Захидлын үүргийг гүйцэтгэх илүү хялбар, хямд, хурдан хувилбар болохын хэрээр имэйлийн алдар нэр нэмэгдэхийн хэрээр эдгээр онлайн хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр дамжуулан хурим, төрсөн өдрийн баяр, тэр байтугай олон нийтийн цуглаанд урих хүмүүсийн тоо нэмэгддэг. Ерөнхийдөө уригдсан хүмүүс RSVP системээр имэйл илгээх бөгөөд энэ арга хэмжээнд оролцох боломжтой зочдын тоог хэмжих болно. Харамсалтай нь RSVP систем нь Индонезид тийм ч түгээмэл байдаггүй тул хариулахад хэцүү байх болно. Санаа зовох хэрэггүй! Энэ нийтлэлд хариулах зөв арга, цагийг тодорхойлох, зөв хариулт өгөх, урилгыг хүлээн авсан эсэхийг шалгах талаар янз бүрийн зөвлөмжүүд багтсан болно.
Алхам
3 -ийн 1 -р хэсэг: Хариулах зөв зам, цагийг тодорхойлох
Алхам 1. Шийдвэр гаргах
Таны хийх ёстой хамгийн эхний алхам бол урилгад дурдсан арга хэмжээнд оролцох эсэхээс үл хамааран шийдвэр гаргах явдал юм. RSVP имэйлийг хүлээн авмагцаа энэ тухай бодоорой.
- Үйл явдал хаана болох талаар бодож, хотоос гадуур аялах шаардлагатай байгаа эсэхийг бодож үзээрэй. Жишээлбэл, хотоос гадуур зохион байгуулагдах арга хэмжээнд оролцохын тулд мэдээж онгоцны тийз худалдаж авахын тулд илүү их мөнгө зарцуулах хэрэгтэй болно, тийм үү?
- Арга хэмжээний үеэр өөр арга хэмжээнд оролцох шаардлагагүй гэдгийг анхаараарай.
- Таны хамтрагч, хамгийн ойрын хамаатан садан ч бас оролцох боломжтой эсэхийг шалгаарай. Ойр дотны хүмүүс байгаа эсэх нь шийдвэр гаргах үйл явцад нөлөөлнө гэдгийг санаарай.
Алхам 2. Үйл явдлын мөн чанарыг тодорхойлох
Үнэн хэрэгтээ янз бүрийн үйл явдлын мөн чанар нь өөр өөр хариу үйлдэл, албан ёсны түвшинг шаарддаг. Тиймээс хүсээгүй алдаа гарахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд хариу илгээхээсээ өмнө үйл явдлын мөн чанарыг ойлгох хэрэгтэй.
- Хэрэв энэ арга хэмжээ хөршийнхөө гэрт шарсан мах хийх урилга гэх мэт албан бус хэлбэртэй бол ерөнхийдөө албан бус хариулт өгөх шаардлагатай болно. Нэмж дурдахад хариулт илгээх хугацаа богино байх болно.
- Хэрэв арга хэмжээ нь хурим, төрсөн өдөр эсвэл бусад чухал баярт урилга өгөх гэх мэт албан ёсны шинж чанартай бол та ерөнхийдөө албан ёсны хариу өгөх ёстой.
Алхам 3. Үр дүнтэй хариу өгөх
Үйл явдлын дэлгэрэнгүй мэдээллийг уншиж, шийдвэр гаргасны дараа үр дүнтэй хариу арга хэмжээг нэн даруй өгөх хэрэгтэй. Өөрөөр хэлбэл, таны өгсөн хариултаар урилгыг биелүүлэх эсэхээ баталгаажуулна уу.
- Уригчийн жагсаасан RSVP огноог уншина уу. Хугацаа дуусахаас өмнө хариу өгөх ёстой гэдгийг санаарай!
- Аль болох хурдан хариулна уу. Уригч танд хариу өгөхөд нэг эсвэл хоёр сар өгсөн ч гэсэн энэ нь та боломжоо ашиглан хариугаа авахаа болих хэрэгтэй гэсэн үг биш юм! Үүний оронд урилгыг хүлээн авах эсвэл татгалзах шийдвэр гаргасны дараа шууд хариулна уу.
3 -р хэсгийн 2 -р хэсэг: Хариултыг бий болгох
Алхам 1. Имэйлийн сэдвийг зааж өгнө үү
Хэрхэн, хэзээ хариу өгөхөө тодорхойлсны дараа зурвасаа бүтээ. Эхлэхийн тулд имэйлд таны хариултыг харуулсан, үйл явдлын мөн чанарт тохирсон сэдвийг оруулна уу.
- Албан ёсны урилгын хувьд албан ёсны өгүүлбэрүүдийг ашигла. Жишээлбэл, "Рожер, Анна нар 5 -р сарын 11 -нд болох бөмбөг, оройн хоолонд урихаас татгалзаарай" гэж бичээрэй.
- Албан бус урилга, тухайлбал хөршүүддээ хөлдөөсөн урилга өгөхдөө "11-р шарсан маханд ирж чадахгүй байна" гэж бичээрэй.
Алхам 2. Мэндчилгээ оруулах
Имэйлийг зохих мэндчилгээгээр нээх нь чухал бөгөөд учир нь энэ нь таны хариултын өнгө аясыг тохируулах болно. Нэмж дурдахад, зөв мэндчилгээ нь уригдагчийн мэдрэмж, үзэл бодлыг онцлон харуулах болно.
- Тохиромжтой мэндчилгээний зарим жишээ бол "To", "Миний хамгийн сайн найздаа" эсвэл "Өглөөний мэнд/үдээс хойш/орой/орой" гэх мэт энгийн мэндчилгээ юм.
- Албан бус үйл явдлын хувьд "Жон, Марси нарт" гэх мэт богино бөгөөд энгийн мэндчилгээ хэлээрэй.
Алхам 3. Имэйлийн үндсэн хэсэгт мессеж бичих
Имэйлийн үндсэн хэсэгт бичсэн мессеж нь таны хариултын хамгийн чухал хэсэг байж магадгүй, ялангуяа энэ нь таны хариултыг дуусгаж, үйл явдлын мөн чанарыг тусгах болно. Урилгыг хүлээн авах эсвэл татгалзахад ашиглаж болох өгүүлбэрийн зарим жишээ:
- Ийм урилгад албан бус хариу өгөх. Жишээлбэл, “Шарсан талх урьсанд баярлалаа, Том. Гэхдээ уучлаарай, тэр өдөр бид хотоос гадуур байх ёстой байсан тул бид ирж чадаагүй.”
- Ийм төрлийн урилгад албан ёсны хариу өгнө үү. Жишээлбэл, "Хиггинсончууд 2019 оны 11 -р сарын 5 -нд болох Жош, Белинда нарын хуриманд оролцох урилга хүлээн авлаа." Өөр нэг жишээ бол "Жон, Сара Эпплби нар таны урилгыг Марта Родригесийн төрсөн өдрийн үдэшлэгт хүлээн авч байгаадаа баяртай байна."
- Албан ёсны татгалзах шийтгэлийн жишээ нь: "Паркерын гэр бүл 2019 оны 11 -р сарын 5 -ны өдөр Жош, Белинда нарын хуриманд оролцох боломжгүй байсан."
Алхам 4. Хаалтын мэндчилгээ бичиж, нэрээ оруулна уу
Зурвас бичсэнийхээ дараа хариултыг зохих хаалтын мэндчилгээгээр дуусга. Чухамдаа хаалтын мэндчилгээ бичих нь зүгээр нэг албан ёсны зүйл биш бөгөөд тухайн хүнтэй харилцах харилцааны хэлбэр, түүнд ямар сэтгэгдэлтэй байгаагаа илэрхийлж чаддаг.
- "Сайн уу" эсвэл "Баярлалаа" гэх мэт албан ёсны хаалтын мэндчилгээг сонгоно уу.
- "Мэндчилгээ" эсвэл "Мэндчилгээ" гэх мэт албан бус хаалтын мэндчилгээг сонгоно уу.
- Хаалтын мэндчилгээг хариутайгаа нийцүүлээрэй. Жишээлбэл, хэрэв та урилгаас татгалзах ёстой бол "Их харамсаж байна" гэж бичээрэй, хэрэв та урилгыг хүлээн авбал "Баярлалаа" гэж бичээрэй.
- Имэйлийн төгсгөлд нэрээ бичнэ үү. Албан бус арга хэмжээний хувьд өөрийн хоч болон уригдсан бусад хүмүүсийн нэрийг бичээрэй. Гэсэн хэдий ч илүү албан ёсны арга хэмжээ авахын тулд өөрийнхөө болон бусад уригдсан зочдын овог нэрийг бичих нь зүйтэй юм. Хэрэв та уригдсан хүнтэй маш дотно харилцаатай бол "Смитийн гэр бүл" гэж бичээрэй.
3 -р хэсгийн 3: Автомат имэйлтэй ажиллах, гарч болзошгүй асуудлуудыг шийдвэрлэх
Алхам 1. Имэйлд автомат товчлуур байгаа бол "татгалзах" эсвэл "зөвшөөрөх" дээр дарна уу
Өнөөдөр олон хүмүүс албан ёсны урилгад имэйл хэлбэрээр илгээгддэг автомат RSVP үйлчилгээг ашиглах сонирхолтой болсон. Автомат RSVP имэйлийг гуравдагч этгээдээр дамжуулсан бөгөөд "татгалзах эсвэл хүлээн авах" сонголттой товчлууртай байх магадлалтай.
- Хэрэв та ийм имэйл хүлээн авсан бол уригдагчид хувийн имэйл илгээх шаардлагагүй болно.
- Урилгыг хүлээн авах эсвэл татгалзсаны дараа хариуг гуравдагч этгээдэд илгээж, урилга руу илгээнэ.
- Автомат имэйлийн үйлчилгээг ихэвчлэн төрсөн өдрийн үдэшлэг, уулзалт, олон нийтийн цуглаан гэх мэт хагас албан ёсны арга хэмжээнд ашигладаг.
Алхам 2. Имэйлийн үндсэн хэсэгт байгаа "буцаах баримт" сонголтыг дарна уу
Үүнийг хийснээр таны имэйл үйлчилгээ үзүүлэгч танд тухайн хүн таны хариултыг хүлээн авсан эсвэл нээсэн эсэхийг баталгаажуулах имэйл илгээх болно. Ингэснээр та зурвас илгээгдсэн эсэхийг мэдэх болно.
- Өөр имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид "буцаах баримт" сонголтын талаар өөр өөр бодлого баримталж болохыг анхаарна уу.
- Зарим имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид энэ сонголтыг өгдөггүй.
Алхам 3. Хэрэв таны төлөвлөгөө өөрчлөгдсөн бол дараагийн имэйлийг илгээнэ үү
Үнэндээ төлөвлөгөөг өөрчлөх нь зайлшгүй боломж юм. Хэрэв та өмнө нь хүлээн авсан урилгаас татгалзах эсвэл эсрэгээр татгалзах шаардлагатай бол өөрчлөлтийг урилгачинд шууд хариулах ёстой.
- Хэрэв та автомат имэйл дээр "Зөвшөөрөх" сонголтыг санамсаргүйгээр дарсан бол холбогдох хүнд хувийн имэйлээр дамжуулан алдааг тодруулна уу.
- Хэрэв та өмнө нь хүлээн авсан урилгаас татгалзахыг хүсч байвал татгалзсан хариугаа урилгачинд шууд хэлээрэй. Жишээлбэл, "RSVP -ийн өөрчлөлтүүд" гэсэн гарчигтай имэйл илгээхдээ "Уучлаарай, нэг шалтгаанаар Сара бид хоёр хуримынхаа 20 жилийн ойд 14 -ний өдөр оролцох боломжгүй байсан. Ойрын ирээдүйд бид дахин уулзана гэж найдаж байна, за!"
- Хэрэв та өмнө нь татгалзсан урилгыг хүлээн авахыг хүсч байвал өөрчлөлтийг уригчид шууд мэдэгдээрэй. Жишээлбэл, "Сайн байна уу! Хэрэв урилгын квот хэвээр байгаа бол би таны арга хэмжээнд оролцохдоо баяртай байх болно" гэсэн бичвэр бүхий "RSVP өөрчлөлтүүд" гэсэн сэдвээр имэйл илгээнэ үү.
- Хариултын өөрчлөлтийг аль болох хурдан мэдэгдэх ёстой. Хэрэв удахгүй болох арга хэмжээ албан бус эсвэл хагас албан ёсны шинж чанартай бол та хариултаа эртхэн өөрчилсөн байх магадлалтай. Гэсэн хэдий ч, хэрэв энэ арга хэмжээ албан ёсны шинж чанартай бол (жишээлбэл, хуримын ёслол) хариу арга хэмжээний өөрчлөлтийг дор хаяж нэг сарын өмнө хийх ёстой.
