Файл хадгалах систем нь оффисын цэвэр менежментийг удирдах чухал талуудын нэг юм. Файл хадгалах системийн хамгийн сайн тохиргоог тодорхойлоорой, ингэснээр өөр хэн нэгэн эсвэл өөр хүн баримт бичигт хандах зөвшөөрөлтэй хүн танд хэрэгтэй баримт бичгийг хялбархан олох боломжтой болно. Системийн хангалтгүй байдал нь баримт бичгийг бөглөх эсвэл алдагдахад хүргэдэг тул ажлын ширээ нь овоолсон файлуудаар дүүрсэн байдаг.
Алхам
Алхам 1. Хэрэглэхийг хүссэн файл хадгалах системийг тодорхойл
Та аль системийг сонгохоос үл хамааран баримт бичиг бүрийг хаана хадгалахаа мэдэж байгаа эсэхээ шалгаарай.
- Цагаан толгой. Файлын хадгалалтыг үйлчлүүлэгч, өвчтөн эсвэл хэрэглэгчийн нэрээр хийсэн тохиолдолд энэ системийг хамгийн сайн ашигладаг.
- Сэдэв эсвэл ангилал. Ерөнхийдөө сэдэв эсвэл категороор зохион байгуулагдсан файл хадгалах систем нь зохих ёсоор удирдан зохион байгуулбал маш хэрэгтэй боловч баримт бичгийг цэгцтэй зохион байгуулаагүй бол маш их төөрөгдөлд оруулах болно.
- Тоон эсвэл он дарааллаар. Худалдан авалтын нэхэмжлэх, төлбөрийн баримт гэх мэт баримт бичгийг цувралаар эсвэл огноогоор хийсэн тохиолдолд энэ сонголт хамгийн тохиромжтой.
Алхам 2. Файлын шүүгээнд өлгөөтэй хавтас тохируулна уу
Өргөгдсөн хавтас нь шүүгээнээс салгах шаардлагагүй, учир нь энэ нь Манила картон хавтас байрлуулах газар болдог. Энэ фолдерыг өлгөөтэй фолдерт оруулах бөгөөд шаардлагатай бол буцааж авах болно.
Алхам 3. Баримт бичгийг ангилалаар нь стек болгон ангилна
Баримт бичгийн стек 3-4 см хүрэхэд тэдгээрийг дэд ангилалд хуваана. Нимгэн баримт бичгийн олон стекийг нэгтгэж, дараа нь шинэ ангиллын нэрийг тодорхойлж болно. Баримт бичгийг эрэмбэлэхэд хялбар болгох нэрийг сонгоно уу.
Алхам 4. Стек бүрийг манила цаасан хайрцагт хийж, тодорхой шошголно
Илүү цэвэрхэн харагдахын тулд эгнүүлэхийн оронд голд нь шошго бичих газар өгдөг хавтсыг ашиглаарай.
Алхам 5. Манила картон хавтасыг өлгөөтэй хавтсанд хадгална
Та нимгэн бичиг баримт хадгалахын тулд ердийн өлгөөтэй хавтас ашиглаж болно. Гэсэн хэдий ч зузаан баримт бичгийн багцыг эсвэл дэд ангилалд хуваахын тулд дөрвөлжин ёроолтой өлгөөтэй хавтас ашиглана уу. Энэ тохиолдолд файлуудыг хүссэнээрээ эрэмбэлж болох боловч хамгийн их хэрэглэгддэг дараалал нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар хийгддэг.
Алхам 6. Манила картон хавтсанд бичигдсэн шошгоны дагуу өлгөөтэй хавтасыг шошголно уу
Хэрэв та хавтасыг файлын кабинетэд босоо байрлалд оруулах шаардлагагүй бол хуванцар шошгыг хавтасны урд талд биш зүүнээс баруун тийш дарааллаар байрлуулна. Энэ тохиолдолд хуванцар шошгыг баруун талд байрлуулна.
Алхам 7. Унжсан хавтас болон сэлбэг манила картон хавтас бэлтгэ, ингэснээр шошготой хавтсанд бүлэглэх боломжгүй баримт бичиг байгаа бол хавтас нэмж болно
Фолдерт хэт олон эсвэл хэт цөөн баримт бичиг бүү ачаал. Баримт бичгийг шинэ ангилалд оруулах шаардлагатай тул хавтасны шошгыг өөрчилж, дахин эрэмбэлэх шаардлагатай эсэхийг анхаарч үзээрэй.
Алхам 8. Жилийн эцэст файлын шүүгээнээс бүх фолдерыг арилгаж, шинэ манила картон хавтсыг ангиллын дагуу тэмдэглээд дараа нь өлгөөтэй хавтсанд буцааж хийнэ
Бүх файлаа шалгаад аль хэдийн бэлэн болсон хавтсанд нэгтгэх шаардлагатай бичиг баримт байгаа эсэхийг шалгаад бусад баримт бичгийг архив болгон хадгална уу.
Зөвлөмж
Хэрэв та өнгөлөг шошго хийхийг хүсвэл хавтасыг илүү дур булаам харагдуулахын тулд компьютер ашиглан хэвлэх эсвэл өөр аргыг ашиглаарай. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та шинэ хавтас нэмэх гэх мэт өөрчлөлт хийх шаардлагатай бол өнгийг сонгоход хэцүү эсвэл гараар шошголох шаардлагатай байгаа тул та андуурч магадгүй юм. Тиймээс энгийн аргыг ашигла
Анхааруулга
- Энэ арга нь баримт бичгийг үргэлжлүүлэн овоолоход хүргэдэг тул тодорхой ангилалд бүлэглэх боломжгүй баримт бичгийн төрөл бүрийн ангилал үүсгэж болохгүй.
- Файл хадгалах системийг тодорхойлсны дараа баримт бичгийг тогтмол удирдаж заншаарай. Өдөр бүр ширээн дээрх файлуудаа хадгалах цаг гарга. Баримт бичгийг том сагсанд хийх хэрэггүй, учир нь сагс хурдан дүүрч шинэ файлууд болох болно.
