Ажил, бизнес, ялангуяа оффисын орчинд тодорхой түвшний хамтын ажиллагааг шаарддаг. Жишээлбэл, чухал шийдвэр гаргахад ихэвчлэн нэг хүний үзэл бодлоос илүү их зүйл шаардагддаг бөгөөд ерөнхийдөө чухал ажил амжилтанд хүрэхийн тулд олон хүний ур чадвар шаардагддаг. Уулзалт бол зохион байгуулалттай, зохион байгуулалттай хамтын ажиллагааг бий болгох арга боловч зорилго, хяналтгүйгээр уулзалт нь хэт урт, үр ашиггүй болж хувирдаг. Хурлыг хэрхэн төлөвлөх, бэлтгэх, удирдан зохион байгуулах талаар мэдэх нь үр дүнтэй уулзалт, цаг алдах уулзалтын хоорондох ялгааг бий болгож чадна.
Алхам
3 -ийн 1 -р хэсэг: Уулзалтанд бэлтгэх
Алхам 1. Удахгүй болох уулзалтын талаар оролцогчидтой ярилц
Та удахгүй болох хурлыг даргалж байгаагаа мэдээд, хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол оролцох хүмүүстэй (ялангуяа чухал, өндөр түвшний хүмүүс) ярилцахад бага зэрэг цаг зарцуулах явдал юм. Хуралдаанд хэлэлцэхийг хүсч буй зүйл байгаа эсэхийг асуу. Хариултаа бичиж, мөрийн хөтөлбөрөө бичихдээ гарын авлага болгон ашиглаарай.
Оролцогчдоос юу хэлэлцэхийг хүсч байгаагаа асуух нь зөвхөн хэлэлцэх асуудлаа бичихэд хялбар болгох төдийгүй уулзалт эхлэхээс өмнө тэднийг хурлын үйл явцад оролцуулах ухаалаг алхам юм. Хүмүүс өөрт чухал ач холбогдолтой асуудлыг хэлэлцэх болно гэдгийг мэдээд уулзалтын үеэр оролцож, анхаарал хандуулах магадлал өндөр байдаг
Алхам 2. Хэлэлцэх асуудлаа бичиж, хуваалцаарай
Уулзалтын хөтөлбөр нь зөвхөн хурлын удирдагчид төдийгүй зочдод хэрэгтэй болно. Хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад хэзээ, хаана, хэн оролцох гэх мэт уулзалтын талаар хэрэгтэй мэдээлэл багтсан болно. Хамгийн гол нь хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад хэлэлцэх сэдвүүдийг тусгасан бөгөөд ингэснээр хүн бүр бэлтгэл хийх боломжтой болно. Хурал эхлэхээс өмнө хэлэлцэх асуудлаа илгээх - Хурал илүү чухал байх тусам хэлэлцэх асуудлаа эрт явуулах ёстой.
Хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад оруулах ёстой нэг зүйл бол хэлэлцүүлэг бүрийн цаг хугацааг тооцоолох явдал юм. Өмнө нь төлөвлөсөн бүдүүвч хуваарьтай байх нь уулзалтыг зөв чиглэлд тохируулахад хялбар болно. Таны хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад багтсан зарим үйл явдал илүү удаан үргэлжлэх боловч (бусад нь илүү хурдан) боловч хуваарь нь нийт цагийг зохион байгуулж, тохируулахад хялбар болгоно
Алхам 3. Өмнөх хэлэлцүүлэг, уулзалтын сэдвээр судалгаа хий
Уулзалтанд оролцож буй хүмүүс таны хэлэлцэхээр төлөвлөж буй сэдвийн талаархи бүх мэдээллийг мэдэхгүй байж магадгүй - зарим нь сүүлийн уулзалтад оролцоогүй байж магадгүй, зарим нь мартсан байж магадгүй. Хурлын даргын хувьд өнөөг хүртэл хэлэлцүүлгийн түүхийг мэдэх нь зүйтэй юм. Шийдэгдээгүй асуудлуудыг олж мэдэхийн тулд чухал уулзалтанд оролцож байсан хүмүүстэй ярилцаж үзээрэй. Төлөвлөгөөгөө зохион байгуулахад туслахын тулд тэмдэглэл хөтөлдөг албан тушаалтнаас сүүлийн уулзалтын тэмдэглэлийг авах шаардлагатай болно.
Өмнөх уулзалтуудын тэмдэглэл нь удирдагчийн хувьд танд чухал эх сурвалж болж чадна. Тэмдэглэл нь сүүлийн уулзалтын үеэр гарсан хэлэлцүүлэг, шийдвэрийг нэгтгэн харуулдаг тул та бүх чухал мэдээллийг харьцангуй хурдан, хялбар олох боломжтой болно. Та уулзалтын чухал тэмдэглэлийг хэлэлцэх асуудлын хамт оролцогчидтой хуваалцах хэрэгтэй болж магадгүй юм
Алхам 4. Уулзах газрыг урьдчилан бэлдээрэй
Уулзалт хийх өдөр та ашиглах өрөө, газар цэвэр, эмх цэгцтэй, хуралд оролцогчдыг хүлээн авахад бэлэн байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Та уулзалтын технологийн бүх бүрэлдэхүүн хэсгүүд (танилцуулга, проектор, харааны төхөөрөмж гэх мэт) зөв ажиллаж, ашиглахад бэлэн байгаа эсэхийг баталгаажуулах ёстой.
Хэрэв та цахим танилцуулга (PowerPoint гэх мэт) ашиглаж байгаа бол танилцуулгад ашиглах алсын удирдлага эсвэл товчлууртай танилцах цаг гаргаарай. Чухал асуудлуудыг хэлэлцэж байхдаа эдгээр хянагчтай цаг заваа үрэхийг хүсэхгүй нь лавтай
3 -ийн 2 -р хэсэг: Уулзалтын үеэр удирдагчийн үүрэг гүйцэтгэх
Алхам 1. Хурлыг албан ёсоор нээнэ үү
Төлөвлөсөн цаг дуусч, бүх оролцогчид (эсвэл дор хаяж бүх чухал оролцогчид) ирэхэд танхимд байгаа бүх хүмүүст анхаарлаа хандуулаарай. Удирдагчийн хувьд өөрийгөө танилцуулж, уулзалтын зорилго нь юу вэ. Төлөвлөсөн уулзалтаа хэзээ дуусгахыг зааж өгөх замаар цаг хугацааг тохируулаарай - та урт эсвэл богино уулзалт хийх боломжтой, гэхдээ хугацаанаас нь өмнө цаг товлох нь уулзалтыг цаг тухайд нь хийхэд тусална. Зарим оролцогчид бие биенээ танихгүй байгаа бол оролцогчдын нэрийг товч уншиж, чухал оролцогчдыг танилцуулах цаг гарга.
Зарим аж ахуйн нэгж, байгууллагуудад хурлыг нээх, явуулах журам хатуу, тогтмол байдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Жишээлбэл, алх тогшсоноор хурал нээдэг байгууллагууд байдаг
Алхам 2. Өмнөх уулзалтуудын холбогдох хураангуйг өгөх
Удаан хугацаанд үргэлжилж буй төслийн нэг хэсэг болох уулзалтын эхэнд та өмнөх хурлын үйл явдал, шийдвэрийн талаар товч мэдээлэл өгөх замаар төслийн талаар товч мэдээлэл өгөх хэрэгтэй. Бүх оролцогчид хэлэлцүүлгийн сэдвийг тантай адил сайн мэддэггүй тул энэ алхам нь уулзалтыг үр дүнтэй, үр дүнтэй болгоход тусална.
- Өмнөх уулзалтын үр дүнг өөрөө нэгтгэн дүгнэхийн оронд та хурлын нарийн бичгийн дарга, албан тушаалтнаас өмнөх хурлын тэмдэглэлийг уншихыг хүсч, хураангуйг албан ёсны хэлбэрээр өгөхийг хүсч болно.
- Өмнөх уулзалтын дараа гарсан чухал захидал харилцааг унших талаар бодож үзэх хэрэгтэй.
- Хэрэв та оролцогчдод протокол/захидал харилцааны хуулбарыг өгвөл тэдгээрийг унших шаардлагагүй байж магадгүйг анхаарах хэрэгтэй.
Алхам 3. Чухал оролцогчдод ерөнхий нөхцөл байдлын талаар мэдээлэхийг зөвшөөрөх
Дараа нь, сүүлийн уулзалтаас хойш гарсан шинэ бүтээн байгуулалтын талаар мэдээлэхийн тулд холбогдох мэдлэгтэй хүмүүсийг урь. Энэ нь юу ч байж болно - жишээлбэл, бизнес эсвэл байгууллагад тулгарч буй шинэ асуудал, боловсон хүчний өөрчлөлт, төслийн хөгжил, стратеги дахь өөрчлөлтийг энд хэлэлцэх боломжтой. Түүнчлэн хуралд оролцогчид өмнөх уулзалтын үр дүнд хийсэн тодорхой арга хэмжээний үр дүнгийн талаар сонсохыг хүсдэг.
Алхам 4. Дуусаагүй бүх ажлаа дуусга
Хэрэв өнгөрсөн уулзалтаас гараагүй шийдвэрлэгдээгүй асуудлууд, шийдвэрүүд байгаа бол шинэ асуудлуудыг хэлэлцэхээс өмнө шийдвэрлэхийг хичээгээрэй. Өмнөх дугаарыг хойшлуулах тусам оролцогчид хариуцлага хүлээх хүсэл буурах тул хурлын үеэр дуусаагүй байгаа аливаа ажлаа тодорхойлж, шийдвэрлэхийг хичээгээрэй. Ихэвчлэн дуусаагүй бизнесийг өмнөх хуралдааны тэмдэглэлд "шийдээгүй" эсвэл "нэмэлт хэлэлцүүлэгт оруулах" гэж тусгайлан тэмдэглэсэн байдаг.
- Таны ажиллаж буй соёл, зохицуулалтаас хамааран танай бизнес эсвэл байгууллага шийдвэр гаргах тодорхой журамтай байж болно. Жишээлбэл, уулзалтад оролцогчид зөвхөн олонхийн зөвшилцөлд хүрэх шаардлагатай байж магадгүй, эсвэл дээд түвшний хүмүүсийн бүлэг шийдвэр гаргах үүрэг хүлээдэг. бүх шийдвэр.
- Уулзалтын үеэр зарим зүйлийг дуусгахад хэтэрхий том гэдгийг санаарай. Дуусаагүй төслүүдийн урт хугацааны явцын талаар бодох шаардлагагүй. Гэсэн хэдий ч та энэ үед ямар нэгэн арга хэмжээ авах шаардлагатай шийдвэр, төслийг гаргах ёстой.
Алхам 5. Шинэ бизнесийн талаар ярилц
Дараа нь хэлэлцэх шаардлагатай шинэ асуудал, санаа зовоосон асуудал, асуудлуудыг гаргаж ирээрэй. Эдгээр нь өмнөх болон одоогийн уулзалтуудын хооронд болсон үйл явдлуудаас үүдэлтэй зүйл юм. Оролцогчдоос тодорхой, тодорхой шийдвэр гаргахыг хичээгээрэй. Хичнээн их зүйлийг хариулахгүй орхих тусам дараагийн уулзалтанд шийдэгдээгүй асуудлууд гарч ирэх болно.
Алхам 6. Уулзалтын дүгнэлтийг уншина уу
Хуучин болон одоо байгаа бүх асуудлаа шийдсэний дараа хурлын дүгнэлтийг ирсэн бүх хүмүүст унших цаг гарга. Ганцаарчилсан бүх шийдвэрийг жагсааж, шаардлагатай бол дараагийн уулзалтаас өмнө оролцогчдын хийх ёстой тодорхой үйлдлүүдийг тайлбарлана уу.
Энэ алхам нь маш чухал юм. Төсөл хаана байгааг, тэднээс юу хүлээж байгааг хүн бүр мэддэг байх ёстой
Алхам 7. Дараагийн уулзалтын үндсэн ойлголтуудыг тодорхойлж дуусга
Эцэст нь дараагийн хурлаар юу хэлэлцэх талаар хэлээд төлөвлөж эхэлмэгц хэзээ, хаана хуралдахаа хэлээрэй. Энэ нь оролцогчдод нэг чухал төсөл эсвэл шийдвэрээс дараагийн төсөл хүртэл тасралтгүй байх мэдрэмжийг бий болгоход тусалдаг бөгөөд тэдэнд өгсөн даалгавраа үргэлжлүүлэх эсвэл дуусгах хугацааг өгдөг.
Энэ удаагийн хурлаар хуучны болон шинэ асуудлуудаа бүгдийг нь хамруулсан бол дахин уулзалт төлөвлөх шаардлагагүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй болов уу. Гэсэн хэдий ч, цаашид хэлэлцэх шаардлагатай шийдэгдээгүй асуудлууд хангалттай байгаа эсвэл та тодорхой төсөл дээр ахиц дэвшил гаргахыг хүсч байвал өөр уулзалт хийх нь зүйтэй болов уу
3 -р хэсгийн 3 -р хэсэг: Уулзалтыг үр дүнтэй удирдах
Алхам 1. Хэлэлцүүлгийг удирдаарай, гэхдээ давамгайлах хэрэггүй
Уулзалтын удирдагчийн нэг үүрэг бол хэлэлцүүлгийг хэвийн явуулах явдал юм. Таны үүрэг бол бүх асуудлаар санал бодлоо илэрхийлэх эсвэл хэлэлцүүлэг нь тодорхой хуваарийн дагуу явагдах эсэхийг шалгах явдал биш юм. Та уян хатан байх ёстой. Бусад оролцогчдод чөлөөтэй ярьж, хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад ороогүй байсан ч шинэ сэдвүүд гарч ирэх боломжийг олго. Хэлэлцүүлгийг үргэлжлүүлэхийн тулд та сэдвийг нарийн дуусгах эсвэл хэлэлцүүлгийн тодорхой сэдвийг өөрчлөх хэрэгтэй байж магадгүй, гэхдээ та уулзалтын бүх талыг хянах ёстой гэж бодож болохгүй. Эцсийн эцэст уулзалт бол хамтын үйл явц юм.
Уулзалтын үеэр хэлэлцэх асуудалдаа анхаарлаа хандуулаарай. Хэрэв уулзалт хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад ороогүй бол та хэлэлцэх зарим сэдвийг алгасах эсвэл дараа нь хойшлуулах шаардлагатай болж магадгүй юм. Хэрэв хэлэлцэж буй сэдэв маш чухал бол үүнийг хийхээс бүү ай
Алхам 2. Бүх оролцогчдыг оролцохыг уриал
Уулзалтын удирдагчийн хувьд таны ажил бол уулзалтыг нээлттэй, үр бүтээлтэй явуулах явдал юм. Хэрэв хэлэлцэж буй асуудалтай холбоотой мэдлэгтэй зарим оролцогчид бүлэгт нээлттэй биш байгааг анзаарсан бол тэднийг ярихад нь урамшуулаарай. Та тэднийг эсэргүүцэх, шууд утсаар ярих шаардлагагүй-"Хатагтай Митагийн туршлага энд хэрэг болно гэж би бодож байна" гэх мэт зүйлийг хэлээрэй.
Алхам 3. Хэлэлцэж буй зүйлийг хүн бүхэн ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай
Уулзалтанд оролцож буй хүн бүр ярилцлагын сэдвийн талаар ижил туршлага, мэдлэгтэй байдгийг санах нь хэцүү байдаг. Оролцогчид уулзалтанд цагаа ухаалгаар зарцуулахын тулд та энэ боломжийг ашиглан нарийн төвөгтэй асуудал, сэдвийг товчхон хялбарчилж болно. Энэ мэдээллийг мэдэхгүй оролцогчид үүнийг үнэлэх нь дамжиггүй.
Алхам 4. Хэцүү эсвэл эвгүй асуултуудыг үл тоомсорлож болохгүй
Хэрэв ийм асуултыг чадварлаг удирдагч хянаж чадахгүй бол уулзалт үр дүнгүй болно. Хурлаар хэлэлцэхийг хүсч буй бүх чухал асуудлуудаа хэлэлцэхийг баталгаажуулахыг хичээгээрэй. Оролцогчид шийдэгдээгүй асуудлаа буруутгах эсвэл тодорхой бус шалтаг гаргахыг бүү зөвшөөр. Хэн ч хэлэлцэхийг хүсдэггүй асуудлуудыг тодруулж, хариулт авахыг хичээгээрэй. Оролцогчид үүнийг хүсэхгүй байгаа ч уулзалт үр дүнтэй байхын тулд хариулах ёстой асуултууд юм.
Бүх чухал шийдвэрийг тэмдэглэсэн эсэхийг шалгаарай (хэрэв танд албан тушаалтан эсвэл тэмдэглэл хөтлөгч байгаа бол энэ ажлыг тэдэнд шилжүүлээрэй). Хэрэв та хэцүү асуулт асуухад бэрхшээлтэй тулгарах юм бол хариултаа сайн баримтжуулсан байх ёстой
Алхам 5. Цагаа ажиглаарай
Уулзалт муу нэр хүндтэй байх шалтгаан бий-ихэнх хүмүүсийн хувьд уулзалт бол цаг хугацаа шаардсан ажил юм. Хурал удаан үргэлжлэхгүйн тулд хэлэлцүүлгээ үргэлжлүүлэхийн тулд удирдагчийн хүчээ ашиглаарай. Хэрэв уулзалт таны бодож байснаас илүү удаан үргэлжлэх юм шиг санагдаж байвал чухал биш асуудлууд эсвэл харилцан яриаг дараагийн хэлэлцүүлэг хүртэл хойшлуулахаас бүү ай. Оролцогчийн цагийг дэмий үрэхгүй байхын тулд та хуваарийг өөрчлөхөд бэлэн байх ёстой.
