Чуулганы хуралдаан бол ижил сонирхолтой хүмүүсийн бие биетэйгээ уулзаж, салбартаа хамгийн сүүлийн үеийн санаа бодлоо солилцох хамгийн тохиромжтой газар юм. Бага хурлыг ихэвчлэн боловсролын байгууллагууд, компаниуд, шаталсан маркетингийн бүлгүүд, шашны бүлгүүд болон бусад хүмүүс тогтмол зохион байгуулдаг. Хэрэв та бага хурал зохион байгуулахыг хүсч байвал эхлээд хийх ёстой нарийн ажлын төлөвлөгөөгөө боловсруулж эхлэх хэрэгтэй, жишээлбэл, хурлын байршлыг тодорхойлох, оролцогчдын жагсаалт гаргах, материал бүрдүүлэх, танилцуулга хийх тоног төхөөрөмж бэлтгэх. хооллох, аль болох сайн бодож төлөвлөж өгөх шаардлагатай бусад хэрэгцээг хангах. Хэрэв та төлөвлөгөөгөө хэрэгжүүлэх явцад асуудалтай тулгарвал тайвширч, чуулганыг зохион байгуулах боломжтой гэдэгт итгэлтэй байгаарай. Чуулган зохион байгуулах амжилтыг тодорхойлдог нэг чухал зүйл бол хийж гүйцэтгэсэн болон хийх ёстой ажлуудын жагсаалтыг гаргахдаа үйл ажиллагааг нэг нэгээр нь хэрэгжүүлэх явдал юм.
Алхам
4 -ийн 1 -р хэсэг: Чуулганы төлөвлөлт: Эрт үе шат
Алхам 1. Урьдчилан бэлтгэл хийх
Чуулганы төлөвлөлтийг бага хурал нь том эсвэл том хэмжээтэй байсан ч гэсэн найман сарын өмнө эхлэх ёстой.
- Олон хурлын танхим, нийтийн хоолны газруудыг хэдэн сарын өмнө захиалах ёстой гэдгийг санаарай. Нэмж дурдахад, хотоос гадуур амьдардаг оролцогчид чуулганд оролцохын тулд аялалын хуваарь гаргах ёстой.
- Нэмж дурдахад ивээн тэтгэгчид болон томоохон корпорациуд жилийн төсвөө хэдэн сарын өмнө төлөвлөх шаардлагатай болдог. Тиймээс, таны арга хэмжээнд үзүүлэх санхүүгийн болон санхүүгийн бус дэмжлэгийг урьдчилан тохиролцсон байх ёстой.
Алхам 2. Хороо байгуулах
Чуулганд бэлтгэхдээ олон чухал асуудлыг шийдэх ёстой. Хороо байгуулснаар та шийдвэр гаргахаасаа өмнө хэд хэдэн хүнээс санал авах болно. Тэд мөн нарийн ширийн зүйлийг бодоход тань туслах болно.
- Зохицуулагчдыг ажилд авах, өөрөөр хэлбэл чухал шийдвэр гаргах, зохицуулалт хийхэд маш их цаг зарцуулах гол ажилтнууд. Хэрэв танд хангалттай хөрөнгө байгаа бол зохицуулагчийг хөлсөлж, тэрээр ажлаа төлөвлөх, хуваалцахад тань туслах болно.
- Үүнтэй ижил сэдвээр бага хурал болсон эсэхийг олж мэдээрэй. Хэрэв тийм бол хурлыг зохион байгуулсан зохицуулагчийг хороонд нэгдэхийг урь. Хэрэв тэр оролцож чадахгүй бол хурлын бэлтгэл ажлыг хөнгөвчлөхийн тулд аль хэдийн хамрагдсан материалыг хүсч болох эсэхийг асуугаарай.
Алхам 3. Зорилгоо тодорхойлж, ажлын хөтөлбөр боловсруулах
Чуулганыг зохион байгуулах гэж буй зүйлээ бичээрэй, энэ нь шийдвэр бүрийн үндэс болно. Чуулганд бэлтгэхийн өмнө юу өгөхийг хүсч байгаагаа, хэнд өгөхөө мэдэх нь төлөвлөгөөгөө хэрэгжүүлэхэд хялбар болгоно.
Хэрэв та хэзээ ч хурал хийж байгаагүй бол жижиг, богино хэмжээний чуулган төлөвлөж эхэл. 250-300 оролцогчийн багтаамжтай 1-2 хоногийн хурлыг зохион байгуулах талаар бодож үзээрэй
Алхам 4. Хурлын байршил, огноог тодорхойлох
Нарийвчилсан төлөвлөгөө гаргасны дараа шинэ огноо, байршлыг тодорхойлох боломжтой боловч бэлтгэл хийхэд хэр их цаг зарцуулахаа тооцоолох шаардлагатай болно.
- Огноо товлохын өмнө хэрэгжилтэд саад учруулахгүйн тулд бага хурлыг ихэвчлэн ямар сард, хэдэн өдөр хийх талаар урьдчилж мэдээлэл хайх хэрэгтэй. Жишээлбэл, Европт 3-р сараас 6-р сар хүртэл, 9-р сараас 11-р сарын хооронд Даваа-Мягмар, Пүрэв-Баасан гарагуудад бага хурлууд ихэвчлэн зохион байгуулагддаг тул оролцогчид бусад үед хуралд оролцох сонирхол багатай байдаг. Чуулганы товыг шийдэхээсээ өмнө яг хаана байгаа хуваарийг олж мэдээрэй.
- Чуулганы үргэлжлэх хугацаа нь оролцогчдын тооцоолсон тоо, хурлын үеэр өгөх шаардлагатай бүх зүйлээс хамаарна. 250-300 хүний хувьд 2 бүтэн өдөр үргэлжлэх хурлыг төлөвлө.
- Хот дотор бага хурал хийх боломжийг авч үзье, гэхдээ хамгийн ойрын нисэх онгоцны буудал, байр, шаардлагатай тоног төхөөрөмжөөр хангагдсан эсэхийг шалгаарай. Чуулганд оролцох хүсэлтэй олон хүмүүсийг татахын тулд бид том хот эсвэл аялал жуулчлалын газарт бага хурал зохион байгуулахыг зөвлөж байна.
Алхам 5. Чуулганы нэрийг тодорхойл
Нэрийг тодорхойлсны дараа та олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслээр мэдээлэл түгээх үндэс болсон материалын талаар аль хэдийн тодорхой байгаа тул хэвлэн нийтэлж, төлөвлөгөө гаргаж болно.
Чуулганд оролцогчдын зорилго,/сэдвийг агуулсан гарчгийг сонгоно уу. Чуулганы нэрсийг ашиглан урам зориг хайж байгаарай, гэхдээ та өөрөө шийдэх хэрэгтэй
4 -ийн 2 -р хэсэг: Чуулганд бэлтгэх
Алхам 1. Санхүүгийн төсөв гаргах
Барилга түрээслэх, материал бэлтгэх, илтгэгчийн төлбөр төлөх гэх мэт хөрөнгийн хэмжээг нарийвчлан тооцоолохгүйгээр ямар ч үйл ажиллагаа явуулах боломжгүй. Бүх зардал нь санхүүгийн төсөвтэй холбоотой байх ёстой. Хэрэв та үүрэг хариуцлагаа хуваарилж байгаа бол туслах тань таны тогтоосон төсвийн хязгаарыг дагаж мөрдөж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Төсвийн хэмжээ ивээн тэтгэгч байгаа эсэхээс хамаарна. Та ивээн тэтгэгчээс хурлыг санхүүжүүлэх хөрөнгийг гаргаж өгөхийг хүсч болно. Гэхдээ ивээн тэтгэгч чуулган дээр зарим зүйлийг тодорхойлох эрхтэй. Жишээ нь: танилцуулгыг хэн явуулахыг тодорхойлох, эсвэл илтгэгчийг оролцогчдын нэгээр санал болгох, жишээлбэл: ивээн тэтгэгч компанид амжилттай бизнес эрхлэгч, хурлын бүх материал дээр логог байрлуулах замаар брэндийг танилцуулах. Давуу тал, ивээн тэтгэгч нь мөнгийг урьдчилан өгөх бөгөөд ингэснээр та үүнийг төлөвлөгөөг хэрэгжүүлэхэд шууд ашиглах боломжтой болно
Алхам 2. Тасалбар зарах үнэ, аргыг тодорхойлох
Зарим чуулган үнэгүй, зарим нь маш үнэтэй байдаг. Тасалбарын үнэ, түүнийг хэрхэн борлуулахаа тодорхойлохын өмнө дараахь зүйлийг анхаарч үзээрэй.
- Чуулганд бэлтгэхэд ямар зардал гарах вэ? Хэрэв та тийм ч их зардал шаарддаггүй бага хэмжээний хурлыг зохион байгуулахыг хүсвэл оролцогчдоос төлбөр авахгүй байхыг зөвлөж байна. Эсвэл оролцогчид хурлын бэлтгэлийн зардлыг нөхөх тасалбар төлөх ёстой.
- Хэдэн өдрийн турш бага хурал хийх, хоол унд өгөхийг хүсвэл бүртгэлийн хураамжийг тогтооно уу. Индонезийн томоохон хотуудад хурлын бүртгэлийн хураамж хэдэн зуун мянгаас хэдэн сая рупи хүртэл байдаг.
- Олон чуулган нь оролцогчийн байр суурь, статусаас хамааран шаталсан хураамж авдаг. Жишээлбэл: эрдэм шинжилгээний бага хурал нь оюутнуудаас багшаас бага төлбөр авдаг. Мөн ивээн тэтгэгчдийн ажилчдаас ердийн оролцогчдоос бага төлбөр авдаг.
Алхам 3. Хурлын байршлыг шийдэх
Байршил сонгохдоо оролцогчдын тоо, байршилд очиход хялбар байдал, зогсоолын хүртээмж, нийтийн тээвэр, нисэх онгоцны буудал, зочид буудлаас хол, хол зай зэргийг анхаарч үзээрэй. Чуулганд тохиромжтой газар олохоос гадна бүх оролцогчид түүнд хялбархан хүрч чадах эсэхийг шалгаарай.
Хот дотор хурлын танхимаар хангадаг барилга байгууламж эсвэл зочид буудлын талаар мэдээлэл аваарай. Жижиг чуулганд зориулж сүм эсвэл бусад хурлын байранд өрөө түрээслүүлнэ үү
Алхам 4. Уулзалтын байрны менежерээр ажилладаг ажилтнуудын тусламжийг ашиглах
Хэрэв хуралд оролцохоор сонгосон байранд нөөц бололцоо байгаа бол түүнийгээ бүрэн дүүрэн ашиглаарай. Ажилтнууд өдөр тутмын үүргээ сайн мэддэг бөгөөд шаардлагатай бол асуултанд хариулах, асуудлыг шийдвэрлэх эсвэл зөвлөгөө өгөхөд бэлэн байдаг.
Та хурлын танхимд үйл ажиллагаагаа удирдаж буй ажилтнуудын үйлчилгээг ашиглаж болно, тухайлбал хурлын нарийвчилсан зохицуулалтыг хийх боломжтой. Төлбөртэй хэдий ч эдгээр бүх үйл ажиллагааг өөрөө хийх шаардлагагүй, учир нь хэдэн долоо хоногийн дотор маш их цаг хугацаа шаардагдах болно
Алхам 5. Хэрэглээний цэсийг тодорхойлох
Чуулганы үеэр оролцогчид хоол хүнс олж авах ёстой бөгөөд олон оролцогчид хурлын талбайн эргэн тойронд ямар хоол хүнс байдгийг мэдэхгүй байх магадлалтай гэдгийг санаарай. Өглөөний цай, өдрийн хоол, зуушаар хангахын тулд нийтийн хоолны үйлчилгээ ашиглах шаардлагатай юу эсвэл хурлын танхимын менежер бүх оролцогчдод хоол бэлдэж чадах эсэхийг олж мэдээрэй.
Цэсийг сонгохдоо олон хүмүүс харшил, дур сонирхлоос шалтгаалан тодорхой хоол хүнс хэрэглэж болохгүй гэдгийг санаарай. Хоолны үйлчилгээний туршлагатай бизнес эрхлэгчид хэд хэдэн сонголтыг санал болгож болно, жишээлбэл: цагаан хоолтон цэс, самаргүй, цавуулаггүй, халал хоол эсвэл бусад цэсийн сонголтууд
Алхам 6. Сайтаа шалгахад цаг гаргаарай
Бэлтгэх шаардлагатай бүх зүйлийг анхаарч үзсэнийхээ дараа нэг өдрийн өмнө чуулганы танхимд очиж үзээрэй. Чуулганд нэгдэх оролцогчидтой хамт таны шинэ D өдөр ирэхийг хүлээх хэрэггүй.
Нэг өдрийн өмнө хурлын байранд ирж, оролцсон бүх ажилтнуудтай уулзалт хийж, бүх зүйлийг хамгийн жижиг нарийн ширийн зүйл хүртэл сайтар бэлтгэсэн эсэхийг шалгаарай
4 -ийн 3 -р хэсэг: Хурлын хуваарь гаргах
Алхам 1. Чуулганы хуваарийг гаргах
Хэлэлцэх сэдвүүдийнхээ том зургийг авч, хурлын нэрийг тодорхойлсны дараа чуулганы нээлтээс хаах хүртэлх хуваарийг бэлтгэ. Бага хурлыг хэлэлцэж буй бизнесийн талбарын дагуу янз бүрийн хэлбэрээр зохион байгуулж болно. Цагийн хуваарийг хөнгөвчлөхийн тулд хурлыг ихэвчлэн дараах дарааллаар зохион байгуулдаг.
- Чуулганыг тухайн бизнесийн салбарт сайн мэддэг хүн ихэвчлэн танилцуулж, нээж үг хэлснээр эхлүүлээрэй. Та үйл явдлыг орой хийж, оройн хоолоо идээд эсвэл чуулганыг эхлүүлэхийн тулд өглөөний эхний хуралдаанаар дуусгаж болно.
- Үлдсэн хуваарийг богино хугацаанд хуваа. Хэрэв хурлыг оролцогчдын хүсэлтээр тэдний саналын дагуу зохион байгуулж байгаа бол оролцогчдын хэрэгцээнд нийцүүлэн материалыг тохируулна уу. Гэсэн хэдий ч та семинарын хуваарь, киноны клип эсвэл бусад материалыг хурлын хуваарьт оруулж болно. Оролцогсдын тооноос хамааран хуралдаан бүрт бүх оролцогчид хамрагдах боломжтой эсэхийг тодорхойлно уу ("чуулганы хуралдаан" гэж нэрлэдэг) эсвэл оролцогчдыг хэд хэдэн бүлэгт хуваах шаардлагатай бөгөөд бүлэг тус бүр өөрийн сонголтоороо өөр өөр хуралдаанд оролцох болно.”).
- Оролцогчдыг урамшуулж, сорьж буй материалыг илтгэгчдийг урих замаар чуулганыг хааж болно.
Алхам 2. Хурлыг хэрхэн явуулахаа шийдээрэй
Та компанийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хичээлээ хэрхэн явуулахаа сонгож болно, жишээлбэл, заах, хэргийг хэлэлцэх, семинар зохион байгуулах, хамгийн сүүлийн үеийн бодлого, судалгааны үр дүнг танилцуулах, асуулт асуух эсвэл слайд ашиглан танилцуулах.
- Материалыг хэрхэн хүргэх вэ гэдэг нь хэвлэлийн стратегид нөлөөлнө. Тиймээс оролцогчдод маш хэрэгтэй материалыг аль болох эрт бэлдээрэй.
- Хурал бүрийн үргэлжлэх хугацаа нь танилцуулгын тоо, хүргэсэн агуулгаас хамааран 45 минутаас 3 цаг хүртэл үргэлжилж болно.
Алхам 3. Та бусад үйл ажиллагааг оруулахыг хүсч байгаагаа бодоорой
Чуулганы амжилтыг дэмжихэд чухал үүрэг гүйцэтгэж болох хуваарийн дагуу хийж болох ашигтай үйл ажиллагааны талаар бодож үзээрэй.
- Бизнес уулзалт, шагнал гардуулах зэрэг хуралд оролцогч байгууллагын ашиг тусын тулд хийх ажлуудаа төлөвлө.
- Оролцогчдоос бүртгэлийн хураамж авах тохиолдолд хоол хүнсээр хангах. Хэрэв ямар ч төлбөр байхгүй бол оролцогчдоос өдрийн хоол авчрахыг хүсээрэй (хамгийн сүүлийн сонголтоор). Оролцогчид ихэвчлэн дор хаяж нэг хоол идэхийг хүлээж байдаг. Хэрэв хурлын газар хотод байгаа бол завсарлага өгч, оролцогчид ойролцоох ресторанд үдийн хоол идэх боломжтой болно.
- Оролцогчид зугаа цэнгэлийн арга хэмжээ зохион байгуулахыг хүсч байгаа эсэхийг асуугаарай, жишээлбэл: хотоор аялах, инээдмийн шоу үзэх, кино үзэх эсвэл театрт шоу үзэх. Энэ арга хэмжээ нь том хотод эсвэл компанид зохион байгуулагдах бага хуралд илүү тохиромжтой байж болох ч үргэлж биш юм.
4 -р хэсгийн 4: Нийтлэл
Алхам 1. Оролцох оролцогчдыг тодорхойлох
Чуулган нь маш олон янз байдаг, жишээ нь эрдэм шинжилгээний, шашин шүтлэг, бизнесийн чиглэлээр янз бүрийн оролцогчидтой хийдэг. Төлөвлөхөөсөө өмнө хангалттай тооны оролцогчид хуралд оролцох сонирхолтой байгаа эсэхийг шалгаарай.
Компанийн ажилчид эсвэл сүмийн хамт олон гэх мэт жижиг бүлгүүдэд зориулсан бага хурал зохион байгуулахыг хүсвэл та маш их сурталчилгаа хийх шаардлагагүй болно. Та хурлын төлөвлөгөөг имэйл илгээх, компанийн мэдээллийн товхимолд зарлах,/эсвэл захиргааны хуралд мэдэгдэх замаар мэдээлэх боломжтой
Алхам 2. Компанийн удирдагчдыг оролцохыг хүс
Танай компанид байгаа хүмүүсийг итгүүлэхийн тулд та гайхалтай гарчиг гаргаж ирэх эсвэл гайхалтай илтгэгчийг урих хэрэгтэй.
Нэрт илтгэгчдээс баталгаажуулалтыг хүлээн авсны дараа хурлын материалд байгаа мэдээллийг оруулаад оролцогчдод мэдэгдээрэй
Алхам 3. Вэбсайт үүсгэх
Өнөөдөр дижитал медиа нь хурлыг амжилттай зохион байгуулах маш чухал хэрэгсэл болж байна. Хэрэв та хурлын гарчгийн түлхүүр үг эсвэл хуралтай холбоотой бусад үгсийг хайж олох юм бол олоход хялбар холбоос бүхий вэбсайтын нэрийг үүсгээрэй. Хурлын талаарх дэлгэрэнгүй мэдээллийг вэбсайт дээр бичиж, хуралтай холбоотой бүх хэвлэмэл болон зар сурталчилгааны материалын линкийг оруулна уу.
- Алдартай илтгэгчдийн нэрсийг багтаасан хурлын байрны огноо, цаг, хаягийг вэбсайтад оруулна уу. Тээвэрлэлт, байр, сонирхолтой байршил, хурлын хуваарь байгаа бол мэдээлнэ үү.
- Оролцогчид бүртгүүлэх боломжтой бол вэбсайтын холбоосыг оруулна уу.
Алхам 4. Зар байрлуулах
Илтгэгчид бага хуралд танилцуулах материал агуулсан саналуудыг оруулахын тулд сурталчилгааг урьдчилан (нэг жилийн өмнө) эхлүүлээрэй. Хурлын хэмжээ, оролцогчдын арын хэвлэлийн дагуу хэвлэх зөв аргыг сонгоно уу. Боломжит оролцогчид өөрсдийн мэдээллийг хаанаас авч байгааг анхаарч үзээрэй, магадгүй:
- Олон нийтийн мэдээллийн хэрэгсэл, жишээлбэл ивээн тэтгэгч байгууллагын Facebook, Twitter данснаас
- Listservs болон имэйл хаягууд дээрх харилцагчдын жагсаалт
- Блог, сэтгүүл, сонин эсвэл бизнесийн сэтгүүл
- Холбогдох бүлэг, байгууллага, компаниудад илгээсэн зурагт хуудас, танилцуулга эсвэл бусад мэдэгдэл
Алхам 5. Санал хүсэх
Зар сурталчилгааны төслийг бэлтгэхдээ баримт бичиг, самбарын санал, семинарын материал хэлбэрээр хувь хүн болон бүлгийн саналыг бүртгүүлэх эсвэл хүлээж авахыг хүлээж байгаагаа мэдэгдээрэй.
Та санал болгож буй ажлын үргэлжлэх хугацааг бизнесийн чиглэлээс хамааран тодорхойлж болно. Боловсролын салбарт жижиг хэмжээний бага хуралд ихэвчлэн хэдэн зуун үгний хураангуй шаардлагатай байдаг бол том хэмжээний бага хурлууд нь гар бичмэлийг бүрэн эхээр нь авахыг шаарддаг
Алхам 6. Бүртгэлийг хүлээн авч эхэлнэ үү
Хэдхэн сарын хугацаа үлдээд байгаа хэдий ч оролцогчид хурлын өмнө бүртгүүлэх боломжтой байхын тулд байгууламжуудыг бэлтгэ. Ингэснээр та оролцох хүмүүсийн тоог тооцоолох боломжтой болно.
- Бүртгүүлэхийн тулд хурлын вэбсайт руу холбосон вэбсайт үүсгээрэй. Хэрэв танд вэбсайт хийх техникийн ур чадвар байхгүй бол одоо байгаа үйлчилгээг ашиглаарай. Жишээлбэл, янз бүрийн үйл явдлын онлайн бүртгэлийг хариуцаж, өгөгдлийг боловсруулж, хэрэглэгчдэд хүрэхэд хялбар болгож танд илгээдэг RegOnline компанийн төлбөртэй үйлчилгээг ашиглаарай.
- Хэрэв танд зээлийн карт ашиглан төлбөрийн баримтыг боловсруулах боломж байгаа бол оролцогчид утсаар эсвэл факсаар бүртгүүлж болно.
- Хэрэв та интернет эсвэл утасны бүртгэлийг хүлээн зөвшөөрөхгүй бол PDF өргөдлийн маягтыг үүсгэн вэбсайтад байршуулна уу. Оролцогчдод маягтыг хэвлэж, бөглөж, чек эсвэл шилжүүлгийн нотолгоог компанийнхаа имэйл хаягаар илгээж болохыг мэдэгдээрэй.
- Оролцогчид эрт бүртгүүлэхийн тулд төлбөрөө дор хаяж нэг сарын өмнө хийсэн оролцогчдод хөнгөлөлт үзүүлээрэй. Оролцогчид хурлын танхимд мөнгө төлсөн тохиолдолд тасалбарын үнэ арай илүү үнэтэй болно.
Зөвлөмж
- Илтгэл тавихад тайз, телевиз, том дэлгэц, компьютер гэх мэт нэмэлт төхөөрөмж хэрэгтэй эсэхийг асуу.
- Хоолны цэсийг сонгохдоо тодорхой хүнсний бүтээгдэхүүнээр хоолны дэглэм барих ёстой оролцогчид байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Түрээсийн зардлыг харьцуулахдаа хоол хүнс, ус, ундаа гэх мэтийн үнийг асуугаарай. Учир нь энэ нь маш үнэтэй байж магадгүй юм.
- Өрөө сонгохдоо хурлын зорилгыг анхаарч үзээд танхим, сандал ширээ ашиглан тэмдэглэл хөтлөх эсэхээ шийдээрэй.
