Зөв үсгийн форматыг сонгох нь бичихийг хүсч буй захидлын төрөл, хэнд хандаж байгаагаас хамаарна. Найздаа бичихдээ ашиглаж болох үсгийн формат нь албан ёсны захидал бичих форматаас эрс ялгаатай байх болно. Үүнээс гадна шуудангаар илгээдэг уламжлалт захидлын формат нь имэйлийн форматаас өөр юм. Дараагийн захиагаа бичихдээ ашиглаж болох захидлыг хэрхэн зөв форматлах талаар олж мэдэхийн тулд үргэлжлүүлэн уншаарай.
Алхам
4 -ийн 1 -р арга: Бизнес эсвэл албан захидал форматлах
Алхам 1. Захидлынхаа дээд хэсэгт нэр, хаягаа бичнэ үү
Гудамжны хаяг, хот, муж, шуудангийн кодыг блокоор, зүүн тийш, нэг зайнд оруулна уу.
- Хот, аймаг, шуудангийн кодыг нэг мөрөнд, гудамжны хаягийг тусад нь бичнэ.
- Хэрэв та аль хэдийн энэ мэдээллийг агуулсан хэвлэмэл хуудас ашиглан захидал илгээж байгаа бол энэ алхамыг алгасаарай. Буцах хаягийг хоёр удаа бүү оруулаарай.
Алхам 2. Огноог хаягийнхаа доор бичнэ үү
Захидал бичсэн огноо эсвэл захидал бөглөсөн огноог бичээрэй, энэ нь танд хамаарна.
- Огноог зүүн талд бичсэн бөгөөд энэ нь яг дээр байгаа хаягийг бичихтэй адил юм.
- Огноог "сар-өдөр-жил" форматаар бичнэ үү. Сарыг үсгээр бичээрэй, гэхдээ тоог ашиглан өдөр, жил бичээрэй. Жишээлбэл: 2013 оны 2 -р сарын 9.
Алхам 3. Огноо болон захидлын дараагийн хэсгийн хооронд хоосон мөр үлдээ
Энэ нь хаягийг дараагийн хэсгээс салгаж, уншихад хялбар болгоно.
Алхам 4. Шаардлагатай бол лавлах мөрийг бичнэ үү
Хэрэв захидал нь тодорхой цэгийн лавлагаагаар бичигдсэн бол энэ нь уншигчдад "Re:" -ээр эхэлсэн лавлах мөрийг бичихэд тусална.
- Лавлах мөрүүдийг зүүн тийш нь зэрэгцүүлэн бичсэн бөгөөд зөвхөн нэг мөрөөс бүрдэхийг хичээдэг.
- Захидал, ажлын байрны нээлт, мэдээлэл авах хүсэлт гаргахдаа лавлах мөрийг бичнэ үү.
- Хэрэв та лавлах мөрийг бичиж байгаа бол түүний дараа хоосон мөр үлдээж, лавлагааны мөрийг бусад үсгээс тусгаарлана.
Алхам 5. Хүлээн авагчийн хаягийг бичнэ үү
Хүлээн авагчийн нэр, цол хэргэм, компанийн нэр, гудамжны хаяг, хот, муж, шуудангийн кодыг бичнэ үү.
- Энэ бүх мэдээллийг зүүн зэрэгцүүлж, нэг зайтай байрлуулсан болно. Хүлээн авагчийн нэрийг тусдаа мөрөнд хүлээн авагчийн нэр, компанийн нэр, гудамжны хаягийн хамт бичнэ. Хот, аймаг, шуудангийн кодыг нэг мөрөнд бичнэ.
- Хэрэв та өөр улс руу захидал илгээж байгаа бол тухайн улсын нэрийг том үсгээр хүлээн авагчийн хаягийн доор тусдаа мөрөнд бичнэ үү.
- Боломжтой бол тодорхой хүн рүү захидал илгээж, "Ноён" эсвэл "Ээж" гэх мэт зохих гарчиг бүхий хүний нэрийг бичээрэй. Хэрэв та хүлээн авагчийн хүйсийг мэдэхгүй бол нэрийг нь бичих шаардлагагүй болно.
- Хүлээн авагчийн бүтэн хаягийн доор хоосон мөр үлдээнэ үү.
Алхам 6. Захидлынхаа эхийг эелдэг мэндчилгээгээр эхлүүлээрэй
Нийтлэг мэндчилгээ нь ихэвчлэн "Эрхэм хүндэт ноёнтон" -оор эхэлж, хүлээн авагчийн нэр, овог нэрээр бичигддэг. Хүлээн авагчийн овог нэрийн ард таслал оруулна уу.
- Мэндчилгээг зүүн зэрэгцүүлсэн байдлаар бичнэ.
- Хэрэв та хүлээн авагчийн хүйсийг мэдэхгүй байгаа бол хүлээн авагчид овог нэрээр нь хандаж, эсвэл хүлээн авагчийн ажлын нэрийг овог нэрээр нь бичиж болно.
- Мэндчилгээний дараа хоосон мөр үлдээнэ үү.
Алхам 7. Хэрэв хүсвэл сэдвийн мөрийг бичнэ үү
Мэндчилгээний доор гарчигыг том үсгээр зүүн зэрэгцүүлэн бичнэ үү.
- Сэдвийн мөрийг товч боловч тайлбартай байлга. Зөвхөн нэг мөрөөс бүрдэхийг хичээ.
- Энэ нь уламжлалт бус шинж чанартай тул байнга хэрэглэх ёсгүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.
- Хэрэв та лавлах мөрийг аль хэдийн оруулсан бол сэдвийн мөрийг бүү оруулаарай.
- Хэрэв та гарчгийн мөрийг оруулсан бол гарчигны ард хоосон мөр үлдээнэ үү.
Алхам 8. Захидлынхаа гол хэсгийг захидлынхаа зорилгыг тайлбарласан товч танилцуулгаар эхлүүлээрэй
Захидлын догол мөрүүдийг зүүн тийш нь зэрэгцүүлсэн байдлаар бичсэн боловч догол мөр бүрийн эхлэлийг догол мөрөөр бичнэ.
Алхам 9. Үсгийн урт биетэй захидлын танилцуулгыг дагана уу
Энэ хэсэгт захидлын зорилгыг тайлбарлаж, захидалд бичсэн бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэсэн дүгнэлтийг оруулах ёстой.
Захидлын үндсэн хэсгийг товч бичээрэй. Параграф бүр нэг зайтай боловч догол мөр бүрийн хооронд болон сүүлийн догол мөрний дараа нэг хоосон мөр үлдээнэ
Алхам 10. Захидлаа эелдэг хаалтын мэндчилгээгээр төгсгө
Эелдэг хаалтын мэндчилгээний жишээнд "Хүндэтгэсэн", "Мэндчилгээ" эсвэл "Баярлалаа" гэх мэт орно. Хаалтын мэндчилгээг зүүн тийш харуулаад таслал бичихээ бүү мартаарай.
Хаалтын мэндчилгээний эхний үгийн эхний үсгийг л томоор бичнэ
Алхам 11. Хаалтын мэндчилгээг өөрийн нэрээр дагана уу
Гэсэн хэдий ч бүтэн овог нэрээ бичихийн өмнө хаалтын мэндчилгээний доор гурван хоосон мөр үлдээж, доорх мөрөнд ажлын байрны нэрийг бичээрэй.
Алхам 12. Захидлынхаа төгсгөлд хавсралтыг жагсаана уу
Хэрэв та хавсралт хавсаргаж байгаа бол нэр, гарчгийнхаа доор нэг мөрөнд "Хавсралт" / "Хавсралт" гэж бичээд, захидалд багтсан хавсралтуудаа бичээрэй.
- Хэрэв та хавсралт оруулахгүй бол энэ нь заавал байх албагүй гэдгийг анхаарна уу.
- Хавсралтуудыг зүүн зэрэгцүүлж, нэг зайтай байрлуулна.
Алхам 13. Хэрэв хүсвэл бичгийн машины эх үсгийг оруулна уу
Хэрэв өөр хүн захидал бичиж байгаа бол та бичиж байгаа бол хавсралтын доор нэг мөрөнд захидлынхаа хамгийн доод талд бичигчийн овог, нэрийг бичээрэй.
Алхам 14. Хэвлэсний дараа захидалд гарын үсэг зурна уу
Захидалд хаалтын мэндчилгээ болон таны нэрийн хооронд үзэг зурна уу. Үзэг бүхий захидалд гарын үсэг зурах нь хүлээн авагч танд энэ захидлыг илгээхэд өөрийн цаг заваа зарцуулж байгаа бөгөөд энэ нь чухал гэдгийг харуулж байна.
4 -ийн 2 -р арга: Ойр дотны найз эсвэл хамаатан садандаа захидал форматлах (хувийн захидал)
Алхам 1. Огноог бичнэ үү
Захидлын баруун дээд хэсэгт захидал бичсэн огноо эсвэл дууссан огноог оруулна уу.
- Огноог "сар-өдөр-жил" форматаар бичнэ үү. Сарыг үсгээр бичих нь ихэвчлэн стандарт форматтай байдаг боловч энэ төрлийн үсгийн хувьд та огноог бүхэлд нь тоогоор бичиж болно.
- Огноог зөв зэрэгцүүлэн бичсэн болно.
Алхам 2. Нөхөрсөг мэндчилгээ бичээрэй
"Эрхэм хүндэт" мэндчилгээ нь хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг мэндчилгээ хэвээр байгаа боловч хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамаарч та хүлээн авагчийн нэрийг ямар ч албан ёсны шаардлагагүйгээр бичиж болно.
- Мэндчилгээг зүүн тийш нь зэрэгцүүлээд дараа нь таслалаар бичнэ.
- Найз эсвэл хамт ажиллагсаддаа бичихдээ ихэвчлэн зөвхөн тэдний нэрийг бичиж болно. Жишээлбэл: "Эрхэм хүндэт Жэйн".
- Илүү хувийн захидал авахын тулд та "Эрхэм хүндэт" гэсэн үгийг "Сайн уу", "Сайн уу" эсвэл "Хөөе" гэх мэт энгийн мэндчилгээгээр сольж болно.
- Хэрэв та эцэг эх эсвэл үнэхээр хүндэтгэх шаардлагатай байгаа хүнд бичиж байгаа бол хүлээн авагчийн хувийн нэр, овог нэрийг оруулна уу. Жишээлбэл: "Эрхэм хүндэт хатагтай Робертс"
- Мэндчилгээ болон захидлын үндсэн текстийн хооронд хоосон мөр үлдээ.
Алхам 3. Захидлынхаа үндсэн текстийн танилцуулга, бие/бие, дүгнэлтийг бичнэ үү
Танилцуулга, дүгнэлт нь тус бүрдээ нэг л богино догол мөр байх ёстой боловч захидлын хэсэг нь ихэвчлэн хамаагүй урт байдаг.
- Захидлын үндсэн текстийг зүүн зэрэгцүүлсэн байдлаар байрлуулсан боловч догол мөр бүрийн эхний мөрийг догол мөрөнд оруулна.
- Захидлын үндсэн текстийг бүхэлд нь нэг зайтай бичнэ. Та ихэвчлэн хувийн захидалдаа параграфуудын хооронд догол мөр үлдээдэггүй, гэхдээ хэрэв энэ нь таны захиаг уншихад хялбар болгож өгвөл хийж болно.
- Үндсэн текстийн сүүлийн өгүүлбэрийн дараа хоосон мөр үлдээж үндсэн текстийг хаалтын мэндчилгээнээс салгах хэрэгтэй.
Алхам 4. Тохирох хаалтын мэндчилгээгээр хаах
"Хүндэтгэсэн" гэдэг үгийг ихэвчлэн хувийн захидал бичихэд ашигладаг хэвээр байна. Хэрэв захидал хангалттай энгийн байвал та уламжлалт бус хаалтын мэндчилгээ оруулж болно. "Дараа уулзъя!" Гэх мэт зүйлийг туршиж үзээрэй. эсвэл "Дараа уулзъя!" Хэрэв та дотны найздаа бичвэл.
- Хаалтын мэндчилгээний дараа таслал бичээрэй, гэхдээ дараа нь нэрээ битгий бичээрэй.
- Хаалтын мэндчилгээг үсгийн толгойтой зэрэгцүүлэн бичсэн болно.
Алхам 5. Захидалдаа гарын үсэг зурна уу
Хаалтын мэндчилгээний доор захидалдаа гарын үсэг зурна уу. Ихэвчлэн таны нэрийг принтер дээр хэвлэхээс илүү гараар бичдэг.
Хэрэв та захидал хүлээн авагчтай ихэвчлэн бие биенийхээ нэрийг дууддаг бол та зүгээр л нэрээ бичээд дуусгаж болно. Гэсэн хэдий ч хэрэв хүлээн авагч таныг овог нэрээсээ мэдэхгүй байж магадгүй, овог нэрээ оруулаарай
4 -ийн 3 -р арга: Албан ёсны эсвэл бизнесийн имэйлийг форматлах
Алхам 1. И -мэйлийнхээ зорилгын талаар товч боловч үнэн зөв тайлбар бичиж эхэл
Энэхүү тайлбар нь имэйлийн үндсэн хэсэгт биш харин таны имэйлийн гарчигт байгаа болно.
Хэрэв таны имэйлийг имэйл хүлээн авагч хүлээж байсан бол энэ тайлбарыг зөвхөн хэлэлцэж буй сэдвийн лавлах болно. Хэрэв энэ имэйлийг хүлээхгүй бол тайлбар бичих нь жаахан хэцүү байж магадгүй юм. Тайлбар бичих зорилго нь уншигчид таны имэйлийг нээж уншихад таны имэйлийн талаар юу болохыг таах боломжийг олгодог. Энэ нь тайлбар нь уншигчдад таны имэйлийг нээж унших сэдлийг өгөх ёстой гэсэн үг юм
Алхам 2. Албан ёсны мэндчилгээгээр имэйл бичиж эхлээрэй
Энэ нь ихэвчлэн "Эрхэм хүндэт" гэж эхэлдэг бөгөөд дараа нь имэйл хүлээн авагч эсвэл таны имэйл илгээж буй компанийн албан ёсны нэрийг бичдэг.
- Боломжтой бол тодорхой хүлээн авагчид захидал илгээнэ үү. Нэрээ нууцалсан хүлээн авагчид захидал илгээхээс зайлсхий. Хэрэв өөр сонголт байхгүй бол "Энэ нь хэнд хамаатай вэ" гэсэн үгийг ашиглана уу.
- Үнэндээ мэндчилгээний дараа хэрэглэх хамгийн тохиромжтой цэг таслал нь бүдүүн гэдэс хэвээр байна. Гэсэн хэдий ч өнөө үед ихэнх хүмүүс мэндчилгээний дараа албан ёсны имэйл бичихдээ таслал ашигладаг.
- Хэрэв та хүлээн авагчтай "Ээж" эсвэл "Эцэг" гэж мэндчилэхээ мэдэхгүй байгаа бол хүлээн авагчийн бүтэн нэрийг бичээрэй.
- Албан ёсны мэндчилгээний дараа хоосон мөр үлдээнэ үү.
Алхам 3. Захидлын үндсэн текстийг товч боловч мэдээлэлтэй байлга
Аливаа үсгийн нэгэн адил үндсэн текст нь танилцуулга, үндсэн хэсэг, дүгнэлтийг агуулсан байх ёстой. Биеийн хэсэг гэх мэт бүх эд ангиудыг аль болох богино, нарийвчлалтай байлга.
- Үндсэн текстийг зүүн зэрэгцүүлсэн байна.
- Догол мөр бүрийн эхэнд догол мөр оруулах шаардлагагүй.
- Үндсэн текст нь нэг зайтай боловч догол мөр бүрийн хооронд болон сүүлийн догол мөрний дараа хоосон мөр үлдээнэ үү.
Алхам 4. Эелдэг хаалтын мэндчилгээ ашиглана уу
Захидлынхаа үндсэн текстийн ард "Хүндэтгэсэн" эсвэл бусад эелдэг мэндчилгээг бичээд таслалаар дагана уу.
- Хаалтын мэндчилгээг зүүн тийш нь бичиж, мэндчилгээний эхний үгийн эхний үсгийг л томоор бичихээ бүү мартаарай.
- Бусад албан ёсны хаалтын мэндчилгээнд "Баярлалаа", "Мэндчилгээ", "Мэндчилгээ" зэрэг орно.
Алхам 5. Хаалтын мэндчилгээний доор нэрээ бичнэ үү
Цаасан дээр бичсэн/хэвлэсэн захидлуудаас ялгаатай нь та имэйлээ үзэгээр гарын үсэг зурах боломжгүй болно.
Таны нэрийг зэрэгцүүлсэн байдлаар үлдээсэн байна
Алхам 6. Холбоо барих мэдээллээ доод хэсэгт бичнэ үү
Нэрийнхээ ард хоосон мөр үлдээж, өөрийн биеийн хаяг, утасны дугаар, имэйл хаяг, хэрэв байгаа бол вэбсайт эсвэл блогоо бичнэ үү.
Бүх мэдээллийг зүүн зэрэгцүүлж, нэг зайнд бичсэн болно. Холбоо барих мэдээлэл бүрийг тусдаа мөрөнд бичнэ
4 -ийн 4 -р арга: Найз нөхөддөө зориулсан имэйлийг форматлах
Алхам 1. И -мэйлийн сэдвийн хэсэгт имэйлийнхээ сэдвийг товч боловч нарийвчлан бичиж эхэл
Энэхүү тодорхойлолт нь хүлээн авагчдад таны имэйлийг нээхээс өмнө түүний сэдвийг нэг дороос мэдэх боломжийг олгодог бөгөөд тэдэнд хангалттай мэдээлэл өгч, ингэснээр таны имэйлийн тухай юу болохыг таах боломжтой болно.
Алхам 2. И -мэйлийн текст хэсэгт эелдэг мэндчилгээ, мэндчилгээ бичиж эхэл
Та "Эрхэм хүндэт" гэх мэт эелдэг мэндчилгээг бичиж болно. Үүнийг хүлээн авагчийн нэрээр дагана уу.
- Мэндчилгээг зүүн зэрэгцүүлсэн байдлаар бичнэ.
- Хэрэв та дотны найз руугаа захидал бичиж байгаа бол мэндчилгээг замаас нь холдуулж, тэдний нэрийг эхлээд таслалаар эхлүүлж болно.
- Таны мэндчилгээ болон имэйлийнхээ хооронд хоосон мөр үлдээгээрэй.
Алхам 3. Имэйлийнхээ үндсэн хэсэгт бичнэ үү
Бүх төрлийн захидлын нэгэн адил таны имэйлийн үндсэн хэсэг нь танилцуулга, үндсэн хэсэг, дүгнэлтийг агуулсан байх ёстой. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та дотны найздаа имэйл бичиж байгаа бол энэ төрлийн формат шаардлагагүй байж магадгүй юм.
Алхам 4. Имэйлээ төгсгөлийн мэндчилгээгээр дуусга
Найздаа зориулсан имэйлийг хаахдаа хаалтын мэндчилгээ албан ёсны байх албагүй боловч энэ нь таны имэйл дуусч байгаагийн шинж тэмдэг байх ёстой.
Хэрэв та маш дотны найз руугаа захидал бичиж байгаа бол хааяа мэндчилгээ бичихийн оронд имэйлээ нэрээр нь дуусгах нь зүгээр юм
Зөвлөмж
- АНУ дахь албан бичиг, Их Британи (Их Британи) дахь албан бичгийн хооронд ялимгүй ялгаа байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй. Их Британид буцах хаяг, огноог зөв зэрэгцүүлсэн бөгөөд хэрэв байгаа бол сэдвийн мөрийг төвд байрлуулна. Түүнчлэн огноог “өдөр-сар-жил” форматаар бичдэг бөгөөд мэндчилгээний дараа цэг таслал бичдэггүй, хоёр цэгээр бичдэггүй.
- Хэрэв та энд тайлбарласан форматыг дургүй байгаа бол үүнийг заримдаа блок формат гэж нэрлэдэг бол та өөрчилсөн блок болон хагас блок форматыг ашиглаж болно. Эдгээр форматууд нь үндсэндээ ижил мэдээллийг агуулдаг бөгөөд зөвхөн байршлууд нь өөр өөр байдаг.
