс бүрдэх ёстой. Ихэвчлэн бизнесийн санамж бичгийг тодорхой хуваадаг бөгөөд ингэснээр хүлээн авагч мэдээллийг амархан уншиж, боловсруулж чаддаг. Та дэд хэсгүүдийг шошголох замаар сумны цэгүүдийг ойлгоход нь тэдэнд тусалж чадна.
Алхам 12. Тодорхой хадмал бичээрэй
Дэд хэсэг бүрийн анхаарал төвлөрүүлэгч нь хүлээн авагчид ойлгомжтой байгаа эсэхийг шалгаарай.
Жишээлбэл, төлөвлөсөн оффисын нүүдлийн тухай санамж бичихдээ дараах дэд хэсгүүдийг оруулна уу: "Манай төв оффисын шинэ байршил", "Оффисын хангамжийн чухал чиглэлүүд", "Оффисын нүүлгэн шилжүүлэх ажлын хуваарь"
Алхам 13. Сэдвийн өгүүлбэрийг үндсэн догол мөрөнд оруулна уу
Дэд хэсэг, догол мөр бүрийн эхний өгүүлбэр нь тухайн хэсгийн гол санааг илэрхийлэх ёстой.
Санамж бичгийн догол мөр эсвэл хэсэг бүр зөвхөн нэг санаа дээр төвлөрөх ёстой
Алхам 14. Сумыг ашиглах талаар бодож үзээрэй
Хэрэв та чухал цэгүүдийг тодруулахыг хүсч байвал сум эсвэл жагсаалт нь маш их тустай байж магадгүй юм. Энэхүү формат нь уншигчдыг чухал зүйлд анхаарлаа хандуулахыг уриалж, тэмдэглэлийг илүү хурдан, үр дүнтэй уншихад нь тусалдаг.
Алхам 15. Санамж бичгийг товчхон бичээрэй
Ерөнхийдөө бизнесийн тэмдэглэл нэгээс хоёр хуудаснаас хэтрэхгүй байна.
Хуудасны стандарт хязгаар нь ихэвчлэн хэсгүүдийн хооронд нэмэлт мөргүй нэг зайтай баримт бичигт зориулагдсан болно
Алхам 16. Товч хураангуй догол мөр хэрэгтэй эсэхийг шийдээрэй
Ерөнхийдөө, тэмдэглэл нь хураангуйг шаарддаггүй, ялангуяа нэг хуудаснаас бага бол.
Гэсэн хэдий ч тайлбарласан мэдээлэл нь нарийн төвөгтэй эсвэл тэмдэглэл нь ердийнхөөс урт байвал гол санааг нэгтгэн дүгнэх нь тустай болно
Алхам 17. Төгсгөл хэсэг буюу догол мөрийг оруулна уу
Хэдийгээр танд хураангуй тэмдэглэл хэрэггүй байсан ч гэсэн үүнийг төгсгөлийн өгүүлбэрээр дуусгах хэрэгтэй. Дараахь зүйлийг бодоорой.
- Санамж бичгийн гол мессеж юу вэ? Хүлээн авагч ямар нэгэн зүйл хийхийг хүсч байна уу? Тэд ямар ч өдрөөс хойш хариу өгөх ёстой юу? Хэрэв тийм бол тодорхой хэлээрэй.
- Хэрэв ямар нэгэн арга хэмжээ авах шаардлагагүй бол "Би цаашид ярилцахдаа баяртай байх болно" эсвэл "Асуудал, асуулт байвал надтай холбоо барина уу" гэх мэт энгийн төгсгөлийн өгүүлбэрийг оруулна уу.
Алхам 18. Хэрэв та хүсвэл гарын үсэг зурна уу
Ерөнхийдөө тэмдэглэлийн төгсгөлд нэр, гарын үсэг оруулах шаардлагагүй болно. Гэсэн хэдий ч, өөрийн салбарын бусад санамж бичгийн жишээг дагах нь хамгийн аюулгүй гэдгийг санаарай.
- Хэрэв нөгөөх нь албан ёсоор дуусвал (жишээ нь, “Хүндэтгэсэн, доктор Сари) жишээг дага.
- Энэ нь гарын үсэг зурах шаардлагагүй боловч баримт бичгийн төгсгөлд эхний үсгээ оруулах шаардлагатай байж магадгүй юм.
Алхам 19. Хавсралт байгаа эсэхийг хэлнэ үү
Хэрэв тэмдэглэлд хүснэгт, график, тайлан гэх мэт хавсралтууд байгаа бол тэмдэглэлийн төгсгөлд хавсралтыг дурдахаа мартуузай. Жишээлбэл, "Хавсаргасан: Хүснэгт 1".
- Та мөн тэмдэглэлийн үндсэн хэсэгт байгаа хавсралтыг дурдах ёстой.
- Жишээлбэл, удахгүй болох оффисын нүүдэл хийх талаар ажилчдад мэдэгдэхийн тулд та дараах мэдээллийг бичиж болно: "Бид энэ улирлын эцэс гэхэд шилжих явцыг дуусгах бодолтой байна. Илүү нарийвчилсан хуваарийг хавсаргасан 1 -р хүснэгтээс үзнэ үү.”
Алхам 20. Анхааралтай бичсэн тэмдэглэлийг дахин уншина уу
Илгээхээсээ өмнө дахин уншаад залруулаарай. Өгүүлбэрийн дүрмийн зөв, алдаа мадаггүй, цэг таслалын тэмдэглэгээ хийгээгүй, агуулгыг ойлгоход хялбар эсэхийг шалгаарай.
- Хэрэв цаг хугацаа нь асуудал биш бол эхний засварын дараа хүргэлтийг хойшлуулах талаар бодож үзээрэй. Хэрэв та уг тэмдэглэлийг нэг, хоёр цагийн дараа дахин уншвал анхандаа анзаарагдаагүй байсан алдаануудыг олж мэднэ.
- Хэрэв уг тэмдэглэлд эмзэг мэдээлэл байгаа бол компанийн бодлогыг шалгаад, танд зориулж энэхүү бичгийг хэн хянаж, агуулгыг нь эцэслэн батлахыг харах боломжтой.
