Тэдний мөн чанарын хувьд имэйл нь бичгээр бичсэн захидал шиг албан ёсны биш юм. Гэсэн хэдий ч имэйл бичихдээ илүү албан ёсны өнгө аясыг ашиглах шаардлагатай байдаг. Хүлээн авагч гэж хэн болохыг анхаарч үзээд зөв мэндчилгээг сонгоорой. Үүний дараа та мэндчилгээний форматыг бодож, эхний өгүүлбэрийг бичиж болно.
Алхам
3 -ийн 1 -р хэсэг: Хүлээн авагчдыг анхаарч үзэх
Алхам 1. Та хэр албан ёсны байх ёстойгоо шийдээрэй
Та "албан ёсны" имэйл бичсэн ч гэсэн албан ёсны түвшин нь хүлээн авсан хүнээс хамаарна. Жишээлбэл, багшид илгээсэн имэйлийн албан ёсны түвшин нь ажлын өргөдлийн талаархи имэйлтэй адил биш юм.
Эхний контакт дээр аюулгүй байхын тулд илүү албан ёсны аялгуу ашиглаарай
Алхам 2. Хүлээн авагчийн нэрийг олоорой
Мэдэхгүй хүлээн авагчдыг хайж олохын тулд судалгаа хий. Нэрийг нь мэдэх нь албан ёсны техник ашиглаж байсан ч гэсэн мэндчилгээг илүү хувийн болгох болно.
Алхам 3. Хүлээн авагчийн жишээг дагана уу
Хүлээн авагч танд хамгийн түрүүнд имэйл илгээвэл та түүний ашиглаж буй мэндчилгээг хуулж болно. Жишээлбэл, хэрэв тэр "Сайн уу" болон таны нэрийг ашигладаг бол та "Hi" болон түүний нэрийг ашиглан ижил хэв маягаар хариулж болно.
3 -р хэсгийн 2: Мэндчилгээг сонгох
Алхам 1. "Эрхэм хүндэт" -ийг ашиглана уу
"Эрхэм хүндэт" мэндчилгээ. (дараа нь хүлээн авагчийн нэрийг оруулна) нь ямар нэг шалтгаанаар маш их хэрэглэгддэг. Энэ мэндчилгээ нь хэтрүүлэлгүйгээр албан ёсны шинж чанартай бөгөөд тийм ч их анхаарал хандуулдаггүй бөгөөд энэ нь зүгээр юм. Оронд нь нийцэхгүй байгаа учраас мэндчилгээг онцлохыг та хүсэхгүй байна.
Алхам 2. Хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол "Хүндэтгэсэн" гэж оролдоорой
Энэхүү мэндчилгээг бизнесийн имэйлд харьцангуй албан ёсоор ашигладаг бөгөөд ялангуяа хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол. Гэсэн хэдий ч хэрэв боломжтой бол нэрийг эхлээд хайж олох нь зүйтэй юм.
Хэрэв та имэйл маш албан ёсны бөгөөд хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол та "Хэнд хэнд хамаатай вэ" гэсэн үгийг ашиглаж болно. Гэсэн хэдий ч энэхүү мэндчилгээ нь хувийн шинж чанартай биш тул хүмүүсийг гомдоох нь бий
Алхам 3. "Сайн уу" эсвэл "Сайн уу" гэж арай бага албан ёсны имэйлээр авч үзнэ үү
Имэйл нь ерөнхийдөө захидлуудаас арай албан ёсны биш мэт санагддаг. Тиймээс, та "Сайн уу" гэх мэт мэндчилгээг албан ёсны имэйлээр ашиглаж болно. Жишээлбэл, хэрэв та багшдаа, ялангуяа танил тал руугаа имэйл бичиж байгаа бол сайн уу гэж хэлэх нь зохистой хэвээр байна.
Алхам 4. “Хөөе” бүү ашиглаарай
"Сайн уу" гэдэг нь хагас албан ёсны имэйлээр хүлээн зөвшөөрөгддөг бол "Хөөе" бол өөр түүх юм. Энэ мэндчилгээ нь маш энгийн, бүр шууд ярианд байдаг. Тиймээс та үүнээс зайлсхийх хэрэгтэй. Та даргаа сайн мэддэг байсан ч түүнд хаягласан имэйлд "Хөөе" гэж бичихээс зайлсхий.
Алхам 5. Шаардлагатай бол нэрийн оронд гарчиг ашиглана уу
Заримдаа, та хэн нэгэнд имэйл бичихдээ зөвхөн тухайн компани, байгууллага дахь тэдний байр суурийг мэддэг. Энэ тохиолдолд нэрийн оронд гарчгийг ашиглаарай, “Эрхэм хүндэт. Хүний нөөцийн менежер “Эрхэм хүндэт. Ажилд авах хороо "эсвэл" Эрхэм хүндэт. Профессор ".
Алхам 6. Мэйлийг илүү албан ёсны болгохын тулд мэндчилгээ дэвшүүлээрэй
Боломжтой бол "Ноён", "Эцэг", "Ээж", "Доктор" гэж нэмнэ үү. Илүү албан ёсны сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд хүлээн авагчийн нэрний өмнө "Профессор" гэж бичээрэй. Мөн зөвхөн өөрийн нэр биш овог нэр, овог нэрээ ашиглаарай.
3 -р хэсгийн 3: Имэйл бичих, эхлүүлэх
Алхам 1. Мэндчилгээг эхний мөрөнд тавь
Дээд эгнээнд таны сонгосон мэндчилгээ, дараа нь хүлээн авагчийн нэр орно. Боломжтой бол "Ноён", "Ээж", "Доктор" гэх мэт гарчиг, гарчиг, дараа нь овог, нэрээ ашиглана уу.
Алхам 2. Таслал ашиглана уу
Ерөнхийдөө мэндчилгээний дараа таслал бичих ёстой. Албан ёсны захидал дээр та хоёр цэгийг ашиглаж болно, гэхдээ энэ нь ихэвчлэн имэйлээр хэт албан ёсны байдаг. Таслал хангалттай байх болно, гэхдээ хэрэв та имэйлээр эхний захидал бичиж байгаа бол хоёр цэгийг ашиглаж болно.
Алхам 3. Дараагийн мөр рүү үргэлжлүүлнэ үү
Салам дээд хэсэгт өөрийн гэсэн байртай. Үүний дараа Enter товчийг дарж дараагийн мөр рүү үргэлжлүүлнэ үү. Хэрэв та өгүүлбэр оруулахын оронд шинэ догол мөр хоосон зай ашиглаж байгаа бол мэндчилгээ болон эхний догол мөрийн хооронд хоосон мөр байрлуулна уу.
Алхам 4. Шаардлагатай бол эхний өгүүлбэрт өөрийгөө танилцуулна уу
Анхны имэйлийн хувьд хүлээн авагчийг бодит амьдрал дээр таньдаг байсан ч өөрийгөө танилцуулаарай. Хувийн мэдээлэл өгснөөр хүлээн авагчид таны имэйлийг уншихыг зөвлөж байна.
- Жишээлбэл, "Намайг Жессика Хартоно гэдэг, би ABC компанийн маркетингийн захирлаар ажилладаг." Та мөн хүлээн авагчид өөрийгөө танилцуулж болно, тухайлбал "Намайг Рама Сусанто гэдэг бөгөөд би танай маркетингийн хичээлд хамрагддаг (Мягмар, Пүрэв гараг бүрийн үдээс хойш маркетинг 101)."
- Хэрэв та хүлээн авагчийг аль хэдийн таньж, түүнд имэйл илгээсэн бол эхний өгүүлбэрийг мэндчилгээ болгон ашиглаж болно. Жишээлбэл, "Ийм хурдан хариулсанд баярлалаа" эсвэл "Эрүүл энхийг хүсье".
Алхам 5. Имэйлийн үндсэн хэсгийг бичнэ үү
Ихэнх албан ёсны имэйлүүд асуудлын гол цөмийг олж авдаг. Энэ нь эхний болон хоёр дахь өгүүлбэрүүд нь яагаад хүлээн авагчид хандаж байгаагаа бичих ёстой гэсэн үг юм. Зорилгынхоо талаар аль болох товчхон байгаарай.
