Энэ нь ихэвчлэн хувийн болон албан бус зорилгоор ашиглагддаг тул албан ёсны имэйл бичих нь маш хэцүү байдаг. Гэсэн хэдий ч хэрэв та багш, дарга, бизнесийн түнш, засгийн газрын агентлаг эсвэл албан ёсны хэрэгцээтэй бусад хүмүүст албан ёсны имэйл бичих шаардлагатай бол эдгээр энгийн удирдамжийг дагаж мөрдөөрэй. Санаа бодлоо товч бөгөөд тодорхой хэлж, бичих дүрэм, хэв маяг, албан ёсны үсгийн хэлбэрийг дагаж мөрдөөрэй. Эцэст нь имэйлээ илгээхээсээ өмнө шалгаж, засна уу.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Имэйлийг форматлах
Алхам 1. Мэргэжлийн имэйл хаягийг ашиглана уу
Хамгийн тохиромжтой нь имэйл хаяг нь хэрэглэгчийн нэр эсвэл хоч биш харин таны жинхэнэ нэрний хувилбар юм. Боломжтой бол тоо, бусад үсэггүйгээр цэг, зураас, доогуур зураас ашиглана уу.
Жишээлбэл [email protected] нь мэргэжлийн бус мэт санагдах болно. Үүний зэрэгцээ [email protected] ашиглах нь илүү тохиромжтой байх болно
Алхам 2. Мэргэжлийн фонт ашиглана уу
Өнөөдөр ихэнх имэйлийн үйлчилгээнүүд нь янз бүрийн фонт, текстээр бичих боломжийг олгодог. Гэсэн хэдий ч албан ёсны имэйлийн хувьд Times New Roman, Arial зэрэг албан ёсны фонтуудыг дагаж мөрдөх нь дээр. Comic Sans эсвэл Old English гэх мэт гоёл чимэглэлийн фонтуудаас зайлсхий. Үүнээс гадна:
- Имэйлээ 12 хэмжээтэй гэх мэт уншихад хялбар фонтоор бичээрэй.
- И -мэйлийн агуулга, зорилгод нийцэхгүй бол налуу, тод, олон өнгийн фонт гэх мэт тусгай бичихээс зайлсхий.
- Имэйлийг бүхэлд нь том үсгээр бүү бичээрэй. Ингэж бичих нь хүлээн авагч руу хашгирч байгаа мэт харагдах болно.
Алхам 3. Имэйлд товч бөгөөд тодорхой гарчиг (сэдэв) өгнө үү
Гарчиг дахь имэйлийн агуулгатай холбоотой цөөн хэдэн түлхүүр үгийг ашиглана уу. Энэ нь хүлээн авагч таны имэйлийг үл тоомсорлохоос урьдчилан сэргийлэх болно. Гарчиггүй эсвэл ойлгомжгүй гарчиг ашиглан илгээсэн имэйл нь хүлээн авагчийн хувьд чухал биш мэт харагдах болно.
- "Шуурхай асуултууд", "Тантай холбоо барих" эсвэл "Чухал асуудал" гэх мэт имэйлийн гарчиг нь хүлээн авагчид ойлгомжгүй харагдах болно.
- Үүний зэрэгцээ "Гуравдугаар сарын 12 -ны цагийн хуваарь, зочдын жагсаалт, өдрийн хоолны урилга, хурлын хураангуй" гэсэн имэйлийн гарчиг хэтэрхий урт мэт санагдах бөгөөд нэг дор олон сэдвийг агуулсан болно.
- Нөгөө талаар "Гуравдугаар сарын 12 -нд цахилгаан шатны эвдрэлийн талаар уулзах тухай" имэйлийн гарчиг нэлээд товч бөгөөд ойлгомжтой байна. Энэ гарчиг нь хүлээн авагчид үндсэн сэдвийн тоймыг өгөхөөс гадна тодорхой огноог өгч чадна.
3 -ийн 2 -р арга: Агуулга бичих
Алхам 1. Тохирох мэндчилгээг ашиглана уу
Үргэлж мэндчилгээ бүхий албан ёсны имэйлийг эхлүүлээрэй. Та хүлээн авагчийн нэрийг шууд бичиж болно (хэрэв мэддэг бол). Хүлээн авагчийн нэрийг цол, нэрээр нь бөглөнө үү (ноён, хатагтай, доктор гэх мэт). Хэрэв та хүсвэл хүлээн авагчийн нэр, гарчгийн өмнө "Эрхэм хүндэт" гэж бичиж болно.
- Хэрэв та имэйл хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол "Эрхэм ноён/хатагтай" эсвэл "Сонирхсон хүмүүст" гэж бичээрэй.
- "Сайн уу", "Сайн уу" эсвэл бусад албан бус мэндчилгээг бүү ашиглаарай.
Алхам 2. Эхний догол мөрөнд өөрийгөө танилцуулна уу (шаардлагатай бол)
Шинэ харилцагч, хүний нөөцийн менежер, төрийн албан хаагч гэх мэт урьд өмнө хэзээ ч холбоо барьж байгаагүй хүн рүү захидал бичиж байгаа бол өөрийгөө танилцуулж, яагаад имэйл илгээж байгаагаа тайлбарлана уу. Үүнийг имэйлийнхээ эхний эсвэл хоёр дахь өгүүлбэрт бичээрэй.
Жишээлбэл, ажлын өргөдлийг имэйлээр илгээхдээ та "Намайг Мария Изабелла гэдэг. Би тантай JobXYZ.com вэбсайтад зарлагдсан захиргааны туслах ажилд орох хүсэлт гаргахаар холбоо барьсан" гэж бичиж болно
Алхам 3. Хамгийн чухал мэдээллийг эрэмбэлэх
Өөрийгөө танилцуулж, имэйл илгээх гол зорилгоо хэлсний дараа та имэйлийн үндсэн хэсгийг үргэлжлүүлж болно. Хамгийн чухал мэдээллийг хамгийн дээд хэсэгт жагсаана уу. Ингэснээр та хүлээн авагчийн цагийг илүү их үнэлж, имэйлийн зорилгыг илүү тодорхой болгох болно.
Жишээлбэл, төрийн албан тушаалтанд имэйл бичихдээ та "Намайг Мария Изабелла гэдэг. Таны и -мэйл хаягийг Салатига хотын шүүхийн албан ёсны вэбсайтаас авсан. Би энэ захиаг өөрийн эсэргүүцлээ илэрхийлэхийн тулд илгээж байна. 2015 оны 2 -р сарын 29 -нд авсан тасалбар."
Алхам 4. Захидлынхаа цэг рүү шууд оч
Албан ёсны захидлаар та өөрийн санаа бодлоо шууд илэрхийлж болно. Жижиг яриа нь уншигчийг төөрөлдүүлж, тэднээс танд юу хэрэгтэй эсвэл хэрэгтэй байгааг ойлгоход хэцүү болгодог.
- Жишээлбэл, оюутны хотхоны профессорт захидал бичихдээ "Би бол Мария Изабелла. Намайг мэдэх үү? Хими 221 бол яг одоо миний дуртай хичээл юм. Сургалтын хэрэглэгдэхүүн маш сайн зохион байгуулагдсан. Тиймээс би юу дагахыг үргэлж шалгаж, юу шалгахыг мэдэх боломжтой. Шалгалтын хувьд удахгүй болох шалгалтыг надад сануулж байна."
- Нөгөөтэйгүүр, ийм имэйл бичих нь "Би Мария Изабелла. Би Хими 221 -ийн ангийн оюутан бөгөөд шалгалтын хуваарь зөрчилдөж болзошгүй талаар танд хэлэхийг хүссэн юм."
Алхам 5. Богино хэмжээний имэйл бичээрэй
Урт хугацааны тодорхой хязгаарлалт байхгүй ч гэсэн нэг зөөврийн компьютер эсвэл компьютерийн дэлгэц шиг л имэйл явуулах нь зүйтэй.
Хэрэв таны имэйл хангалттай урт байвал түүнийг хэд хэдэн богино догол мөр болгон задлаарай. Догол мөр бүрийн оронд хоосон мөр үлдээгээрэй
Алхам 6. Албан ёсны хэл ашиглах
Албан ёсны имэйлийг мэргэжлийн зорилгоор хийдэг тул та сайн сэтгэгдэл төрүүлэх хэрэгтэй. Бүрэн өгүүлбэр, эелдэг үг хэллэгийг ашигла. Дараахь зүйлээс зайлсхийх хэрэгтэй.
- Этгээд хэл
- Шаардлагагүй товчлолууд
- Эмотикон ба эможи ашиглах
- Үл хүндэтгэсэн үгс
- Онигоо
Алхам 7. Тохирох хаалтын мэндчилгээг ашиглана уу
Мэндчилгээг нээхтэй адил албан ёсны үсгээр ашиглаж болох мэндчилгээг хаах хэд хэдэн сонголт байдаг. Өөрийн овог нэр, цол хэргэм, бусад гарчгийг (хэрэв байгаа бол) оруулахаа мартуузай. Ашиглаж болох хаалтын мэндчилгээний жишээнд дараахь зүйлс орно.
- "Хүндэтгэсэн"
- "Хүндэтгэсэн"
- "Баярлалаа,"
- "Мэндчилгээ,"
- "Таны оюутан"
3 -ийн 3 -р арга: Захидал илгээхэд бэлтгэх
Алхам 1. Шаардлагатай хавсралтыг оруулна уу
Хэрэв та хавсралт оруулах ёстой бол үүнийг имэйлийн эх хэсэгт оруулахаа мартуузай. Хавсралт болон файлын хэмжээг хязгаарлаж, нийтлэг болон өргөн хэрэглэгддэг файлын төрлийг ашиглахыг хичээгээрэй.
Жишээлбэл, "Би хичээлийн танилцуулга, багцынхаа PDF хувилбарыг хавсаргаж байна" гэх мэт мэдэгдэл оруулах
Алхам 2. Имэйлийн агуулга, зөв бичгийн дүрмийг сайжруулах
Үг үсгийн болон дүрмийн алдааг илрүүлэхийн тулд зөвхөн имэйлийн үйлчилгээнд найдах хэрэггүй. Имэйлээ чангаар уншина уу эсвэл хэн нэгэн шалгаад засуулаарай. Ингэснээр та зөв бичгийн алдаа, ойлгомжгүй өгүүлбэр олох боломжтой болно.
Алхам 3. Таны имэйлд нууц мэдээлэл агуулаагүй эсэхийг шалгаарай
Имэйл нь харилцах найдвартай арга биш гэдгийг үргэлж санаарай. Имэйл серверийг хакердах, эсвэл хүлээн авагч таны ил болгохыг хүсэхгүй байгаа мэдээллийг санаатай болон санамсаргүйгээр хуваалцах боломжтой гэдгийг санаарай.
