Албан бус захидал бичих нь албан ёсны захидал бичихээс илүү хялбар байдаг, учир нь дагаж мөрдөх дүрэм цөөн байдаг. Зүгээр л хандаж буй хүндээ захидал илгээж, захидлынхаа эхийг дамжуулахыг хүссэн зүйлээ бөглөж, захидлын доод талд гарын үсэг зурж, хүлээн авагчид хэн болохыг нь харуулаарай. Хэрэв та захидлыг өөрийн биеэр өгөхийн оронд шуудангаар илгээхийг хүсч байвал хаягаа бичээд тамга дарсан дугтуйнд хийж өгөхөө мартуузай.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Захидал форматлах
Алхам 1. Хүлээн авагчийн хаяг, огноог бичнэ үү (заавал биш)
Хоосон цаас эсвэл үг боловсруулах програмын шинэ баримт бичгийн зүүн дээд буланд хаягаа ганц хоёр мөрөнд бичнэ үү. Үүний доор захидал бичсэн огноог бичнэ үү. Та дор хаяж бичсэн сар, жилээ дурдах хэрэгтэй.
- Та бүтэн огноог бичих боломжтой ("2018 оны 2 -р сарын 12, Лхагва гариг") эсвэл бичвэрийг хялбарчлахын тулд тоон товчлол ("12/2/2018") ашиглаж болно.
- Ийм дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэмэх нь захидлыг хэзээ, хаана бичсэнийг хүлээн авагчид мэдэгдэх сайхан арга юм. Ялангуяа та болон захидал хүлээн авагч өөр улс оронд амьдардаг бол энэ мэдээлэл нь ашигтай байдаг.
Алхам 2. Захидлын дээд талд хүлээн авагчийн нэрийг бичнэ үү
Захидлыг хүлээн авагчтай нэрээр нь мэндчилж эхэл. Ихэвчлэн мэндчилгээг хуудасны зүүн дээд буланд нэмдэг боловч доорх үндсэн мессежийг оруулах хангалттай зай байгаа бол та хүссэн үедээ нэмж болно.
- Хэрэв та хүсвэл хүлээн авагчийн нэрийн өмнө "Миний хамгийн сайн найз", "Миний найз", "Миний хайрт", эсвэл бүр "Сайн уу" гэх мэт хүндэтгэлийн мэндчилгээ нэмж болно.
- Хэрэв та нээлттэй захидал бичиж байгаа бөгөөд түүнийг унших хүний нэрийг мэдэхгүй байгаа бол захидлыг "Уншсан хүнд" гэсэн хэллэгээр эхлүүлээрэй.
Алхам 3. Захидлынхаа үндсэн хэсгийг өөрийн зурвасаар бөглөнө үү
Хүссэн зүйлээ дамжуулахын тулд хүлээн авагчийн нэрний доорх талбарыг ашиглана уу. Захидлын гол хэсэг/гол хэсгийн урт нь таны сонголтоос хамаардаг тул битгий өөрийгөө зовоож, бүх зурвасуудаа нэг хуудсан дээр бичээрэй. Бүх зүрх сэтгэл, оюун ухаанаа гарга!
- Эхний хуудсан дээр зай байхгүй болсны дараа шинэ хуудас үүсгээрэй эсвэл цаасаа эргүүлээд дараагийн хуудсан дээр (захидлын ар талд) захиагаа үргэлжлүүлээрэй.
- Гар бичмэлийг эмх цэгцтэй, эмх цэгцтэй байлгахын тулд доторлогоотой цаас (жишээлбэл, дэвтэр эсвэл сэтгүүлийн цаас) сонгоорой.
Алхам 4. Захидлыг дуусгахын тулд богино хаалтыг бичнэ үү
Захидал доторх бүх мессежийг дамжуулсны дараа товч хаалтыг оруулахын тулд сүүлийн өгүүлбэрийн доор жаахан зай үлдээгээрэй (нэг мөр орчим). Төгсгөлийн мөр эсвэл тэмдэглэлд "Мэндчилгээ", "Хайраар" эсвэл "Надаас" гэж хэлж болно.
- Хаалтын хэсэг нь үндсэндээ уншигчид захидлынхаа төгсгөлд хүрснийг хэлдэг.
- Та албан ёсны захидал илгээгээгүй тул хүсэхгүй байгаа бол хаах хэсгийг нэмж оруулах шаардлагагүй болно. Та үргэлж захиаг зөвхөн нэрээр нь дуусгаж болно.
Зөвлөгөө:
Захидал бичих шалтгааныг тусгасан хаалтын хэсгийг сонгоно уу. Жишээлбэл, эмгэнэлийн захидал "Миний гүн эмгэнэл илэрхийлж байна" гэсэн үгээр төгсөж магадгүй юм.
Алхам 5. Захидлын доод хэсэгт нэрээ бичнэ үү
Нэрийг хаалтын шугамын доор (хэрэв та нэмж оруулсан бол) нэмж оруулснаар гарын үсгийн нээлтийн үүргийг гүйцэтгэнэ. Хэрэв та хүсвэл нэрээ бичгээр эсвэл албан ёсны хэлбэрээр бичиж болно. Гэсэн хэдий ч, та үүнийг хэвлэх эсвэл байгаагаар нь бичихийг хүсч байгаа эсэх нь хамаагүй.
Та хүлээн авагчтай хэр ойр байгаагаас шалтгаалан бүтэн нэр, нэр, хочоо ашиглаж болно
3 -ийн 2 -р арга: Загвар нэмэх
Алхам 1. Захидлын өнгө танил санагдахын тулд чат хэлийг дагаж мөрдөөрэй
Албан бус захидлуудыг энгийн, санамсаргүй байдлаар уншихаар бичсэн байдаг. Таталт, таамаглалын асуулт, зөвхөн та хоёрын мэддэг онигоо болон бусад ярианы дүрсийг чөлөөтэй ашиглаарай. Эдгээр элементүүд нь таны "байгалийн дуу хоолой" -г уншигчдад хүргэх эсвэл тусгахад тусалдаг.
Хэрэв та юу гэж хэлэхээ мэдэхгүй байгаа бол түүнтэй (найзын хувьд) шууд чатлаж, захидал бичиж байхдаа төсөөлөх нь зүйтэй
Зөвлөгөө:
Та захидлынхаа үндсэн хэсгийг/жишээлбэл Сайн байна уу залуусаа! Цаг хугацаа маш хурдан нисдэг, тийм үү? Бид хамтдаа ПЕРСАМИ -д нэгддэг байсан бол одоо та гэрлэх гэж байгаагаа мэдэж байна! Насанд хүрсэн хүн бас их сонин санагддаг шүү дээ?”
Алхам 2. Үсгийг амьд болгохын тулд үзэг эсвэл өнгөлөг фонт ашиглана уу
Хар бэх эсвэл фонтыг хатуу сонин, албан бичигт ашигладаг. Цайвар өнгийн үзэг авч эсвэл текст боловсруулах програмын үндсэн текстийн өнгийг өөрчилж, үсгийн хуудсан дээр өөрийн зан чанарыг харуул. Цэнхэр, ногоон, улаан гэх мэт гайхалтай өнгө нь уншигчдын анхаарлыг татаж чаддаг, ялангуяа та дотны найздаа захиа бичиж байгаа бол.
- Олон өнгө ашиглах нь уйтгар гунигийг арилгах, чухал үг, хэллэгийг онцлох хөгжилтэй арга байж болох юм.
- Бичлэгийг уншихын тулд ашигласан өнгө нь захидлын цаасны өнгөнөөс хангалттай ялгаатай байгаа эсэхийг шалгаарай. Үгүй бол таны захидлыг уншихад хэцүү байх болно.
Алхам 3. Харааны авьяас чадвараа илэрхийлэхийн тулд гараар бичсэн захидал дээр өөрийн захыг бий болго
Хуудасны хоёр талд байгаа нэмэлт зайг ашиглан зурж, тэмдэг нэмж эсвэл сонирхолтой тэмдэглэл үлдээгээрэй. Иймэрхүү элементүүд нь өөрийгөө бүтээлчээр илэрхийлэх боломжийг олгодог бөгөөд уншигчдад өөрийн харж, таашаах зүйлийг өгөх боломжийг олгодог.
- Жишээлбэл, та өөрөө хийсэн алиалагчийн зураг эсвэл зургийг оруулснаар худалдааны төв дээр харж буй Мампанг алиалагчийн тайлбарыг баяжуулах боломжтой.
- Түүнчлэн, хэрэв та захидал дахин унших явцад алдаа гарвал та үүнийг шоглоом болгон хувиргаж, "Үнэндээ би чамайг зөв бичиж чадна!" түүний хажууд.
3 -ийн 3 -р арга: Захидал илгээх
Алхам 1. Дугтуйнд багтахаар үсгийг босоо байдлаар хоёр удаа нугална
Үсгийн цаасны доод хоёр үзүүрийг атгаад цаасны дээш 1/3 нугална. Үүний дараа нугалсан хэсгийг буцааж нугалж, бизнесийн/стандарт хэмжээтэй дугтуйнд тохирсон цэвэрхэн нугална.
Энэ арга нь стандарт хэмжээтэй (8.5 x 11 инч буюу 22 x 28 см) хэвлэх цаасан дээр тохиромжтой. Гэсэн хэдий ч та энэ аргыг дагаж бусад хэмжээтэй цаас нугалж болно
Алхам 2. Захидлыг дугтуйнд хийж дугтуйг хаа
Захидлыг дугтуйнд багтахаар хавтгай байрлуул. Дугтуйг битүүмжлэхийн тулд хэлний дотор талд цавууны туузыг долоох буюу норгоод чийгшүүлнэ. Үүний дараа дугтуйны хэлийг дугтуйн "биенд" наах хүртэл дугтуйны хэлийг хэдэн секундын турш хаагаад дарна уу.
Дугтуй нь янз бүрийн хэлбэр, хэмжээтэй зарагддаг гэдгийг санаарай. Хэрэв та захидлаа стандарт/бизнесийн дугтуйнд авахад асуудалтай байгаа бол илүү том дугтуй худалдаж аваарай
Зөвлөгөө:
Хэрэв та дугтуйны хэлийг долоохыг хүсэхгүй байгаа бол чийгтэй хөвөн, хөвөн, цавуугаар хэл дугтуйны үндсэн хэсэгт наалдаж, сайтар хаах хэрэгтэй.
Алхам 3. Дугтуйны нүүрэн дээр хүлээн авагчийн хаягийн мэдээллийг хэвлэ
Дугтуйны голд хүлээн авагчийн овог нэр, бүтэн хаяг (хот, муж, мужийг оруулаад), оршин суугаа газрын шуудангийн кодыг бичнэ үү.
- Хэрэв хүлээн авагч нь байранд амьдардаггүй бол гудамжны нэрний ард орон сууцны дугаарыг оруулахаа бүү мартаарай.
- Хэрэв та хүлээн авагч захидал нээхээс өмнө илгээгчийн хэн болохыг мэдэхийг хүсч байвал дугтуйны зүүн дээд буланд (эсвэл ар талд) хаягаа бичнэ үү.
Алхам 4. Дугтуйны баруун дээд буланд тамга дарна уу
Шуудангийн маркийг шуудангийн буцах хаягийн эсрэг талд байрлуул, ингэснээр шуудангийн ажилтан үүнийг тодорхой харах боломжтой болно. Шуудангийн хаягийг зөв оруулсны дараа та захидлыг шуудангийн хайрцагт хийж, хүлээн авагчид илгээхэд бэлэн байна!
- Ихэнх энгийн үсэг нь өөр өөр хэлбэртэй эсвэл зузаан нь тэгш бус байвал зөвхөн нэг тамга шаарддаг.
- Дугтуйны баруун дээд булангаас өөр газар шуудангийн марк байрлуулах нь шуудангийн ангилах машиныг төөрөлдүүлж болзошгүй юм. Заримдаа илгээхийг хүссэн захидал тань хүртэл танд буцаж ирдэг.
Зөвлөмж
- Албан бус захидал бичихээс өмнө таны хувийн онцлогийг харуулсан өвөрмөц бичгийн хэрэгсэл худалдаж аваарай.
- Гараар бичсэн захидал нь ойр ойрхон уулздаггүй ойр дотны хүмүүстэйгээ холбоо барих хөгжилтэй, утга учиртай хэрэгсэл болж чаддаг.
- Албан бус үсгийг зөвхөн найз нөхөд, гэр бүл, хайртай хүмүүстэйгээ харилцахад ашиглах ёстой. Хэрэв та ямар нэгэн компани, байгууллага эсвэл ойр дотны хүндээ захидал илгээж байгаа бол албан ёсны захидал бичих дүрмийг чанд баримтлах хэрэгтэй.
