Сайн захидал хэрхэн бичихийг ойлгох нь бизнес, эрдэмтэн судлаач, хувийн харилцааны аль ч салбарт ашиглаж болох үндсэн ур чадваруудын нэг юм. Захидал нь мэдээлэл хүлээн авах, сайн санааны хүсэл, эсвэл илгээгчийн захидлыг хүлээн авагчийн хайрыг дамжуулахад хэрэглэгддэг нийтлэг харилцааны арга юм. Хэрхэн сайн, зөв захидал бичихээ мэдэхийн тулд энэ нийтлэлийг уншаад үзээрэй!
Алхам
2 -ийн 1 -р арга: Албан ёсны захидал бичих
Алхам 1. Албан ёсны өнгөт үсэг эсвэл албан ёсны захидал бичих зөв цагийг ойлгох
Ерөнхийдөө албан ёсны захидал нь хувийн харилцаатай хүмүүст бус харин зөвхөн бизнесийн түншүүд эсвэл засгийн газрын тодорхой хэлтсүүдтэй харилцдаг хүмүүст зориулагдсан болно.
- Дараа нь албан бичгийг Microsoft Word, OpenOffice, Text Edit гэх мэт текст боловсруулах програм ашиглан бичиж, дараа нь илгээхээсээ өмнө хэвлэж болно. Хэрэв захидлыг нэн даруй хүлээн авах шаардлагатай бол эсвэл хүлээн авагч имэйлийг хүлээн авахыг илүүд үзвэл захидлыг имэйлээр илгээхийг зөвлөж байна.
- Хэрэв хүлээн авагч нь таны одоогийн дарга эсвэл хамтран ажиллагч бол та арай хатуу хэлбэрийг ашиглахыг хүсч магадгүй юм. Ерөнхийдөө ийм захидлыг имэйлээр илгээх боломжтой бөгөөд захидлын дээд хэсэгт хаягийг дагалдуулах шаардлагагүй болно.
Алхам 2. Захидлын дээд хэсэгт хаяг, захидал бичсэн огноог бичнэ үү
Ялангуяа захидлын зүүн буланд нэр, хаягаа оруулна уу. Хэрэв энэ нь албан ёсны бизнесийн захидал бол компанийн нэр, хаягийг оруулна уу, эсвэл компанийн хэвлэмэл хуудсыг нэг газар наа. Үүний дараа захидал бичсэн огноог бичихээс өмнө хоёр мөрийн зай үлдээнэ үү.
- Бүтэн огноог 2021 оны 9-р сарын 19 гэх мэт зөв форматаар оруулна уу. 20-9-р сарын 2021 эсвэл 19/9/21 гэх мэт албан ёсны бус форматаас зайлсхийх нь дээр.
- Имэйлээр илгээсэн захидалд огноог оруулах шаардлагагүй.
Алхам 3. Захидал хүлээн авагчийн нэр, хаягийг оруулна уу
Хэрэв захидлыг имэйлээр илгээгээгүй бол хоёр мөрийн завсарлага аваад хүлээн авагчийн холбоо барих мэдээллийг хоосон зайнд оруулна уу. Ялангуяа эдгээр мэдээлэл тус бүрийг тусдаа мөрөнд бичнэ үү.
- Захидал хүлээн авагчийн овог нэр, овог нэр
- Байгууллага, компанийн нэр, хэрэв байгаа бол
- Захидал хүлээн авагчийн бүтэн хаяг (шаардлагатай бол хоёр буюу түүнээс дээш мөр нэмж оруулна уу)
Алхам 4. Мэндчилгээг оруулна уу
Нэг мөрийг түр зогсоогоод "Эрхэм хүндэт" гэх мэт мэндчилгээ, дараа нь захидал хүлээн авагчийн нэрийг оруулна уу. Хэрэв та хүсвэл овог нэр, овог нэр эсвэл зүгээр л овог нэрээ оруулж болно. Шаардлагатай бол тухайн хүний албан ёсны хаяг, цол хэргэмийг мөн оруулна уу.
- Хэрэв та тухайн хүний оффис дахь албан тушаалыг л мэддэг боловч нэрийг нь мэдэхгүй байгаа бол "Эрхэм хүндэт, Эрүүл мэндийн менежер:" эсвэл үүнтэй төстэй хэллэгийг бичээрэй. Гэхдээ ерөнхийдөө тухайн албан тушаалыг бөглөсөн хүний нэр байж болно. онлайнаар хайсан тул та эхлээд туршиж үзээрэй.
- Хэрэв та захидал хүлээн авагчийг үнэхээр мэдэхгүй, түүний байр суурийг мэдэхгүй бол "Эрхэм хүндэт ноён хатагтай" эсвэл зүгээр л "Эрхэм хүндэт" гэж бичээрэй. Гэсэн хэдий ч ийм мэндчилгээ нь хуучирсан, хуучирсан сонсогдож байна. боломжтой бол үүнээс зайлсхийх хэрэгтэй.
Алхам 5. Захиагаа бичээрэй
Албан ёсны захидал нь зорилгын тодорхой тодорхойлолтоор нээгдэх ёстой. Ялангуяа товчлолоос зайлсхийж, "Та сонирхож байна уу?" Гэхийн оронд "Та сонирхож байна уу …" гэх мэт албан ёсны асуултуудыг ашиглаарай. Дараа нь үсэгний дүрсийг өөр хүний тусламжтай эсвэл тусламжгүйгээр дахин уншиж, үг үсэг, дүрмийн алдаа байхгүй эсэхийг шалгаарай.
Хэрэв та албан ёсны бизнесийн захидал бичиж байгаа бол захидлын гол хэсэг үргэлж товч бөгөөд цэгцтэй байгаа эсэхийг шалгаарай. Үүний зэрэгцээ, хэрэв захидал мэдээ солилцох шалтгаанаар хамаатан садан эсвэл ойр дотны найздаа зориулагдсан бол илүү тайван,/эсвэл урсгалтай өгүүлбэр ашиглана уу. Гэсэн хэдий ч таны захидал нэг хуудаснаас хэтрэхгүй байгаа эсэхийг шалгах нь зүйтэй юм
Алхам 6. Хаалтын мэндчилгээг оруулна уу
Захидлыг эерэг байдлаар төгсгөж, захидал хүлээн авагчтай илүү гүнзгий холбоо тогтоохын тулд ерөнхийдөө хаалтын мэндчилгээг оруулсан болно. Тиймээс, сүүлийн догол мөрийг бичсэний дараа захидлын төрөлд тохирсон хаалтын мэндчилгээг оруулна уу. Албан ёсны захидал авахын тулд "Хүндэтгэсэн", "Сайн байцгаана уу" эсвэл "Амжилт хүсье" гэх мэт төгсгөлийн мэндчилгээг оруулахыг хичээгээрэй. Дараах удирдамжинд тусгасны дагуу овог нэрээ доор бичнэ үү.
- Албан ёсоор бичсэн үсгүүдийн хувьд дуусах мэндчилгээ болон бүтэн нэрнийхээ хооронд дөрвөн орчим зай үлдээгээрэй. Дараа нь захидлыг хэвлээд хоосон зайд цэнхэр эсвэл хар бэхээр гарын үсгээ зурна уу.
- Албан ёсны имэйлд хаалтын мэндчилгээний доор өөрийн бүтэн нэрийг оруулна уу.
- Хэрэв та хүсвэл мэндчилгээг нэрийнхээ өмнө, ялангуяа албан ёсны захидалд оруулж болно. Жишээлбэл, хэрэв та гэрлэсэн бол хаалтын мэндчилгээнд "Bu Amanda Surya" нэрийг оруулна уу.
Алхам 7. Үсгийг нугална уу (заавал биш)
Хэрэв захидал шуудан дотор байгаа бол гуравны нэгээр нугалж үзээрэй. Заль мэх нь үсгийн талбайн 2/3 хэсгийг эзлэх хүртэл доод талыг нь дундуур нь нугалж, дараа нь нээлттэй үсгийн хэсэг байхгүй болтол дээд талыг нь дундуур нь нугална. Ингэснээр захидлын хэмжээ зах зээл дээр байгаа ихэнх дугтуйнд багтах болно.
Алхам 8. Дугтуйны нүүрэнд хүлээн авагчийн хаягийг бичнэ үү (заавал биш)
Дугтуйны төвийг олоод хүлээн авагчийн бүтэн хаягийг бичнэ үү.
- Ноён Жоко Сусило
- Jl. ABC дугаар. 123
- Жакарта, 12345 он
Алхам 9. Буцах шуудангийн хаягийг дугтуйны ар талд бичнэ үү (заавал биш)
Энэ аргыг ашиглан шуудангийн алба ямар ч шалтгаанаар илгээж чадахгүй байгаа шуудангаа ямар ч нэмэлт төлбөргүйгээр таны хаягаар буцааж өгөх боломжтой. Захидал хүлээн авагчийн хаягийг бичсэнтэй ижил аргыг ашиглаарай, гэхдээ тэнд овог нэрийнхээ оронд хоч оруулна уу.
2 -ийн 2 -р арга: Албан бус захидал бичих
Алхам 1. Захидлын албан ёсны түвшинг тодорхойлох
Үндсэндээ захидлын өнгө нь захидал хүлээн авагчтай харилцах харилцааны түвшингээс хамаарна. Захидлын албан ёсны байдлыг тодорхойлохын тулд дараах удирдамжийг дагаж үзээрэй.
- Хэрэв захидал алс холын хамаатан садан, ахмад хамаатан садан эсвэл нийгмийн хамтрагчдаа зориулагдсан бол хагас албан ёсны өнгө аяс хэрэглэж үзээрэй. Хэрэв тэр хүн танд имэйл илгээсэн бол имэйлээр илгээнэ үү. Үгүй бол гараар захидал бичих нь хамгийн найдвартай сонголт юм.
- Хэрэв захидал дотны найз, хамаатан садандаа зориулагдсан бол гараар бичих эсвэл имэйлээр илгээнэ үү.
Алхам 2. Захидлыг мэндчилгээгээр эхлүүлээрэй
Ашигласан мэндчилгээ нь захидал хүлээн авагч хоёрын дотно харилцаа, захидлын албан ёсны түвшингээс ихээхэн хамаардаг. Таны авч үзэж болох зарим боломжууд:
- Хэрэв захидал хагас албан ёсны бол "Сайн байна уу" гэх мэт мэндчилгээг чөлөөтэй ашиглаарай. Дараа нь, хэрэв та хоёулаа насны хувьд хол зөрөөгүй бол хүлээн авагчийн хочтой мэндчилгээг хүлээн аваарай, эсвэл хүлээн авагч танаас хамаагүй ахмад настай бол "Ноён" эсвэл "Хатагтай" гэх мэт мэндчилгээгээр эхэлнэ.
- Хэрэв захидал албан бус байвал та "Сайн уу" гэх мэт мэндчилгээ, эсвэл "Сайн уу" эсвэл "Хөөе" гэх мэт илүү энгийн мэндчилгээг ашиглаж болно. Хүлээн авагчийн нэрээр мэндчилгээг дагана уу.
Алхам 3. Захидлын үндсэн хэсгийг бичиж эхлээрэй
Дараагийн мөрөнд шилжиж, бичиж эхлээрэй. Хэрэв захидал нь хувийн харилцааны хэрэгсэл болох зорилготой бол хүлээн авагчийн мэдээллийг баталгаажуулж эхэлнэ үү. Жишээлбэл, та "Сайн байна гэж найдаж байна" гэх мэт албан ёсны өгүүлбэр эсвэл "Сайн байна уу?" Гэх мэт албан бус өгүүлбэрийг ашиглаж болно. Та.
Алхам 4. Холбогдох шаардлагатай зүйлсийг жагсаана уу
Захидлын гол үүрэг нь харилцаа холбооны хэрэгсэл тул захидал хүлээн авагчийн мэдэж байх шаардлагатай гэж бодож байсан зүйлсээ, тухайлбал таны амьдралд тохиолдсон үйл явдлын дэлгэрэнгүй мэдээллийг оруулна уу. Жишээлбэл, хэрэв захидал эмээгийнх бол, зөвхөн "Бэлэг өгсөнд баярлалаа!" Үүний оронд бэлэг танд ямар их үнэ цэнэтэй болохыг харуул, жишээ нь: “Өчигдөр орой манай найзууд бид эмээгийн илгээсэн тоглоомыг тоглосон болохоор унтаж чадаагүй. Баярлалаа!" Захидлын сэдэв ямар байхаас үл хамааран мэдээлэл солилцох хүсэлдээ гол анхаарлаа хандуулах ёстой.
Оруулах ёсгүй мэдээллийг ойлгох. Үндсэндээ уур хилэнгээ илэрхийлэх, өршөөл гуйх гэсэн захидал илгээх ёсгүй. Хэрэв та аль хэдийн ийм захидал бичсэн боловч илгээх эсэхээ сайн мэдэхгүй байгаа бол түүнийгээ хэд хоног байлгаарай. Магадгүй энэ хэдэн өдөр таны шийдвэрийг өөрчилж магадгүй юм
Алхам 5. Захидлыг дуусга
Албан бус захидлыг дуусгахын тулд хүлээн авагчтай харьцах харьцаа ойр байгааг харуулсан төгсгөлийн мэндчилгээг ашиглана уу. Хэрэв захидал эхнэр, нөхөр, ойр дотны хамаатан садандаа зориулагдсан бол "Мэндчилгээ", "Хайрын мэндчилгээ" эсвэл зүгээр л "Эрхэм хүндэт" гэх мэт төгсгөлийн мэндчилгээг ашиглана уу. Үүний зэрэгцээ, хагас албан ёсны захидлын хувьд "Сайн уу" эсвэл "Мэндчилгээ" гэх мэт халуун дотно, гэхдээ нэлээд албан ёсны мэндчилгээг чөлөөтэй ашиглаж болно.
- "Үнэлгээ" гэсэн нэр томъёоны талаар та сонсож байсан уу? Үнэн хэрэгтээ валедикци нь англи хэл дээр албан ёсны илэрхийлэл бөгөөд эрт дээр үед захидлын хаалтын мэндчилгээ болгон ашигладаг байжээ. Хэрэв та найздаа англи хэлээр захидал бичиж байгаа бөгөөд түүнийгээ хийсвэр байдлаар хаахыг хүсч байвал энэ аргыг чөлөөтэй ашиглаарай. Жишээлбэл, "Би чиний үнэнч үйлчлэгч хэвээр байна" гэх мэт үнэлэмж хэлбэрээр хаалтын мэндчилгээг таны нэрээр төгсгө.
- Хэрэв та захидал бичсэний дараа мэдээлэл оруулахыг хүсвэл P. S гэсэн тайлбарыг ашиглана уу, энэ нь англи хэл дээр Postscript гэсэн утгатай ("бичсэний дараа") гэсэн утгатай.
Алхам 6. Захидал илгээх
Захидлыг дугтуйнд хийж, тамга дарж, хүлээн авагчийн хаягийг оруулаад шууд шуудангаар илгээнэ үү.
Зөвлөмж
- Захидлын гол хэсгийг хүлээн авагчийн сонирхлыг татах сэдвээр төвлөрүүлэхийг хичээгээрэй.
- Ерөнхийдөө мэндчилгээний ард таслал үргэлж бичигддэг. Гэсэн хэдий ч албан ёсны үсгээр таслал бичихийн оронд цэг таслалыг ихэвчлэн ашигладаг.
- Гомдлын захидал бичихдээ үргэлж эелдэг үг хэллэг, зөв аргумент ашигла. Ингэвэл эерэг хариулт авах магадлал нэмэгдэнэ.
- Хэрэв та маш албан ёсны захидал хэвлэхийг хүсч байвал стандарт хуулбар цааснаас арай хүнд цаас ашиглахыг зөвлөж байна.
- Хэрэв та албан ёсны эсвэл хагас албан ёсны имэйл илгээхийг хүсч байвал мэргэжлийн дуу чимээтэй имэйл хаягийг үргэлж ашиглаарай. "Sweetstar189" -аас илгээсэн имэйлийг "jeni.sandra" -аас илгээсэн имэйл шиг нухацтай авч үзэхгүй нь лавтай, тийм үү?
- Үргэлж цэнхэр эсвэл хар бэх ашиглан үзэг бичээрэй.
- Бүртгэгдсэн хаяг зөв эсэхийг шалгаарай.
- Догол мөрийг догол мөрөөр бичиж эсвэл бичсэн өгүүлбэрээр эхлүүлээрэй.
- Захидлынхаа агуулгыг дор хаяж хоёр удаа дахин шалгаарай.
- Хэрэв захидлыг гараар бичсэн бол бэхээ гоожуулдаггүй үзэг үргэлж хэрэглэж байгаарай.
