Тодорхой зорилгогүйгээр уулзалтанд урьсан бол хамт ажиллагсад ирэхгүй. Хэрэв та хурлын хэлэлцэх асуудлын дарааллыг тогтоох үүрэгтэй бол хурлаар хэлэлцэх сэдвүүд болон сэдэв тус бүрийг хэлэлцэхэд хэр хугацаа шаардагдахыг зааж өгөхөөс зайлсхий. Үүнийг хамгийн сайн төлөвлөж, хэрэгжүүлснээр илүү сайн үр дүнд хүрэх боломжтой бөгөөд уулзалтад оролцогчид цаг алдахад сэтгэл дундуур байх болно.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Бэлэн болох
Алхам 1. Хамтран ажиллагсдаасаа мэдээлэл аваарай
Хурлын оролцогчид хурлын хөтөлбөрийг тогтооход оролцож байвал илүү их оролцоог мэдрэх болно. Тэднээс хэлэлцэхийг хүсч буй сэдвийг санал болгож, дараа нь хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулахыг хүс.
- Имэйл илгээх эсвэл уулзалтаас хэд хоногийн өмнө уригдах хамт ажилладаг хүнтэйгээ уулзана уу.
- Энэ алхамыг дор хаяж 6-7 хоногийн өмнө хий, ингэснээр тэдэнд хувь нэмэр оруулах цаг үлдэх болно. Хурлын хөтөлбөр хэлэлцэх өдрөөс 3-4 хоногийн өмнө эцэслэн батлагдсан эсэхийг шалгаарай.
Алхам 2. Гол зорилго эсвэл хүрэх хэд хэдэн зорилгоо тодорхойл
Хурал нь тодорхой зорилготой, жишээлбэл шийдвэр гаргах, мэдээлэл хуваалцах, ажлын төлөвлөгөө гаргах эсвэл даалгавраа биелүүлэх явцын талаар тайлагнах зорилгоор зохион байгуулагдсан эсэхийг шалгаарай. Зорилго байхгүй бол хурал хийх шаардлагагүй.
Хурлыг хэд хэдэн зорилгоор зохион байгуулж болно, жишээлбэл урт хугацааны шийдвэр гаргах үндэс болгон ажлын явцыг тайлагнах
Алхам 3. Олон хүмүүст нөлөөлдөг сэдвүүдэд анхаарлаа хандуулаарай
2 хүн оролцсон хангалттай хэлэлцүүлэг бүхий сэдвүүдийг хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулах ёсгүй. Олон хүний оролцоог шаарддаг шийдлүүдийг хайж олоход цаг гарга.
- Жишээлбэл, хэрэв та хамтран ажиллагчтайгаа шинэ даалгавар хэлэлцэхийг хүсч байвал тусдаа уулзалт зохион байгуулаарай (хурлын гадна).
- Хэрэв та хэдхэн хүний шийдэж чадах асуудлыг хэлэлцэхээр хурал хийж байгаа бол тухайн сэдвийг хэлэлцэхэд оролцдоггүй оролцогчид үргэлжлүүлэн ажиллах боломжтой байх ёстой. Энэ нь тэдний ажлын цагийг дэмий үрсэнээс болж урам хугардаг. Тиймээс энэ боломжийг аль болох сайн ашиглаарай, учир нь олон хүнийг хамарсан уулзалт зохион байгуулах нь амаргүй ажил юм.
Алхам 4. Хэлэлцэхийг хүсч буй сэдвийг сонгон шалгаруулах замаар хурлын хөтөлбөрийг зохион байгуул
Бүх сэдвийг хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулах боломжгүй тул хурлаар хэлэлцэх шаардлагатай чухал сэдвүүдийг эрэмбэл.
- Жишээлбэл, та "төслийн эцсийн хэлэлцээр", "явцын тайлангийн танилцуулга", "шинэ төслийн төлөвлөгөө", "санал" -ыг жагсаахыг хүсч болно. Цагийн хязгаарлагдмал байдлаас шалтгаалан та тархины шуурганы хуралдааныг хуралдааны хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулаагүй болно.
- Чуулганы нэгдсэн хуралдаанд бэлтгэхийн тулд үндсэн хөтөлбөрөө хэлэлцэхийн тулд хэд хэдэн хүнтэй уулзалт хийх шаардлагатай эсэхийг бодож үзээрэй.
Алхам 5. Хамгийн чухал сэдвүүдийг эхлээд жагсааж бич
Уулзалт төлөвлөхдөө хамгийн чухал сэдвийг уулзалтын эхэнд тавих нь зөв бодлого юм. Ийнхүү бүх оролцогчид уулзалт эхлэхэд оюун санаа нь цэвэр, бие бялдар сайтай байхад чухал сэдвүүдийг хэлэлцэх боломжтой болдог.
- Жишээлбэл, "шийдвэр гаргах", дараа нь "явцын тайлан танилцуулах" -ыг төлөвлөх (шийдвэр гаргахад явцын тайлан шаардлагагүй бол).
- Нэмж дурдахад, хурлыг эрт дуусгах шаардлагатай эсвэл хурлын зарим оролцогчид хурал дуусахаас өмнө хурлаа орхих шаардлагатай болсон тохиолдолд хамгийн чухал сэдвүүдийг хэлэлцсэн болно.
Алхам 6. Сэдэв бүрийг хамрахын тулд хичнээн хугацаа шаардагдахыг тооцоол
Сэдэв тус бүрийг судлахад хэр хугацаа шаардагдахыг та мэдэхгүй ч гэсэн тооцоолол хийгээрэй. Уулзалт хэр удаан үргэлжлэх, хэдэн сэдвээр хэлэлцэх талаар бодож үзээрэй. Хамгийн чухал сэдвүүдэд илүү их цаг хуваарил.
- Жишээлбэл, явцын тайлан гаргахад 30 минут, хэлэлцүүлэгт 10 минут, шинэ хугацаа тогтооход 10 минут хуваарил.
- Сэдэв тус бүрт цаг хуваарилдаггүй тул ихэнхдээ хурлын хөтөлбөрийг дуусгах боломжгүй байдаг. Хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад орсон бүх сэдвийг эцэс хүртэл хэлэлцэх эсэхийг шалгахын тулд уулзалт болохоос өмнө цагийн хуваарь гарга.
- Нэмэлт цагийг тооцоолохдоо уригдсан хуралд оролцогчдын тоог анхаарч үзээрэй. Хэрэв уулзалтад 15 хүн оролцох бөгөөд та сэдэв тус бүрт 15 минут хуваарилдаг бол энэ нь хүн бүрт нэг сэдвээр ойролцоогоор 1 минут ярих хугацаа өгдөг гэсэн үг юм. Хэдийгээр хүн бүр үг хэлдэггүй байсан ч хуваарилсан хугацаа хэтэрхий богино байсан.
3 -р хэсгийн 2 -р хэсэг: Хурлын хөтөлбөрийг бэлтгэх
Алхам 1. Хурлын хэлэлцэх асуудлын нэрийг бич
Хурлын хэлэлцэх асуудлын гарчгийг ашиглан уншигчид хэлэлцэх сэдвийг агуулсан хөтөлбөрийг уншиж байгаагаа мэдэгдээрэй. Гарчигийг тодорхойлсны дараа хоосон баримт бичгийн дээд талд байрлуулна уу. Энгийн бөгөөд ойлгомжтой гарчгийг сонгоно уу.
- Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудлын гарчгийн жишээ: "Долдугаар сарын хөтөлбөр: Төслийн шинэ санаануудыг хэлэлцэх" эсвэл "2018 оны наймдугаар сарын хөтөлбөр: Төслийн эцсийн хугацааг сунгах".
- Times New Roman эсвэл Calibri гэх мэт бизнесийн фонт ашиглан хурлын хөтөлбөрийг бичнэ үү.
Алхам 2. Уулзалтад оролцож буй оролцогчидтой мэндчилж, талархах цаг гарга
Энэ боломжийг ашиглан оролцогчдод мэндчилгээ дэвшүүлээрэй. Энэ үед та эсвэл өөр хурлын дарга хурлыг нээж, хэлэлцэх гол сэдвүүдийг тайлбарлаж болно.
- Хэрэв уулзалтад оролцогчдын олонх нь бие биенээ танихгүй бол сэтгэл санаагаа хөнгөвчлөхөд цаг гаргаарай.
- Хэрэв та бага хурал гэх мэт чухал уулзалт хийхээр төлөвлөсөн бол хурлыг нээхэд шаардагдах хугацаа ихэвчлэн урт байдаг. Оффисын байнгын уулзалтуудын хувьд нээлтийн хуралдаан ихэвчлэн хэдхэн минут болдог.
- Хурал эхлэхэд хэлэлцэх асуудлын өөрчлөлтийг урьдчилан харах цаг гарга.
Алхам 3. Оролцогчдын сониуч байдлыг өдөөхийн тулд хурлын хөтөлбөрийг асуулт хэлбэрээр оруулах
Та хурлын хөтөлбөрийг хэдхэн үгээр томъёолж байгаа эсэхийг тэд гайхах болно. Асуултууд нь хэлэлцэх сэдвийг илчлэх боломжтой бөгөөд ингэснээр хуралд оролцогчид уулзалтаас өмнө сайтар бодож үзэх боломжтой болно.
- Жишээлбэл, "Төслийн эцсийн хугацааг хэлэлцэж байна" гэж бичихийн оронд "Эрэлт нэмэгдэхийн хэрээр төслийн хугацааг сунгах шаардлагатай юу?"
- Шаардлагатай бол асуултын доор товч тайлбар өгнө үү.
Алхам 4. Сэдэв бүрийн хажууд тооцоолсон хугацааг жагсааж бичнэ үү
Цагийн тооцоо нь хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад ороогүй байж магадгүй ч энэ мэдээлэл нь хамтран ажиллагсаддаа шаардлагатай бол нэмэлт цаг бэлтгэх эсвэл хүсэхэд тусалдаг.
Тэд мөн тайлангаа хуваарилсан хугацаандаа богиносгох цагтай хэвээр байв
Алхам 5. Хэлэлцэх асуудлын сэдэв бүрийн хэлэлцүүлгийн урсгалыг бэлтгэ
Хэлэлцүүлгийн урсгал нь сэдэв бүрийг хэлэлцэх арга юм. Жишээлбэл, төслийн эцсийн хугацааг сунгах талаар ярилцахдаа хүн бүр урьдчилан тодорхойлсон урсгалын дагуу хэлэлцэх болно. Тиймээс уулзалтад оролцогчид бүгд ижил үзэл бодолтой байх болно.
Тухайлбал, хурлаар өсөн нэмэгдэж буй эрэлт хэрэгцээг хангахын тулд төслийн хугацааг сунгах талаар ярилцах болно. Үүний тулд "Өнөөдрийг хүртэлх ажлын явцыг хэлэлцэх 10 минут; Бүтээмжийг хэрхэн нэмэгдүүлэх талаар 15 минут; Эерэг ба сөрөг талыг авч үзэх 10 минут; Хугацаа сунгах эсэхийг шийдэх 5 минут" -аас бүрдсэн хэлэлцүүлгийн урсгалыг бэлтгэ
Алхам 6. Сэдэв бүрийн хэлэлцүүлгийг хэн удирдан явуулахыг шийдээрэй
Сэдвийн хажууд нэрээ оруулаад өөрийгөө бэлдээрэй. Энэ даалгаврыг уулзалтаас хэд хоногийн өмнө тухайн хүнтэй баталгаажуулж, хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулна уу.
Хэрэв та хурлыг эхнээс нь дуустал даргалж байгаа бол хурлын хэлэлцэх асуудлын гарчигт үүнийг жагсаана уу
Алхам 7. Хуралд зочин илтгэгчид байгаа бол цаг хуваарил
Хэрэв уулзалтанд хэд хэдэн зочин илтгэгчид чухал сэдвээр хэлэлцүүлэг өрнүүлэх юм бол та тэдэнд уулзалтын цагийг хуваарилах хэрэгтэй болно. Хөтөлбөрт хуваарь гаргаарай, ингэснээр зочин бүр хэд хэдэн сэдвээр ярилцахыг хүсч байсан ч үг хэлэх боломжтой болно. Тиймээс тэд хүргэх материалыг аль болох сайн бэлтгэж чадна.
Уулзахаас хэд хоногийн өмнө зочин илтгэгч рүү утасдаж, ярилцахыг хүсч буй сэдвийг хэлэлцэхэд хэр хугацаа шаардагдах талаар асуугаарай. Энэ нь хуваарийг зохион байгуулахад туслах бөгөөд ингэснээр тэд хоорондоо зөрчилдөхгүй болно
Алхам 8. Бусад асуудлаар ярилцах цаг гарга
Уулзалтын төгсгөлд энэ хуралдааныг товлох. Энэхүү хуралдааны давуу талыг ашиглан бүх оролцогчдоос хурал дуусахаас өмнө өөр хэлэлцэх зүйл байгаа эсэхийг асуугаарай. Нэмж дурдахад тэд алдсан эсвэл хэлэлцэгдээгүй зүйлийг дамжуулж чаддаг.
- Энэхүү чуулганыг хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулснаар уригдсан хүн хурлын хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулахыг хүссэн зүйлээ оруулаагүй байсан ч хувь нэмрээ оруулах боломжтой гэдгээ мэддэг.
- Энэ хуралдаанд асуулт хариулт өгөх цаг гарга.
3 -р хэсгийн 3 -р хэсэг: Хурлын хөтөлбөрийг эцэслэх
Алхам 1. Уулзалтын зохион байгуулалттай холбоотой дэлгэрэнгүй мэдээллийг жагсаа
Хуралд оролцох боломжтой хүмүүсийн нэрсийн хамт хурлын цаг, огноо, байршлыг хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад бичнэ үү. Ингэснээр тэд урилгыг хүлээн авахдаа уулзалт дээр хэнтэй уулзахаа аль хэдийн мэддэг болсон.
- Хуралд ихэвчлэн оролцдог боловч энэ удаа ирж чадахгүй байгаа оролцогчдын нэрийг оруулах нь зүйтэй. Нэр нь хуралд оролцох боломжгүй гэдгийг тодорхой мэдэгдээрэй.
- Уулзалт хаана болж байгааг мэдэхгүй хүмүүст байршлын газрын зураг хавсаргана уу.
Алхам 2. Уулзахаас өмнө бэлтгэх шаардлагатай зүйлсийг хэл
Тайланг унших, шийдлийг тодорхойлохын тулд мэдээлэл цуглуулах, асуудлыг тодорхойлох гэх мэт урьдчилан бэлдэх шаардлагатай зүйл байгаа бол уригдсан хамтран ажиллагсдад мэдэгдээрэй.
Хурлын бүх оролцогчдод ойлгомжтой, уншихад хялбар болгохын тулд энэхүү мэдээллийг хурлын хөтөлбөрийн доод хэсэгт тод эсвэл өнгөт үсгээр оруулна уу
Алхам 3. Алдаа гаргахгүйн тулд тараахаасаа өмнө хурлын хөтөлбөрийг сайтар шалгаж үзээрэй
Уулзалтын хөтөлбөр нь уригдсан хүмүүст чухал ач холбогдолтой юм. Хуваарилахаасаа өмнө хурлын хэлэлцэх асуудлуудыг шалгаж, мэдээллийг бүрэн, зөв бичсэн, алдаагүй бичсэн эсэхийг шалгаарай. Ажлын өндөр ёс зүйг харуулахаас гадна нарийн ширийн зүйлд анхаарлаа хандуулж, үнэлж байгаагаа харуулдаг.
Алхам 4. Хурлаас 3-4 хоногийн өмнө хэлэлцэх асуудлаа тараана
Урилгыг хүлээн авсан хамт олон хэдхэн хоногийн өмнө хурлын хөтөлбөрийг уншсан бол бэлтгэл хийх цагтай хэвээр байгаа боловч үүнийг үл тоомсорлох магадлал байгаа тул эртхэн илгээж болохгүй.
Хэрэв та хурлын үеэр чухал уулзалт хийхийг хүсч байвал хэлэлцэх асуудлаа хэдэн сарын өмнө бэлдээрэй
Зөвлөмж
- Word програмд байгаа уулзалтын хөтөлбөрийн форматыг ашиглана уу. Баримт бичиг үүсгэх олон програмууд, тухайлбал Microsoft Office, Mac -д зориулсан хуудас гэх мэт. хувийн болон мэргэжлийн баримт бичгийн форматаар хангадаг, жишээлбэл уулзалтын хөтөлбөрийг хурдан, хялбар зохион байгуулах.
- Хэрэв танай компанид уулзалтын хөтөлбөрийн стандарт хэлбэр байгаа бол энэ форматыг ашиглана уу.
- Хурал нь урьдчилан тогтоосон хуваарийн дагуу явагдаж байгаа эсэхийг шалгаарай, гэхдээ уян хатан байгаарай. Та цагийг ойр ойрхон шалгаж уулзалтыг хянах хэрэгтэй. Хэрэв эхний хэлэлцэх асуудлын хэлэлцүүлэг дууссан бол дараагийн хэлэлцэх асуудлаа хэлэлцэн хурлаа үргэлжлүүлэхийг оролцогчдод шууд хэл. Та "Уулзалт товлосон цагтаа дуусахын тулд бид дараагийн сэдвийг хөндөх болно" гэж эелдгээр хэлж болно.
