Ажил дээрээ зохион байгуулалттай байх нь чухал гэдгийг бид бүгд мэддэг боловч ихэнх хүмүүс үүнийг хийхэд хэцүү байдаг. Итгэх үү, итгэхгүй байна уу, зохион байгуулалт хийх нь санагдаж байгаа шиг хэцүү биш юм. Хэд хэдэн засвар, шийдэл нь таны бодож байснаас зохион байгуулалттай хүн болоход хялбар болгоно.
Алхам
4 -ийн 1 -р арга: Газар, цагийг тохируулах
Алхам 1. Үйл ажиллагаагаа хянах
Өдрийн тэмдэглэл хөтлөх эсвэл өдөр тутмынхаа үйл ажиллагааг хянахад хэдэн өдөр зарцуулаарай. Тэмдэглэл хөтөлснөөр та өмнө нь ухамсарлаагүй байсан зүйлээ харж болно. Нэмж дурдахад, тэмдэглэл хөтлөх нь аливаа зүйлийг цэгцлэх, бүтээмжтэй байх талаархи дутагдлынхаа талаар бага зэрэг ойлголт өгөх болно. Энэ дасгалыг том зорилго тавьж хийх ёстой. Үйл ажиллагааны бүртгэлээр дамжуулан ямар үйл ажиллагаа нь цаг алдах, ямар үйл ажиллагаа нь зорилгодоо хүрэхэд тань тусалж болохыг харж болно.
Алхам 2. Үр бүтээлтэй цагаа тодорхойлох
Бидний зарим нь эрт босдог, зарим нь тийм биш. Таны үр бүтээлтэй цаг хэзээ болохыг та аль хэдийн мэдэж байсан байх. Та орой, өглөө, үдийн хоол, ажлын өдрийн ид ачааллын өмнө эсвэл дараа нь дуртай байсан ч бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд эдгээр цагийг ашиглаарай.
Алхам 3. Ажлаа урьтал болгох
Зарим үүрэг даалгавар нь бусдаас илүү чухал гэдгийг бид бүгд мэднэ, гэхдээ бид үргэлж зөв зөв эрэмбэлдэггүй. Тиймээс даалгавруудыг чухал гэж тэмдэглэн эрэмбэлэх системийг боловсруулж, шударга, уян хатан байгаарай. Компьютер эсвэл ширээн дээрээ дижитал хуанли эсвэл наалттай тэмдэглэл ашиглан сануулагч ашиглана уу. Жагсаалтынхаа нэн тэргүүнд тавигдах зүйлд илүү их цаг хугацаа, эрч хүчээ зориулаарай. Жишээ нь өнөөдөр эсвэл маргааш дуусгах ёстой ажлууд гэх мэт цаг хугацааны мэдрэмжтэй ажлууд юм. Та мөн цалингаа төлж буй үйлчлүүлэгчид, боссууд эсвэл бусад хүмүүст хариулах хэрэгтэй. Хэрэв та даалгаврын мэдрэмж, ач холбогдлын талаар эргэлзэж байвал хэн нэгнээс асуусан нь дээр.
Алхам 4. Жижиг ажлуудыг нэн даруй гүйцэтгэх
Бүх даалгаврыг тодорхой хугацаанд багтаан төлөвлөх шаардлагагүй. Зарим ажлыг төлөвлөх, төлөвлөх шаардлагагүй, учир нь тэр даруй дуусгах боломжтой байдаг. Хэрэв тийм бол та даалгавраа даруй хурдан хийж чадна. Тиймээс, одоо үүнийг хий! Хөнгөн даалгавруудыг даруй хийснээр та ажлаа хойшлуулахгүй.
Алхам 5. Багаж хэрэгсэл, ажлын багаж хэрэгслийг зохион байгуулах
Манай ширээ замбараагүй байдлаас эвдэрсэн завь руу амархан шилжих боломжтой бөгөөд энэ нь таныг зохион байгуулалттай хүн байхаас сэргийлж чадна. Зарим хүмүүс бүр "цэвэр ширээ" гэсэн бодлого баримталдаг. Энэ нь үнэхээр шаардлагагүй байсан ч гэсэн ажлын байраа цэвэрлэх нь дээр.
- Ширээгээ цэгцэл. Бүх хогийг гаргаж, хэрэгтэй зүйлээ системтэйгээр зохион байгуул. Боломжтой бол ширээгээ цэвэрлэ: оффис дээр, завсарлагааны үеэр эсвэл ажлын хооронд хийх ажил байхгүй үед.
- Хогоо шууд цэвэрлээрэй. Ингэснээр та ширээгээ цэвэрлэхээ үргэлж санаж байх болно. Үүнээс гадна хуримтлагдсан хогонд бухимдахаас зайлсхийх боломжтой.
- Шаардлагатай зүйлсээ хялбархан хүртээмжтэй газар хадгална уу. Мэдээжийн хэрэг, таны эргэн тойронд байгаа бүхэн хог биш. Танд хэрэгтэй багаж хэрэгслийг ойр байлгах нь үнэ цэнэтэй цаг хугацаа, ажлын талбарыг хэмнэх болно.
Алхам 6. Үйл ажиллагаа, уулзалтыг төлөвлөх
Зарим хүмүүс зөвхөн уулзалтаа товлодог боловч хийх ажлын жагсаалтандаа хийдэг ажлуудаа хийдэггүй. Чухал ажлууд, уулзалтуудыг төлөвлөх нь маш их тустай байж болох юм. Жишээлбэл, та зөвхөн Мягмар, Пүрэв гаригт уулзалт хийж өдрүүдээ бүлэглэж болно. "Бүтээлч цаг" эсвэл урьдчилан тааварлах боломжгүй зүйлд хуваарь гаргах.
- Хуваарь, хуанлийн менежер ашиглана уу. Та цаас, үзэг ашиглан өөрийн хуваарийн менежер үүсгэж болно, эсвэл iCalendar эсвэл Google Now гэх мэт програм хангамж, програмууд байж болно.
- Үйл ажиллагаагаа ангил. Таны үйл ажиллагааг ангилах эсвэл өнгөөр кодлох нь чухал зүйлийг харуулах сануулга болж чадна. Жишээлбэл, таны үүсгэсэн категориуд нь захидал харилцаа, төсөл, арга хэмжээ, уулзалт, тархины шуурга, завсарлага, дасгалын цаг байж болно.
- Хуваарийг удирдахын тулд технологийг ашигла. Outlook гэх мэт онлайн цагийн менежерүүд болон имэйлийн платформууд хийх ажлын жагсаалт, хуанли, хаягийн жагсаалтыг нэгтгэж чаддаг. Энэхүү хуваарийн менежер нь таны үр ашгийг дээшлүүлээд зогсохгүй таны сэтгэлгээг хялбарчилж чадна.
- Боломжтой бол ажилдаа ороорой. Ажлын завгүй өдөр та ганцаараа бүх зүйлийг хийх шаардлагагүй гэдгээ мартах хандлагатай байдаг. Ажлаа туслахдаа даатгаарай, эсвэл хэрэв та үнэхээр ажилдаа дарагдсан бол хамт ажиллагсдаасаа тодорхой ажилд туслаарай. Ажил зогсох үед та хамт ажиллагсдынхаа тусламжийг буцааж өгч болно.
4 -ийн 2 -р арга: Имэйлийг системтэйгээр зохион байгуулах
Алхам 1. Төлөвлөсөн цагаар имэйлээ шалгана уу
Ихэнх мессеж таны бодож байгаа шиг тийм чухал биш тул та ирсэн имэйл хайрцгаа үргэлж шалгах шаардлагагүй байдаг. Хэрэв та хурдан дагах шаардлагагүй ажил дээр ажиллаж байгаа бол имэйлээ тогтмол давтамжтайгаар өдөрт 3-4 удаа шалгаж үзээрэй.
Алхам 2. Имэйлийг зохион байгуулах
Ирсэн имэйл хайрцагт мессежүүдээ овоолохын оронд хавтас, тугны давуу талыг ашиглаарай. Жишээлбэл, Outlook дээрх хавтас, дэд хавтасны онцлог эсвэл Gmail дээрх олон шошго, ирсэн имэйлийн онцлог нь ашигтай байж болно. Хэрэв та сэтгүүлч бол таны файлуудыг "Хамгийн сүүлийн мэдээ", "Ирээдүйн мэдээ", "Хуучин мэдээ", "Ярилцлага ба нөөц", "Санаа" гэж нэрлэж болно.
Имэйлээ устгаж, архивлах. Чухал болон хуучин үсгүүдийг архивлаж, үлдсэнийг нь устга. Дээрх жишээний нэгэн адил “Хуучин мэдээ” бол сэтгүүлчийн архив юм. Хуучин имэйлийг устгаж эхэлмэгц хэчнээн олон имэйл илгээхээс илүү хаяхыг харах болно. Зарим хүмүүс бүр "тэг ирсэн имэйл" -тэй байхаар шийдсэн байдаг, өөрөөр хэлбэл таны ирсэн имэйлд уншаагүй имэйл эсвэл имэйл байхгүй байна. Файл, шошго ашиглахаас гадна архивлах хэрэгсэл, хуучин имэйлийг устгах, имэйл цэвэрлэх програмыг ашиглан ирсэн имэйлээ хоослох боломжтой
Алхам 3. Харилцааны бусад, илүү үр дүнтэй хэлбэрийг ашиглах
Заримдаа хурдан утсаар ярих нь имэйл илгээх, хүлээн авах 10 -тай тэнцдэг. Хэрэв тийм бол залгаарай! Хэрэв та имэйл солилцох нь хэлэлцүүлэгт саад болж, нааш цааш хийх шаардлагатай гэдгийг мэдэж байгаа бол утсаар харилцах нь дээр. И-мэйлээр урт, дэлгэрэнгүй, цаг хугацаа шаардсан хэлэлцүүлэг өрнүүлэхийн оронд утсаар холбогдож дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах болно. Та хамтран ажиллагсад руугаа имэйлээр "Надад энэ талаар маш олон асуулт байна. Магадгүй утсаар ярих нь илүү хялбар байх болов уу? Тантай 5 цагт залгаж болох уу?"
Алхам 4. Тасалдлыг хязгаарлах
Стратегийн завсарлага нь үнэхээр тусалж чадна, гэхдээ ажлын цагаар тасалдах нь эсрэгээрээ юм. Тасалдал нь таны ажлыг удаашруулж, хэмнэлийг эвдэж, анхаарлаа төвлөрүүлэхгүй болгодог. Тиймээс завгүй үедээ дуут шуудан ашиглахыг хичээгээрэй. Эдгээр хэрэгслүүд нь таныг оффист байхгүй үед ашиглахад зориулагдаагүй болно. Эдгээр хэрэгслүүдийг маш завгүй үед ашиглах боломжтой. Олон хүмүүс “Нээлттэй хаалга” -ны бодлоготой байдаг ч та хаалгаа байнга нээлттэй байлгах шаардлагагүй. Та хаалган дээр "Дуудлага дээр" эсвэл "Өрөөг ашиглаж байна" гэсэн мессеж үлдээж болно. Дахин эргэж ирээрэй эсвэл имэйл илгээнэ үү."
Алхам 5. Үүлний давуу талыг ашиглах
Үүлэн тооцоолол нь хямд, өргөтгөх боломжтой, илүү үр ашигтай, шинэчлэхэд хялбар байдаг тул үүнийг анхаарч үзэх нь зүйтэй юм. Үүлэнд агуулагдаж буй контент нь компьютер, таблет, ухаалаг гар утас болон бусад төхөөрөмжөөс хандах боломжтой тул маш хэрэгтэй байдаг. Үүл хадгалах нь дижитал нөөцлөлтийн үндсэн ба хоёрдогч хэлбэрийн үүргийг гүйцэтгэдэг. МХХТ -ийн менежер эсвэл програм хангамжийн үйлчилгээ үзүүлэгчтэй ярилцаарай, учир нь танд үүлэн дотор үнэгүй хадгалах зай байгаа эсвэл жилийн төлбөр багатай байх боломжтой.
Алхам 6. Онлайн хавчуургыг ашиглах
Ихэнх хөтөч нь дуртай вэб хаягаа эсвэл байнга очдог хаягийг хадгалах, цэгцлэх зорилгоор хавчуургын шинж чанартай байдаг бөгөөд ингэснээр тэдэнд хялбар, хурдан хандах боломжтой болно. Хамгийн сүүлийн үеийн мэдээг үзэхийн тулд чухал сайтуудыг мартахгүйн тулд энэ онцлогийг ашиглаарай.
4 -ийн 3 -р арга: Хамгийн их цагийг ашиглах
Алхам 1. Хэд хэдэн зүйлийг нэгэн зэрэг хийхээс зайлсхийх (олон үүрэг даалгавар)
Бүх шинжээчид үүнд итгэдэг. Хэдийгээр энэ нь зурагтаар хурдан бөгөөд дажгүй харагдаж байгаа ч олон зүйлийг зэрэг хийх нь үр ашиггүй бөгөөд таны зохион байгуулагдах хүчин чармайлтын үр дүнд саад болж болзошгүй юм. Үүний оронд та бүх анхаарлаа нэг ажилд зориулах нь илүү дээр юм.
Алхам 2. Өөртөө зориулж хуваарь гарга
Аз болоход ихэнх ажлын байр минут тутамд үндэслэн өдөр тутмын хуваарь гаргах шаардлагагүй байдаг. Гэсэн хэдий ч өдөр тутмын хуваарь, тухайн өдрийн чухал ажил, үйл явдлыг тэмдэглэх нь таныг ажил дээрээ анхаарлаа төвлөрүүлж чадна.
- Тодорхой үйл ажиллагааны цагийн хязгаарыг тогтооно. Зарим даалгавар нь цагийн хязгаар тогтоох шаардлагагүй боловч зарим нь бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд параметрчлэгдсэн байх ёстой. Шаардлагаас илүү их цаг зарцуулдаг зарим ажлуудын талаар бодож, дараа нь цаг хугацааны хязгаарыг тогтооно уу.
- Бусад үйл ажиллагаанд нэмэлт цаг хуваарилах. Туршлагаас суралцах зарим даалгаврууд ихэвчлэн хийх ёстой хугацаанаасаа илүү урт хугацаа шаардагддаг боловч энэ нь тийм ч муу зүйл биш юм. Энэ төрлийн үйл ажиллагаа, ялангуяа чухал арга хэмжээ, уулзалтуудын өмнө болон хойно нэмэлт цаг хуваарилаарай.
Алхам 3. Таймер, секундомер эсвэл сэрүүлэгтэй цаг програмыг ашиглана уу
Эдгээр объектуудыг зохих ёсоор ашиглавал үр дүнтэй байх болно. Зарим хүмүүс ямар нэгэн үйл ажиллагаа эхлэхээс өмнө хангалттай сэрэмжлүүлэг өгөхийн тулд сэрүүлгээ шаардлагатай хугацаанаас 10, 15, 30 минутын өмнө тавьдаг. Та мөн сануулах хэрэгсэл (сануулагч) тохируулж болно.
Алхам 4. Битгий хойшлуул
Та үнэхээр үйл ажиллагаагаа хойшлуулах ёстой юу, эсвэл залхуу байхыг хүсч байна уу гэж өөрөөсөө асуугаарай. Хэрэв та тайвшрахыг хүсч байвал хойшлуулах хэрэггүй, үүнийг хий! Гэсэн хэдий ч хэрэв ямар нэгэн үйл ажиллагааг хойшлуулах нь гарцаагүй бол тэмдэглэл хөтөлж, тодорхой төлөвлөгөөний дагуу үйл ажиллагааг дахин төлөвлөх хэрэгтэй. Эсвэл та гэнэтийн төлөвлөгөө бодож болно. Жишээлбэл, хэрэв та биечлэн хийх уулзалтаа цуцлах шаардлагатай бол оронд нь хурлын дуудлага хийх эсвэл вэб хурал хийх хүсэлтэй байж магадгүй юм.
4 -ийн 4 -р арга: Бие махбодийн болон сэтгэцийн эрүүл мэндийг сахих
Алхам 1. Завсарлага аваарай
Сэтгэл санаагаа тайвшруулах нь ажлын бүтээмж, сэтгэцийн эрүүл мэндийг хадгалахад чухал үүрэгтэй. Бид ихэвчлэн хэт завгүй ажилладаг тул амрах цаг байдаггүй. Завсарлага авах нь бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд бидэнд маш их хэрэгтэй завсарлага өгдөг. Гэсэн хэдий ч завсарлага нь бидний цагийг зөв ашиглаж байгаа эсэхээ зогсоож, асуух боломжийг олгодог.
Алхам 2. Илүү сайн унт
Сайн унтаж амрахгүй бол маргааш нь толгой эргэх, ядрах, нойрмоглох болно. Энэ нь таны ажлын хуваарь, ажлын үр ашгийг алдагдуулж болзошгүй юм. Орой бүр 7-8 цаг тасралтгүй унтах зорилгоо тавь.
Алхам 3. Өөрийгөө хамт ажиллагсадтайгаа бүү харьцуул
Танай хамт ажиллагсдын ихэнх ажил таны хийх ёстой ажлаас өөр бөгөөд хүн бүр ажлаа зохион байгуулах өөрийн гэсэн арга барилтай байдаг. Хамтран ажиллагсдын хувьд утга учиртай, үр дүнтэй арга нь танд тохирохгүй байж магадгүй, эсвэл эсрэгээр.
Алхам 4. Зохион байгуулах нь тасралтгүй үргэлжлэх үйл явц гэдгийг хүлээн зөвшөөр
Төгс төгөлдөр болно гэж бүү бодоорой. Захиалга бол байнгын анхаарал шаарддаг урт удаан үйл явц юм. Та өдөр бүр оновчтой зохион байгуулалттай ажиллахгүй, гэхдээ жирийн хүн байхыг хичээх нь таны үр ашгийг дээшлүүлж чадна.
