Өөрчлөлтийн менежментийн хоёр төрлийн төлөвлөгөө байдаг. Төлөвлөгөөний эхний төрөл нь шилжилтийг хөнгөвчлөх байгууллагын өөрчлөлтөд үзүүлэх нөлөөг авч үздэг. Хоёрдахь төрлийн төлөвлөгөө нь төслийн тодорхой өөрчлөлтийг хянадаг бөгөөд үүний үр дүнд төслийн хамрах хүрээний өөрчлөлтийг тодорхой бүртгэдэг. Хоёр төлөвлөгөө нь юу хийх ёстойгоо тодорхой, үнэн зөв илэрхийлэхийг зорьдог.
Алхам
2 -ийн 1 -р арга: Байгууллагын өөрчлөлтийг удирдах төлөвлөгөө бичих
Алхам 1. Өөрчлөлтийн цаад шалтгааныг харуул
Муу гүйцэтгэл, шинэ технологи, байгууллагын эрхэм зорилгыг өөрчлөх гэх мэт өөрчлөлтийг хийхэд нөлөөлсөн хүчин зүйлсийг жагсаа.
Ашиглаж болох нэг арга бол тухайн байгууллагын бий болгохыг хүсч буй өнөөгийн байдал, ирээдүйн нөхцөл байдлыг дүрслэх явдал юм
Алхам 2. Өөрчлөлтийн төрөл, хамрах хүрээг тодорхойл
Өөрчлөлтийн төслийн мөн чанарыг товч тайлбарлана уу. Энэхүү өөрчлөлт нь албан тушаалын нэр, бизнесийн үйл явц, бодлогын өөрчлөлт,/эсвэл байгууллагын бүтцэд нөлөөлөх эсэхийг тодорхойлох. Өөрчлөлт хийх хэлтэс, ажлын хэсэг, систем эсвэл бусад бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг жагсаа.
Алхам 3. Оролцогч талуудын дэмжлэгийг тайлбарлана уу
Санал болгож буй өөрчлөлтөд нөлөөлөх бүх талуудын жагсаалтыг гарга, жишээлбэл, дээд удирдлага, төслийн менежерүүд, төслийн ивээн тэтгэгчид, эцсийн хэрэглэгчид ба/эсвэл ажилчид. Нам бүрийн хувьд тус нам өөрчлөлтийг дэмжиж байгаа эсэхийг бичнэ үү.
- Үүнийг тодорхой бөгөөд товч байдлаар илэрхийлэх диаграмыг бий болгох талаар бодож үзээрэй. Нэг жишээ бол Өндөр/Дунд/Бага масштабаар эрэмбэлэгдсэн тал бүрийн мэдлэг, дэмжлэгийн түвшин, нөлөөллийг жагсаа.
- Боломжтой бол дэмжлэгийг хэмжихийн тулд биечлэн ярилцлага хийх.
Алхам 4. Өөрчлөлтийн менежментийн багийг бүрдүүлэх
Энэ баг нь бүх талуудад мэдээлэл өгөх, санаа зовнилыг сонсох, өөрчлөлтийн явцыг аль болох жигд явуулах үүрэгтэй. Байгууллага дотроо итгэл үнэмшилтэй, харилцааны соёлтой хүмүүсийг сонгоорой.
Энэ багт ахлах түвшний гишүүд байх ёстой. Тэд зөвхөн зөвшөөрөл өгөх бус өөрчлөлтийг дэмжих үүрэг хүлээдэг гэдгийг онцол
Алхам 5. Удирдлагын арга барилыг хөгжүүлэх
Өөрчлөлт амжилттай болоход байгууллагын чухал хүмүүсээс бүрэн дэмжлэг авах нь маш чухал юм. Ахмад ажилтнуудад санал бодлоо илэрхийлэх боломжийг олгож, өөрчлөлтийг харуулах, удирдан чиглүүлэхэд идэвхтэй үүрэг гүйцэтгэхийн тулд тэдэнтэй хамтран ажиллах.
Алхам 6. Сонирхогч тал бүрийн төлөвлөгөө гарга
Өөрчлөлтийг дэмжигчдийг оролцуулан бүх талын эрсдэл, санаа зовнилыг үнэл. Асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд менежментийн багт даалгавар өг.
Алхам 7. Харилцааны төлөвлөгөө гаргах
Харилцаа холбоо бол өөрчлөлтийн менежментийн хамгийн чухал бүрэлдэхүүн хэсэг юм. Өөрчлөлтөд өртсөн хүмүүстэй тогтмол холбоо бариарай. Өөрчлөлтийн цаад шалтгаан, өөрчлөлтөөс авах ашиг тусыг онцлон тэмдэглэ.
- Сонирхсон хүмүүс хоёр талын хувийн харилцааг хүлээн авах ёстой. Нүүр тулсан эсвэл нүүр тулан уулзах нь маш чухал юм.
- Харилцаа холбоо нь өндөр түвшний өөрчлөлтийн ивээн тэтгэгч, таны шууд удирдагч, сонирхогч талуудын итгэмжлэгдсэн хүмүүсээс ирэх ёстой. Бүх харилцаа холбоо нь тогтвортой мессежийг дамжуулах ёстой.
Алхам 8. Тэмцээнийг хянах
Өөрчлөлтийг эсэргүүцдэг хүмүүс үргэлж байдаг. Энэ тоглолт нь хувь хүний түвшинд явагддаг. Тиймээс, тухайн хүнтэй холбоо барьж, түүний санаа бодлыг ойлгоорой. Гомдлыг хянах, ингэснээр өөрчлөлтийн менежментийн баг тэдгээрийг шийдвэрлэх боломжтой болно. Эсэргүүцлийн нийтлэг шалтгаанууд нь:
- Өөрчлөх хүсэл эрмэлзэл, яарах мэдрэмж байхгүй
- Ерөнхий нөхцөл байдлын талаар эсвэл яагаад өөрчлөлт хийх шаардлагатай байгаа талаар ойлголтгүй байх
- Процессийн явцад оролт дутмаг байна
- Ажлын аюулгүй байдал, ирээдүйн үүрэг, эсвэл ирээдүйн ажлуудыг гүйцэтгэхэд шаардагдах шаардлага, ур чадварын талаар тодорхойгүй байдал.
- Удирдлага нь өөрчлөлтийн хэрэгжилт, харилцаа холбооны талаархи хүлээлтийг биелүүлээгүй
Алхам 9. Саад бэрхшээлийг даван туулах
Тодорхой асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд харилцаа холбоог сайжруулах эсвэл харилцааны стратегиа өөрчлөх замаар олон гомдлыг шийдвэрлэх ёстой. Зарим гомдол нь нэмэлт арга барилыг шаарддаг бөгөөд үүнийг төлөвлөгөөний нэг хэсэг болгон оруулах эсвэл менежментийн багт шилжүүлэхийн тулд шаардлагатай зүйлийг хийх боломжтой болно. Танай байгууллагад ямар алхам тохиромжтой болохыг анхаарч үзээрэй.
- Гүйцэтгэх үүрэг эсвэл ажлын явцыг өөрчлөхийн тулд ажилчдын сургалтыг нэн тэргүүнд тавь.
- Хэрэв та ёс суртахуун багатай эсвэл стресстэй шилжилтийн үеийг урьдчилан таамаглаж байгаа бол компанийн үйл явдал эсвэл ажилчдын ашиг тусын талаар ярилц.
- Хэрэв сонирхож буй хүмүүс өөрчлөлт хийх хүсэлгүй байвал урамшуулаарай.
- Хэрэв сонирхож буй хүмүүс өөрчлөлт хийх явцад оролцохгүй гэж бодож байвал уулзалт зохион байгуулж, санал хүсэлтээ цуглуулж, төлөвлөгөөгөө өөрчлөх талаар бодож үзээрэй.
2 -ийн 2 -р арга: Төслийн өөрчлөлтийг хянах
Алхам 1. Өөрчлөлтийн менежментийн үүргийг тодорхойл
Энэ төсөлд томилогдох албан тушаалын жагсаалтыг гарга. Албан тушаал бүрт шаардагдах үүрэг хариуцлага, ур чадварыг тодорхойл. Наад зах нь өдөр тутмын өөрчлөлт хийх төслийн менежер, ерөнхий явцыг хянаж, томоохон өөрчлөлтийн шийдвэр гаргах төслийн ивээн тэтгэгчийг оролцуул.
Томоохон байгууллагын өргөн цар хүрээтэй төслийн хувьд төслийн менежментийн үүргийг тусгай мэдлэгтэй хэд хэдэн хүнд хуваана
Алхам 2. Өөрчлөлтийн хяналтын самбар бий болгох талаар бодож үзээрэй
Програм хангамж хөгжүүлэх төслүүд нь ерөнхийдөө сонирхож буй бүлэг бүрийн төлөөллөөс бүрдсэн Өөрчлөлтийг хянах зөвлөлтэй байдаг. Чухам энэ зөвлөл нь төслийн менежер биш өөрчлөлтийн хүсэлтийг баталж, шийдвэрээ сонирхогчдод хүргэдэг. Энэ арга нь хамгийн бага хамрах хүрээ, зорилгоо дахин үнэлэх шаардлагатай олон бүлэг, төслүүдийг хамарсан төслүүдэд сайн үр дүнтэй байдаг.
Алхам 3. Өөрчлөлтийн хүсэлтийг хэрэгжүүлэх процессыг бий болгох
Өөрчлөлтийн багийн хэн нэгэн дараагийн алхамыг олж мэдсэний дараа та санаагаа хэрхэн бодит болгох вэ? Энэ үйл явцыг багийн тохиролцоогоор тайлбарлана уу. Жишээ:
- Багийн гишүүд өөрчлөлтийн хүсэлтийн маягтыг бөглөж төслийн менежерт илгээнэ.
- Төслийн менежер маягтыг Өөрчлөлтийн хүсэлтийн бүртгэлд оруулдаг бөгөөд өөрчлөлтийг хэрэгжүүлэх эсвэл татгалзах үед энэ бүртгэлийг тохируулдаг.
- Менежер багийн гишүүдээс тодорхой төлөвлөгөө бичиж, хичнээн их хүчин чармайлт гаргахыг тооцоолохыг хүсдэг.
- Төслийн менежер нь төлөвлөгөөгөө батлуулах эсвэл татгалзахаар төслийн ивээн тэтгэгч рүү илгээдэг.
- Өөрчлөлтийг хэрэгжүүлэх. Сонирхсон хүмүүст үйл явдлын талаар тогтмол мэдээлдэг.
Алхам 4. Өөрчлөлтийн хүсэлтийн маягтыг үүсгэнэ үү
Өөрчлөлтийн хүсэлт гаргаж, өөрчлөлтийн бүртгэлд оруулах бүрт доорх өгөгдлийг оруулах ёстой.
- Хүсэлтийн огноог өөрчлөх
- Төслийн менежерээс өгсөн хүсэлтийн дугаарыг өөрчлөх
- Гарчиг ба тайлбар
- Өргөдөл гаргагчийн нэр, имэйл хаяг, утасны дугаар
- Тэргүүлэх (Өндөр, Дунд, Бага). Онцгой байдлын өөрчлөлтийн менежментийн төлөвлөгөөнд тодорхой хугацаа шаардагдаж магадгүй юм.
- Бүтээгдэхүүн ба хувилбарын дугаар (програм хангамжийн төслүүдийн хувьд)
Алхам 5. Өөрчлөлтийн тэмдэглэлд нэмэлт мэдээлэл оруулна уу
Өөрчлөлтийн бүртгэл нь шийдвэр, хэрэгжилтийг бүртгэх ёстой. Өөрчлөлтийн хүсэлтийн маягтаас хуулбарласан мэдээллээс гадна та дараахь зүйлийг бичих газар бэлдэх ёстой.
- Зөвшөөрөх эсвэл татгалзах тэмдэг
- Хүсэлтийг зөвшөөрсөн эсвэл татгалзсан хүний гарын үсэг
- Хэрэгжүүлэх хугацааг өөрчлөх
- Дуусах огноог өөрчлөх
Алхам 6. Чухал шийдвэрүүдийг хянах
Өдөр тутмын тэмдэглэлээс гадна чухал шийдвэрүүдийг хянаж байх нь төсөлд ашигтай байх болно. Эдгээр бүртгэлүүд нь урт хугацааны төсөл эсвэл удирдлагын өөрчлөлт хийж буй төслүүдэд хяналт тавихад хялбар болгоно. Эдгээр бүртгэл нь үйлчлүүлэгчид эсвэл дээд удирдлагатай харилцах харилцааг удирдан чиглүүлэх боломжтой. Эцсийн хугацаа, төслийн хамрах хүрээ, шаардлага, тэргүүлэх чиглэл, стратеги өөрчлөгдөхөд дараахь мэдээллийг оруулна уу.
- Шийдвэр гаргадаг хүмүүс
- Шийдвэр гаргах огноо
- Шийдвэр гаргах шалтгаан, шийдвэр гаргах явцын тойм. Энэ үйл явцтай холбоотой баримт бичгийг оруулна уу.
