Та өмнө нь албан ёсны өргөдөл захидал бичиж байсан уу? Өргөдлийн албан бичгийг ихэвчлэн өр цуглуулах, тусламж хүсэх, өөр хэн нэгнээс тодорхой зүйл хийхийг хүсэх гэх мэт янз бүрийн шалтгаанаар хийдэг. Хамгийн тохиромжтой нь өргөдлийн захидал нэг хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой. Өөрөөр хэлбэл таны хүсэлтийг зөв өгүүлбэрээр төгсгөж, ойлгомжтой, итгэлтэй, шулуухан илэрхийлэх ёстой. Тиймээс өргөдлийн бичгийг хаах нь зөв өгүүлбэр гэж юу вэ? Ерөнхийдөө захидлын төгсгөлийн өгүүлбэр нь захидлын зорилго, захидал хүлээн авагчийн хувийн онцлогоос ихээхэн хамаардаг. Жишээлбэл, хэрэв захидал таны таньдаг хүнд зориулагдсан бол илүү энгийн өнгө аясаар төгсгөж болно. Үүний зэрэгцээ, хэрэв захидал бизнесийн зорилгоор бичигдсэн бол түүнийг илүү албан ёсны өнгө аясаар төгсгөөрэй.
Алхам
2 -ийн 1 -р арга: Хувийн өргөдлийг дуусгах
Алхам 1. Эелдэг хэлний хэв маягийг ашигла
Хувийн өргөдлийн захидалдаа ерөнхийдөө захидал бичихдээ өргөдөл гаргах болсон шалтгаанаа тайлбарлаж, дараа нь өргөдлийг шууд, ойлгомжтой, тодорхой байдлаар хүргэх шаардлагатай байдаг. Захидал хүлээн авагч таны хүсэлд дарагдахгүйн тулд "Та хүсч байна уу" эсвэл "Та хүсч байна уу" гэх мэт эелдэг, шаардлага багатай хотын сонголтыг ашиглахаа бүү мартаарай.
Жишээлбэл, та "Эгчээ ганцаараа гадагш гарахгүйн тулд сайн үйлсийн арга хэмжээнд дагалдан явах уу?" Гэж бичиж болно
Алхам 2. Дараагийн хүсэлтийг шинэ догол мөрөөр танилцуулна уу
Хэрэв танд тодорхой хугацаанд хариу өгөх шаардлагатай бол, эсвэл хүлээн авагч хүсэлтэй холбоотой өөр зүйл хийх шаардлагатай бол тусдаа догол мөрөнд оруулна уу. Тиймээс захидал хүлээн авагч нь дараагийн аппликейшн нь хоёрдогч боловч үндсэн програмтай холбоотой хэвээр байгааг мэдэх болно.
Үүнтэй ижил жишээ байсаар байтал та "Хэрэв та түүнийг буяны үйл ажиллагаанд оролцохоор гэртээ аваачаад дараа нь буулгаж өгөх юм бол бид үнэхээр талархах болно" гэх мэт дараагийн хүсэлтийг оруулж болно
Алхам 3. Хүсэлтийг авч үзсэн хүлээн авагчид баярлалаа
Таны хүсэлтийг ирүүлсний дараа захидал хүлээн авагчид талархаж байгаагаа илэрхийлсэн товч мэдэгдлийг оруулна уу. Хэрэв та хүсвэл тэдний тусламж танд ямар чухал, утга учиртай болохыг хэлээрэй.
Жишээлбэл, та "Бидэнд туслахад бэлэн байгаад маш их баярлалаа. Таны тусламж буяны арга хэмжээнд оролцох хүсэлтэй эгчдээ маш их хэрэгтэй болно."
Алхам 4. Хүлээн авагчийн мэдэх шаардлагатай нэмэлт мэдээллийг оруулна уу
Хэрэв таны хүсэлтийг тодорхой хэлбэрээр, эсвэл тодорхой огноо, цагт хийх шаардлагатай бол баярлалаа гэж хэлсний дараа үүнийг оруулна уу. Нэмж дурдахад захидал хүлээн авагч тантай холбоо барихыг хүссэн тохиолдолд холбоо барих мэдээллийг оруулж болно.
Жишээлбэл, та “Таны эгч арга хэмжээ эхлэхээс өмнө зохион байгуулагчидтай уулзах шаардлагатай байна. Тиймээс тэр арга хэмжээ болох газарт дор хаяж нэг цагийн өмнө ирэх ёстой."
Зөвлөгөө:
Нэмэлт мэдээллийг оруулсны дараа дахин баярлалаа гэж хэлэхээ бүү мартаарай. Ингэснээрээ захидал хүлээн авагч нь хүсэлтэд дарамт учруулахгүй, тэр ч байтугай түүний нинжин сэтгэлийг та ашиглаж буйгаа мэдрэхгүй болно.
Алхам 5. Захидлын төгсгөлд нэрээ бичихээс өмнө хаалтын мэндчилгээ оруулна уу
"Салам" гэх мэт энгийн хаалтын мэндчилгээг хувийн өргөдлийн захидлын төгсгөлд оруулах нь зүйтэй юм. Хэрэв та болон захидал хүлээн авагч ойрхон эсвэл ойрхон байвал "Сайн уу" эсвэл "Үргэлж хайрлаарай" гэх мэт халуун дулаан өнгө аясаар мэндчилгээ дэвшүүлээрэй.
Хаалтын мэндчилгээний дараа таслал нэмж, гарын үсэг зурахдаа хоёр хоосон мөр үлдээнэ үү. Эдгээр хоёр хоосон мөрийн дараа бүтэн нэрээ оруулна уу
2 -ийн 2 -р арга: Бизнесийн програмуудыг дуусгах
Алхам 1. Захидлын үндсэн хэсэгт өргөдлөө оруулна уу
Бизнес, мэргэжлийн болон эрдэм шинжилгээний зорилгоор албан ёсны өргөдөл бичихдээ захидлын зорилгыг эхнээс нь оруулахаа мартуузай. Боломжтой бол хүсэлтийг захидлын төгсгөлд биш харин эхний өгүүлбэрт тусгайлан оруулна уу.
Таны хүсэлтийг захидлын эхэнд тайлбарласан тул захидлын төгсгөлд үүнийг давтах шаардлагагүй болно
Алхам 2. Цаг хугацаа, анхаарал хандуулсан хүлээн авагчид баярлалаа
Шинэ догол мөрөнд хүлээн авагч таны хүсэлтийг уншиж, анхаарч үзэхэд цаг зав гаргасанд талархал илэрхийлж богино өгүүлбэр бичээрэй. Түүний хүсэл зоригийг үнэлж байгаагаа тэр мэдэж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Жишээлбэл, та дараах зүйлийг оруулж болно: “Цаг гарган миний хүсэлтийг анхаарч үзсэнд баярлалаа. Би үнэхээр талархаж байна."
Зөвлөгөө:
Хүлээн авагчид цаг хугацаа, анхаарал хандуулсанд талархсаны дараа шаардлагатай бол "Уучлаарай, уучлаарай" гэх мэт уучлал гуйж болно.
Алхам 3. Хүлээн авагчийн мэдэх шаардлагатай хугацааг зааж өгнө үү
Хэрэв та захидалд тодорхой хугацаанд хариу өгөх шаардлагатай бол огноо, цагийг хүлээн авагчид өгөхөө бүү мартаарай. Зарим тохиолдолд эцсийн хугацааг тогтоохын ач холбогдлын талаар товч үндэслэл өгөх шаардлагатай байж магадгүй юм.
Жишээлбэл, та "Гэнэтийн явдалд уучлаарай, гэхдээ надад таны хариулт 4 -р сарын 22 -ны Даваа гарагаас өмнө хэрэгтэй байна, учир нь би тэр өдөр онгоцны тийзээ аль хэдийн захиалчихсан байсан бөгөөд 2 долоо хоногийн дараа л (танай хотын нэр) руу буцах болно… Үүний дараа."
Алхам 4. Холбоо барих мэдээллээ өг, ингэснээр хүлээн авагчид асуух зүйл байвал тантай холбоо барьж болно
Захидал хүлээн авагчид тантай амархан, хурдан холбоо барихад тусална уу, ялангуяа танд ойрын ирээдүйд хариулт хэрэгтэй болно. Заль мэх нь ажлын цагаар амархан холбоо барьж болох холбоо барих мэдээллийг оруулна уу.
Жишээлбэл, та "Хэрэв танд ямар нэгэн асуулт байвал 222-123-4567 оффисын дугаар руу залгаарай" гэж бичиж болно
Алхам 5. Албан ёсны болон эелдэг хаалтын мэндчилгээгээр захидлыг дуусга
Албан ёсны бизнесийн өргөдөлд бичиж болох хаалтын мэндчилгээний зарим жишээ бол "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Мэндчилгээ" юм. Хаалтын мэндчилгээний дараа таслал оруулахаа бүү мартаарай, дараа нь гарын үсэг зурахдаа хоёр хоосон мөр үлдээгээрэй. Эдгээр хоёр хоосон мөрийн дараа бүтэн нэрээ оруулна уу.
Хэрэв танд тодорхой ажлын байрны нэр, таних дугаар гэх мэт нэмэлт мэдээлэл хэрэгтэй бол овог нэрнийхээ доор оруулна уу
Зөвлөмж
- Захидал хэвлэх, гарын үсэг зурахаасаа өмнө засварлахаа бүү мартаарай. Жижиг алдаа нь таны итгэлийг алдагдуулж, захидал хүлээн авагч таны хүсэлтийг биелүүлэхгүй байх эрсдэлтэй гэдгийг санаарай.
- Захидлын хуулбарыг наад зах нь таны өргөдлийг биелүүлэх хүртэл хувийн файлдаа хадгална уу.
- Хэрэв та шуудангийн үйлчилгээний оронд интернетээр захидал илгээхээр төлөвлөж байгаа бол ашигласан формат нь яг ижил байна. Захидлын төгсгөлд, хэрэв та хавсаргаж болох дижитал гарын үсэг байхгүй бол, дараа нь хоосон байсан ч гэсэн гарын үсэг оруулах зай үлдээгээрэй.
