Өдөр тутмын хөтөлбөр нь үйл ажиллагааг хуваарийн дагуу гүйцэтгэхэд тусалдаг, жишээлбэл, чухал уулзалтуудыг хийх, даалгавраа биелүүлэх, хөгжилтэй үйл ажиллагаа хийх, ажлаа эцсийн хугацаанд дуусгах. Гэсэн хэдий ч, өдөр бүр хэлэлцэх асуудлаа ашиглах зуршилтай болох нь амар биш, учир нь та тэмдэглэл хөтөлж, хаа сайгүй авч явах ёстой. Хэлэлцэх асуудлаа өдөр тутмынхаа нэг хэсэг болгон хялбар, үр ашигтайгаар ашиглаж хэвшихийн тулд дараах зааврыг уншина уу.
Алхам
2 -р хэсгийн 1: Хөтөлбөрийг зөв сонгох
Алхам 1. Та хэлэлцэх асуудлаа юунд ашиглаж байгаагаа бодож үзээрэй
Хэрэглэгчийн мэргэжил, хувийн онцлогоос хамааран янз бүрийн хөтөлбөрүүд байдаг. Хөтөлбөрийг сонгохдоо та янз бүрийн ажлуудыг бүртгэх хүснэгтийг багтаасан дэвтэр эсвэл хэвлэмэл хөтөлбөрийг ашиглаж болно. Та хэлэлцэх асуудлаа яагаад, юуны тулд ашиглахыг хүсч байгаагаа урьдчилан бодож үзээрэй. Хэрэв хэлэлцэх асуудал нь өдөр тутмын үйл ажиллагааг төлөвлөх цорын ганц хэрэгсэл байх юм бол зөвхөн нэг хөтөлбөрийг ашиглаарай. Нэгээс олон хөтөлбөрийг ашиглах нь ойлгомжгүй, ашиг багатай байх хандлагатай байдаг. Хамгийн тохиромжтой хөтөлбөрийг тодорхойлохын тулд дараахь зүйлийг анхаарч үзээрэй.
- Би утасны дугаараа хэлэлцэх асуудалд оруулах шаардлагатай юу?
- Би хэлэлцэх асуудлаа зөвхөн хурлын хуваарийг бичихэд ашиглах гэж байна уу?
- Надад нэг жилээс илүү үргэлжилсэн хэлэлцэх асуудал хэрэгтэй байна уу?
- Хөтөлбөр нь миний ихэвчлэн ашигладаг тэмдэглэлийг орлож чадах уу, жишээлбэл: өдөр тутмын ажлын хуваарь?
- Би ердийн дэвтэр эсвэл олон онцлогтой, хүснэгтийн хөтөлбөр ашиглах уу?
- Надад халаасандаа багтах жижиг хөтөлбөр эсвэл хурлын тэмдэглэл хөтлөх хангалттай том хөтөлбөр хэрэгтэй байна уу?
- Би хуваарийг өдөр бүр тэмдэглэх гэж байна уу эсвэл зөвхөн амралтын өдрүүдэд хийх ёстой зүйл үү?
Алхам 2. Шаардлагатай бол хэлэлцэх асуудлаа сонгоно уу
Оффисын хангамж, бичгийн хэрэгсэл, хуанли эсвэл онлайнаар зардаг дэлгүүрээс хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг хайж олоорой. Хэлэлцэх асуудлын үнэ маш олон янз байдаг. Гоо зүйн талыг анхаарч үзэхээс гадна хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад ном, хүснэгтийн форматыг хуваарилах ажлыг нэн тэргүүнд тавь. Амьдралын хэв маяг, өдөр тутмын үйл ажиллагааныхаа дагуу дуртай хөтөлбөрөө сонгоорой.
Алхам 3. Гоо зүйн талыг анхаарч үзээрэй
Чиг үүргийг эрэмбэлэхээс гадна сонирхол татахуйц, тааламжтай хөтөлбөр нь хэлэлцэх асуудлаа ашиглахад таатай болгодог. Та энгийн хар хавтас эсвэл сонирхолтой зураг, дизайн бүхий өнгөлөг хавтас бүхий энгийн хөтөлбөрийг сонгож болно. Гоо зүйн тал нь компанид давамгайлж буй ажлын ёс зүйтэй нийцэж байвал ашигтай байх болно.
Мөн хэлэлцэх асуудлын зөвхөн гадна талаас нь бус гоо зүйн талаас нь анхаарч үзээрэй. Олон хүмүүс доторлогоотой хуудаснаас илүү энгийн хуудастай хөтөлбөрийг илүүд үздэг. Бусад нь тэгш хэмтэй хүснэгт эсвэл тохируулахад хялбар зохион байгуулалт шаарддаг. Танд тодорхой дүр төрхтэй өөр хөтөлбөр хэрэгтэй байж магадгүй юм. Хөтөлбөрөө өдөр бүр ашиглах талаар сэтгэл хөдөлгөхийн тулд гоёмсог хавтас, дотоод засал чимэглэлтэй хөтөлбөрөө сонгоорой
Алхам 4. Үзэг, харандаа бэлтгэ
Хөтөлбөр нь тэмдэглэл хөтлөхөд ашиглагдвал илүү ашигтай байх болно. Харандаа, үзэгээ бэлдэж, бичих, эсвэл мөрийн хөтөлбөрөө бичээрэй, жишээлбэл:
- Таны цүнх эсвэл зөөврийн компьютерын цүнхэнд
- Гар цүнхэнд
- Оффисын ширээн дээр
- Гэрийн ширээн дээр
- Утасны ойролцоо
- Хэрэв та бичгийн хэрэгслүүдээ ихэвчлэн алддаг бол харандаагаа өдөр тутмынхаа асуудалд оруулах эсвэл харандаа бариулсан зохион байгуулагчийг ашиглаарай.
2 -р хэсгийн 2: Хөтөлбөрийг үр дүнтэй ашиглах
Алхам 1. Хэлэлцэх асуудлаа өдөр бүр ашиглах бодолтой байна
Хүчтэй үүрэг хүлээсэн хүмүүс амлалтаа илүү сайн биелүүлэх чадвартай байдаг. Дадал зуршлаа өөрчлөх нь тийм ч хялбар биш боловч та жижиг зүйлийг шинэ аргаар хийх бодолтой байгаагаа өөртөө хэлснээр шинэ зуршил бий болгож чадна.
Хэрэв та нэг зуршилд нэг удаад анхаарлаа хандуулбал сайн зуршил бий болоход хялбар болно гэдгийг санаарай. Таныг дарах шинэ зуршлыг бүү бий болго. Одоогоор хэлэлцэх асуудлаа ашиглах зуршил бий болгоход анхаарлаа төвлөрүүл
Алхам 2. Хэлэлцэх асуудлаа ашиглахыг найздаа хэлээрэй
Хүмүүс шийдвэрээ мэддэг, бие биенээ дэмждэг нийгэмд шинэ дадал зуршлаа илүү хялбарчлах хандлагатай байдаг. Найз эсвэл хамтран ажиллагчтайгаа санаа бодлоо хуваалцаарай. Хэрэв таны найзууд ижил сайн зуршлыг бий болгохыг хүсч байвал тэмдэглэл хөтлөхийг бие биедээ сануулж болно.
Алхам 3. Хэлэлцэх асуудлаа өдөр бүр нэг газар тавь
Хөтөлбөрийг гэртээ болон ажил дээрээ цорын ганц хуанли болгон ашиглаарай, учир нь хэрэв та хоёр хөтөлбөрийг ашиглавал хуваарь гаргахад хэцүү байх болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь тууштай байдлыг шаарддаг, учир нь та гэртээ болон ажил дээрээ хийж буй бүх үйл ажиллагааг бүртгэх ёстой. Эргэн тойрон хайх шаардлагагүй тул ажлынхаа нэг, гэртээ өөр газрыг сонгож, мөрийн хөтөлбөрөө тавь. Тогтвортой байдал нь энэ зуршлыг бий болгох хүчин зүйл болдог тул хэлэлцэх асуудлаа өөр газар бүү тавь.
- Гэртээ мөрийн хөтөлбөрөө хийх хамгийн тохиромжтой газар бол утасныхаа хажууд, цүнхэндээ, утас, машины түлхүүрийн ойролцоо байх болно.
- Ажлын төлөвлөгөөгөө оффис дээр тавих зөв газар бол таны ширээн дээр, ширээнийхээ үндсэн шүүгээнд, утасныхаа хажууд эсвэл цүнхэндээ байх болно.
Алхам 4. Ажилдаа явах, буцахдаа хэлэлцэх асуудлаа үргэлж авч явахыг сануулахын тулд тэмдэглэл хийгээрэй
Та мөрийн хөтөлбөрөө дөнгөж ашиглаж эхлэхдээ гэртээ эсвэл ажил дээрээ үлдээсэн байж магадгүй юм. Үүнээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд сануулагчийг бичээд гэр, оффис дээрээ харагдахуйц газар байрлуул. Судалгаанд үндэслэн тодорхой зан үйлийг төлөвшүүлэх нэг үр дүнтэй арга бол жижиг цаасан дээр бичсэн сануулагчийг ашиглах явдал юм. "Та мөрийн хөтөлбөрөө авчирсан уу?" Гэсэн сануулгыг өөртөө тохируулж өөрөө хий. харагдахуйц газар, жишээ нь:
- Зөөврийн компьютер дээр
- Ширээн дээр
- Утасны хажууд
- Хаалган дээр
- Гал тогооны ширээн дээр
- Угаалгын өрөөний толинд
- Хэрэв та ажилдаа ирэх, буцахдаа мөрийн хөтөлбөрөө авч явдаг бол сануулагч гаргаарай.
Алхам 5. Бүх мэдээллийг хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулах
Хэлэлцэх асуудлын төлөвлөгөөг гаргасны дараа та маш их мэдээллийг бүртгэх ёстой, жишээлбэл: төлөвлөсөн уулзалт, дуусаагүй ажил болон бусад зүйлийг урьдчилан төлөвлөсөн болно. Энэ бүх мэдээллийг бичихэд 1-2 цаг зарцуулаарай. Энэ арга нь таныг хэлэлцэх асуудлаа зөв ашиглаж, сайн цагийн хуваарь гаргахад дасгадаг. Хэлэлцэх асуудалд анхаарах зүйлс, жишээлбэл:
- Гэр бүлийн гишүүд, найз нөхөд, хамт олон, үйлчлүүлэгчдийн холбоо барих мэдээлэл
- Оффис дээр уулзах хуваарь
- хичээлийн хуваарь
- Оффисын ажил эсвэл сургуулийн ажлын эцсийн хугацаа
- Ажлын хуваарь (хэрэв ажлын цаг байнга өөрчлөгдөж байвал)
- Ерөнхий эмч, шүдний эмчтэй уулзах
- Хайртай хүмүүсийн төрсөн өдөр
- Оффис дахь чухал үйл ажиллагаа
- Хувийн онцгой арга хэмжээ
- Хобби эсвэл хичээлээс гадуурх үйл ажиллагааны чухал огноо, жишээлбэл: төгөлдөр хуурын тоглолт эсвэл йогийн дасгалын хуваарь
Алхам 6. Өглөө бүр хэлэлцэх асуудлаа уншаарай
Өглөө бүр ажилдаа явахаасаа өмнө цаг заваа гаргаж, хийх ёстой уулзалт, уулзалт, ажлуудын хуваарийг тодорхойл. Хуваарьт оруулах шаардлагатай, дууссан эсвэл дахин төлөвлөх шаардлагатай ажил байгаа эсэхийг санах цаг гаргах. Өглөө бүр хуваариа шалгаж байгаарай, ингэснээр та оффис дээр очсоныхоо дараа ажлын цагаа илүү үр дүнтэй ашиглах боломжтой болно.
Алхам 7. Ажлаа тарахаасаа өмнө хэлэлцэх асуудлаа уншаарай
Ажлаас гарахаасаа өмнө хэлэлцэх асуудлаа дахин нэг удаа уншиж төлөвлөсний дагуу өдөр тутмын бүх ажлаа хийж дуусгасан эсэхээ шалгаарай. Ирэх долоо хоногт тэмдэглэх шаардлагатай зүйл байгаа эсэхийг бодоорой. Ажлын хариуцлагаа биелүүлэхэд хялбар болгох үүднээс хөтөлбөрийнхөө тэмдэглэлийг шинэчилж хэвшээрэй.
Алхам 8. Өөрийгөө өдөөх эерэг арматурыг ашигла
Хэлэлцэх асуудлаа ачаалал, үүрэг гэж бус өдөр тутмын амьдралдаа эерэг зүйл гэж бодоорой. Даалгавраа дуусгасны дараа өөрийгөө шагнах хөтөлбөрийг ашиглаарай. Эцэст нь та даалгавраа дуусгах гэж оролдох болно, учир нь та дууссан ажлын хуваарийг давах нь ямар сайхан болохыг мэдрэхийг хүсч байна. Эерэг арматурын хувьд дараахь зүйлийг хий.
- Дууссан даалгавар, уулзалтыг таслах. Хэрэв танд сайн биш байгаа бол дуусгасан бүх ажлаа дахин уншиж, хийсэн зүйлээрээ бахархаарай.
- Зарим ажлыг дуусгасныхаа төлөө өөрийгөө шагнана уу. Жишээлбэл: 5 даалгавраа гүйцэтгэж эсвэл тодорхой зорилгод хүрснийхээ дараа дуртай кофе ууж эсвэл тайван алхаарай. Энэ нь таныг мөрийн хөтөлбөрөө ашиглах, ажлаа чадах чинээгээрээ хийх урам зоригийг нэмэгдүүлэх болно.
- Хөтөлбөрийг уншиж байхдаа хөгжилтэй зүйл хий. Хэлэлцэх асуудлаа шалгахдаа хэт их ачаалал авахын оронд ажлын бүтээмжийг дэмжих хэрэгсэл болгон хэлэлцэх асуудлаа ашиглаарай. Хөгжилтэй үйл ажиллагаа явуулахдаа хэлэлцэх асуудлаа уншиж хэвшээрэй, ингэснээр та илүү эерэг сэтгэгдэл төрүүлж, сөрөг мэдрэмжийг арилгана. Жишээлбэл: өглөө эсвэл ажлаасаа ирэхээсээ өмнө хэлэлцэх асуудлаа унших бүртээ аяга кофе, шоколад идээрэй, эсвэл дуртай дуугаа сонсоорой. Энэ арга нь тархийг эерэг сэтгэл хөдлөлийг өдөөдөг зүйлтэй холбож өгдөг.
- Хэрэв та долоо хоногийн турш хэлэлцэх асуудлаа тууштай ашиглаж чадвал онцгой шагнал өг. Хөтөлбөрийг дөнгөж эхэлж буй хүмүүст өдөр тутмын хөтөлбөрөө хөтлөх, өдөр бүр тэмдэглэл хөтлөхөд илүү их урам зориг шаардагддаг. Хэрэв та үүнийг долоо хоногийн турш хийж чадвал өөртөө онцгой бэлэг өг, жишээ нь: зайрмаг идэх, кино үзэх, найзтайгаа кофе уух. Хэдэн долоо хоногийн дараа та хэлэлцэх асуудлаа авч явах, ашиглахад дасах болно.
- Чухал ажлын талаар тэмдэглэл хөтлөх гэх мэт эерэг зүйлсийг бич. Шинэ дадал зуршлыг хөнгөвчлөхийн тулд хөгжилтэй үйл ажиллагаа (найзуудтайгаа өдрийн хоол хийх гэх мэт) болон тааламж багатай үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг (жишээлбэл: шүдний эмчтэй зөвлөлдөх) сануулахын тулд хэлэлцэх асуудлаа ашиглаарай.
Алхам 9. Шаардлагатай бол хийх ажлын тэмдэглэлээ шинэчилж хэвшээрэй
Өглөө, оройд хэлэлцэх асуудлаа шалгахдаа бүх шинэ мэдээллийг анхаарч үзээрэй, жишээлбэл: дуусгах ажил, уулзалтын хуваарь, уулзалт, эцсийн хугацаа. Мөн шинэ даалгавар гарах бүрт тэмдэглэл хөтөл. Хэлэлцэх асуудлаа тогтмол шинэчилж байх нь цагаа зохицуулж, илүү тайван байх болно. Нэмж хэлэхэд, та санаа зоволтгүй, эргэлзээ төрүүлэхгүй байхын тулд бүртгэгдсэн ажлуудыг санах шаардлагагүй болно.
Хэрэв маш их ачаалалтай даалгавар байгаа бол үүнийг чадварынхаа дагуу дуусгахын тулд тусдаа хуваарь гарга. Ажлын өдрийн дэглэмийг хийж байхдаа дуусаагүй ажлуудынхаа талаар боддог тул урам зоригоо бүү алдаарай
Алхам 10. Тэвчээртэй байгаарай
Шинэ дадал зуршлаа үргэлжлүүлэхэд 1-2 сар шаардагдана. Тэвчээртэй байж, хэрэв та хэзээ нэгэн цагт гэртээ хөтөлбөрөө орхих юмуу эсвэл цагийн хуваариа бичихээ мартсан бол өөрийгөө уучилаарай, учир нь хэсэг хугацааны дараа шинэ зуршил бий болно. Бага зэргийн орхигдуулснаар шинэ зуршил бий болгох чадварыг бууруулдаггүй гэдгийг санаарай.
Хэлэлцэх асуудлаа авчрахаа мартсан тохиолдолд нөөц төлөвлөгөө бэлдээрэй, жишээлбэл, хурлын хуваарийг жижиг цаасан дээр бичээд оффисын ширээн дээр наа. Бүх чухал үйл ажиллагаа, дуусах хугацааг өөртөө сануулахын тулд гар утас эсвэл зөөврийн компьютер дээрээ онлайн сануулагч аппликейшн ашиглаарай
Зөвлөмж
- Хэлэлцэх асуудлаа ачаалал гэхээсээ илүү хэрэгтэй хэрэгсэл гэж үз. Хэрэв та хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг ашиглавал өдөр тутмын ажлаа зохион байгуулах нь илүү хялбар болно. Урт хугацаанд та өдөр бүр хэдэн минут хэмнээд хэдэн цаг хэмнэх боломжтой.
- Эерэг бэхжүүлэлтээр дэмжигдсэн тууштай байдал нь шинэ зуршлыг бий болгоход чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Урам зоригийг хадгалахын тулд хэлэлцэх асуудлаа тогтмол ашиглаж, хэлэлцэх асуудлаа ашиглан олж авсан эерэг зүйлдээ анхаарлаа төвлөрүүлж, шаардлагатай бол өөрийгөө шагнах хэрэгтэй.
- Өөрт таалагдсан, хэрэгцээнд нийцүүлэн мөрийн хөтөлбөрөө сонгоорой. Хүснэгт хэлбэрээр өгөх хөтөлбөрийг худалдаж аваарай, ингэснээр та бүх чухал мэдээллийг бичиж, өдөр тутмынхаа үйл ажиллагааг төлөвлөх боломжтой болно.
