Хэрэв та бизнес эрхэлдэг бол үйлчлүүлэгчдэд захидал бичих шаардлагатай болж магадгүй юм. Та шинэ үйл явдал, онцгой байдлын талаар үйлчлүүлэгчдэд мэдэгдэхийн тулд ямар нэгэн зүйл бичиж болно, эсвэл компанийн нэрийн өмнөөс хэрэглэгчийн гомдолд хариу өгч болно. Захидал бичсэн шалтгаанаас үл хамааран та үргэлж мэргэжлийн хэв маягийг хадгалах ёстой.
Алхам
2 -р хэсгийн 1: Бизнесийн захидал форматлах
Алхам 1. Мэргэжлийн хэвлэмэл хуудас ашиглах
Бизнесийн захидал нь танай компанийн төлөөлөл болно. Тиймээс энэ нь өөр, өндөр чанартай харагдах ёстой. Бизнесийн захидал нь танай компанийн лого эсвэл брендийг агуулсан байх ёстой.
Та Microsoft Word дээр хэвлэмэл хуудасны өнгөт загварыг ашиглан хэвлэмэл хуудас үүсгэж болно. Барааны хэвлэмэл хуудсан дээрх лого эсвэл брендийг ашиглахаа мартуузай
Алхам 2. Үг боловсруулах програмыг нээнэ үү
Та үргэлж компьютер дээр бизнесийн захидал бичих ёстой.
- Шинэ баримт үүсгэж, баримт бичигт 2.5 см -ийн хүрээ тавина.
- Times New Roman, Georgia эсвэл Ariel зэрэг сериф үсгийн маяг ашиглана уу. Үсгийн хэмжээг үргэлж 12 цэгээс хэтрэхгүй, 10 -аас багагүй хэмжээтэй байлгахаа мартуузай. Бизнесийн захидал нь үсгийн сонголт эсвэл үсгийн хэмжээтэй тул уншихад хялбар байх ёстой.
- Баримт бичгийг нэг зайнд тохируулсан эсэхийг шалгаарай.
Алхам 3. Блокуудын хэлбэрийг тохируулна уу
Блок хэлбэр нь бизнесийн захидалд хэрэглэгддэг хамгийн түгээмэл хэлбэр юм. Энэ маягтыг тохируулах, дагаж мөрдөхөд хамгийн хялбар байдаг. Гарчиг бүрийг зэрэгцүүлж, гарчиг бүрийн хооронд нэг зай байх ёстой. Баримт бичгийн доод хэсгээс эхлэн таны бизнесийн захидал дараахь гарчигтай байх ёстой.
- Өнөөдрийн огноо, эсвэл захидал илгээсэн огноо. Огноо нь чухал бөгөөд учир нь үүнийг таны тэмдэглэл болон хүлээн авагчийн тэмдэглэл болгон ашиглаж болно. Үүнээс гадна огноо нь хууль ёсны хэрэглээтэй байж болно. Тиймээс огноог үнэн зөв эсэхийг шалгаарай.
- Буцах хаяг. Энэ хэсэгт стандарт хаягийн хэв маягаар форматлагдсан таны хаягийг оруулсан болно. Хэрэв таны хаяг аль хэдийн хэвлэмэл хуудсан дээр байгаа бол та энэ хэсгийг алгасаж болно.
- Дотоод хаяг. Энэ хэсэгт захидал хүлээн авсан хүний нэр, хаягийг оруулсан болно. Ноён / хатагтай гэдэг үгийг ашиглах нь заавал биш юм. Жишээлбэл, хэрэв та Нина Марлинад захидал бичсэн бол хатагтай бичиж болно. Хэрэв та түүний гэрлэлтийн байдал ямар байгаа талаар сайн мэдэхгүй байгаа бол түүний нэр дээр.
- Хүндэтгэсэн. Мэндчилгээнд "Эрхэм хүндэт хатагтай Марлина" эсвэл "Эрхэм хүндэт Нина Марлина" гэсэн үгсийг ашиглаж болно. Хэрэв та захидлыг хэн уншихыг мэдэхгүй байгаа бол "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгийг ашиглаарай. Та мөн "Сонирхогч талуудад" гэсэн үгийг ашиглаж болно, гэхдээ хэрэв таны үзэгчид хэн болохыг мэдэхгүй бол хамгийн сүүлчийн арга хэрэгсэл болно.
- Захидлын бие. Энэ талаар бид нийтлэлийн дараагийн хэсэгт илүү дэлгэрэнгүй ярих болно.
- Хамгаалах захидал, гарын үсэгтэй. Та "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Мэндчилгээ" гэсэн үгсийг ашиглаж болно.
2 -р хэсгийн 2: Бизнесийн захидал бичих
Алхам 1. Үзэгчдээ тодорхойл
Захидлын хэв маяг нь үзэгчид хэн байхаас үл хамааран үргэлж мэргэжлийн хэвээр байх ёстой. Гэсэн хэдий ч та захидал хүлээн авах хүндээ үндэслэн хэл, үгийн сонголтоо өөрчилж болно. Хэрэв та өөр компанид хүний нөөцийн хэлтэст зориулж бичиж байгаа бол илүү албан ёсны хэл ашиглах шаардлагатай болж магадгүй юм. Гэхдээ хэрэв та тодорхой үйлчлүүлэгчид зориулж бичиж байгаа бол илүү албан бус эсвэл энгийн үг хэллэг ашиглаж болно.
- Үзэгчдийг таних нь үзэгчдийг төөрөгдөлд оруулахаас урьдчилан сэргийлэх болно гэсэн үг юм. Уншигчид тань ойлгохгүй байгаа нэр томъёог ашиглахаас зайлсхий. Үйлчлүүлэгчид танай компанийн сансрын хөтөлбөрт ашигладаг товчлолыг мэдэхгүй байх магадлалтай тул тэдгээрийг үсгээр бичихээс зайлсхий.
- Бизнесийн сайн захидал бичих нэгдүгээр дүрэм бол ойлгомжтой, товч бөгөөд эелдэг байх ёстой.
Алхам 2. Эхний мөрөнд захидлын зорилгыг тайлбарлана уу
Захидлын зорилгыг анхаарч үзээрэй. Энэ нь хотын шинэ хэсэгт байрлах шинэ байршлынхаа талаар үйлчлүүлэгчдэд мэдэгдэх гэсэн хэрэг үү? Энэ нь үйлчлүүлэгчдэд төлөгдөөгүй төлбөр эсвэл үлдэгдлийг сануулах гэсэн хэрэг үү? Эсвэл үйлчлүүлэгчдийн гомдолд хариу өгөх үү? Энэ зорилгыг бодож, захидлын тухай юу болохыг уншигчдад нэн даруй мэдэгдэх эхний мөрийг бичээрэй. Тодорхой бус захидлын зорилгыг бүү бичээрэй. Шууд цэг рүүгээ ор.
- Хэрэв та бизнес эрхлэгчийн хувьд санал бодлоо илэрхийлж байгаа бол "Би" -г ашиглаж эхэл. Хэрэв та компани, байгууллагын нэрийн өмнөөс бичиж байгаа бол "бид" -г ашиглаарай.
- "Энэ захидлаар бид танд мэдэгдэж байна" эсвэл "Энэ захидлаар бид асууж байна" гэх мэт шууд мэдэгдэлд анхаарлаа хандуулаарай. Хэрэв та бизнес эрхлэгчээр захидал бичиж байгаа бол "I" гэсэн мэдэгдлийг ашиглаж болно. Жишээ нь: "Би тантай холбоо барьсан" эсвэл "Би саяхан … тухай сонссон бөгөөд энэ талаар илүү ихийг мэдэхийг хүсч байна."
- Жишээлбэл, хэрэв та (бизнес эрхлэгч) өнгөрсөн сараас хойш төлөгдөөгүй төлбөрийн талаар Нина Марлинад бичсэн бол захидлыг "Та 2015 оны 3 -р сараас хойш дансандаа төлөгдөөгүй үлдэгдэлтэй байгаа тул тантай холбоо барьсан" гэж бичээрэй.
- Эсвэл, хэрэв та компанийн ажилтан бөгөөд компанийн сансрын хөтөлбөртэй холбоотой хэрэглэгчийн гомдлын хариуг бичих гэж байгаа бол захидлыг "Бид Ангараг гаригийн сансрын хөтөлбөртэй холбоотой таны гомдлыг хүлээн авлаа" гэж эхлүүлээрэй.
- Хэрэв та уншигчдад уралдаанд түрүүлсэн, эсвэл төгсөлтийн хөтөлбөрт хамрагдсан гэдгээ мэдэгдэхийн тулд захидал бичиж байгаа бол "Үүнийг танд хэлэхэд таатай байна …" эсвэл "Бид Үүнийг танд хэлэх дуртай … ".
- Хэрэв та муу мэдээ дуулгаж байгаа бол: "Бид танд үүнийг зүрх сэтгэлээрээ хэлж байна …" гэх мэт хэллэгээр эхэл. Эсвэл "Нухацтай судалж үзээд би тэгэхгүй гэж шийдсэн …".
Алхам 3. Идэвхтэй бус идэвхтэй өгүүлбэр ашигла
Бид идэвхгүй дуу хоолойг ердийн яриандаа байнга ашигладаг. Гэхдээ идэвхгүй дуу хоолой нь таны бичвэрийг уйтгартай эсвэл ойлгомжгүй мэт харагдуулдаг. Идэвхтэй өгүүлбэрүүд нь илүү баталгаатай хэлний хэв маягийг харуулдаг тул бизнесийн захидалд илүү үр дүнтэй байдаг.
- Идэвхгүй өгүүлбэрийн жишээ бол: "Би танд ямар гомдол гаргаж чадах вэ?" Өгүүлбэрийн сэдэв болох үйлчлүүлэгч ("та") нь өгүүлбэрийн эхэнд биш харин өгүүлбэрийн төгсгөлд гарч ирдэг.
- Идэвхтэй өгүүлбэрийн жишээ нь: "Таны гомдлыг шийдвэрлэхийн тулд би юу хийж чадах вэ?" Өгүүлбэрийн энэ хувилбар нь идэвхтэй дуу хоолойгоор уншигчдад илүү ойлгомжтой, ойлгомжтой байдаг.
- Идэвхгүй дуу хоолойг ашиглах нь буруу эсвэл тааламжгүй цэгүүдэд анхаарлаа хандуулахгүйгээр зурвасаа дамжуулах сайн арга байж болох юм. Гэхдээ идэвхгүй дуу хоолойг зөвхөн энэ тохиолдолд ашигла. Ерөнхийдөө идэвхтэй дуу хоолой нь бизнесийн захидалд илүү үр дүнтэй байдаг.
Алхам 4. Өмнөх үйл явдлууд эсвэл хэрэв байгаа бол уншигчидтай хийсэн өмнөх харилцаа холбоог үзнэ үү
Та өнгөрсөн сарын эхээр Нина Марлинатай холбоо барьж, төлбөрөө төлөөгүй тухайгаа анхааруулсан байж магадгүй юм. Эсвэл үйлчлүүлэгчид сансрын хөтөлбөрт сэтгэл дундуур байгаагаа өнгөрсөн сард хурал дээр хэлсэн. Хэрэв та өмнө нь уншигчидтай холбоо барьж байсан бол үүнийгээ хэлээрэй. Энэ нь уншигчдад таны өмнөх харилцагчдын талаар сануулж, бизнесийн захидлыг илүү яаралтай, чухал болгох болно.
"Төлөөгүй төлбөрийнхөө талаар миний өмнөх захидлын дагуу …" эсвэл "Гуравдугаар сард төлсөнд баярлалаа" гэх мэт хэллэгийг ашигла. Эсвэл "Тавдугаар сард болсон бага хурлын үеэр сансрын хөтөлбөртэй холбоотой асуудлынхаа талаар сонсох нь маш хэрэгтэй байсан."
Алхам 5. Тусламж хүсэх эсвэл санал болгох
Ажлын харилцааны хэлбэрээр эелдэг байдлаар хүсэлт гаргах эсвэл тусламж үзүүлэх замаар уншигчдад эерэг хэлний хэв маягийг харуул.
- Та үйлчлүүлэгчдээ төлбөрөө төлөхийг оролдож буй бизнес эрхлэгч гэж бодъё. "Төлөөгүй төлбөртөө анхаарал хандуулж байгаад талархаж байна" гэх мэт хэллэгийг ашигла.
- Та компанийхаа өмнөөс бичиж байна гэж бодъё. "Бид тантай болон Хүний нөөцийн албаны даргатайгаа нүүр тулан уулзах хүсэлтэй байна."
- Та уншигчдын асууж болох асуулт, асуултанд хариулах санал тавих ёстой. "Төлбөр тооцооны талаархи асуулт, санаа зовоосон асуудалд хариулахад таатай байх болно" эсвэл "Энэ хөтөлбөрийн талаар танд дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөхийг хүсч байна уу?" Гэж хэллэгийг ашиглана уу.
Алхам 6. Захидлыг нэгтгэн дүгнэ
Таны зүгээс эсвэл уншигчийн зүгээс уриалгыг нэмээрэй. Энэ хүсэлт нь тодорхой хугацаанд төлбөр төлөх хүсэлт эсвэл уншигчтай албан ёсны уулзалт хийх тухай тэмдэглэл байж болно.
- Ирээдүйд захидал хүлээн авагчтай холбоо тогтоохын тулд өгүүлбэр нэмээрэй. Ирэх долоо хоногт төсвийн уулзалтаар уулзахыг тэсэн ядан хүлээж байна. " Эсвэл "Та манай төв байранд зочлохдоо энэ талаар тантай дахин ярилцах болно."
- Захидалдаа оруулсан бүх бичиг баримтаа бичээрэй. "Төлөөгүй төлбөр тооцоог хавсаргасан" эсвэл "Манай орон зайг өргөтгөх програмын хуулбарыг хавсаргав" гэх мэт хэллэгийг нэмнэ үү.
- Захидлыг төгсгөлийн өгүүлбэрээр төгсгө. Үйлчлүүлэгч эсвэл үйлчлүүлэгчийн хувьд "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгийг ашиглана уу.
- Огт танихгүй хүмүүст албан ёсны захидал бичихдээ "Мэндчилгээ" -г ашиглаарай.
- Хэрэв та сайн таньдаг хүнтэйгээ бичиж байгаа эсвэл ажлын харилцаатай байгаа бол "Сайн уу" эсвэл "Чин сэтгэлээсээ" гэсэн үгийг ашиглаарай.
Алхам 7. Үсгийг засна уу
Хэрэв үсгийг зөв бичгийн алдаагаар дүүргэсэн бол болгоомжтой форматлах, бичих нь дэмий хоосон болно!
- Идэвхгүй дуу хоолой ашигладаг өгүүлбэр бүрийг хайж, өгүүлбэрийг идэвхтэй өгүүлбэр болгон өөрчлөхийг хичээ.
- Хэт урт эсвэл ойлгомжгүй, шууд өгүүлбэрт анхаарлаа хандуулаарай. Бизнесийн захидал дээр ихэвчлэн бага байдаг нь илүү сайн байдаг тул боломжтой бол өгүүлбэрийнхээ хугацааг багасга.
