Санамж бичгийг ихэвчлэн тодорхой хүмүүст, тухайлбал үйл ажиллагаа, бодлого, байгаа нөөцийн талаар дамжуулж, арга хэмжээ авахыг хүсэхэд ашигладаг. "Санамж бичиг" гэдэг үг нь санаж байх ёстой эсвэл анхаарал хандуулах ёстой зүйлийг хэлдэг. Та эдгээр зөвлөмжийг судалснаар сайн, ойлгомжтой дурсамж бичих боломжтой.
Алхам
4 -ийн 1 -р хэсэг: Санамж бичгийн толгой бичих
Алхам 1. Санамж бичихийн тулд хуудасны дээд хэсэгт "MEMORRANDUM" гэж бичнэ үү
Нэгдүгээрт, энэ баримт бичиг нь санамж бичиг гэдгийг тайлбарла. "MEMORDUM" гэсэн үгийг цаасны дээд ирмэгээс 3 см зайд тод үсгээр эхний мөр болгон бичнэ үү. Энэ үгийг том үсгийн дунд эсвэл зүүн талд байрлуулж болно.
Дараагийн мөрийг бичихээс өмнө хоёр хоосон мөрийг алгасна уу
Алхам 2. Тэмдэглэл хүлээн авагчийн нэрийг зөв бичээрэй
Санамж бичиг нь бизнесийн харилцааны албан ёсны хэрэгсэл тул хүлээн авагчийг албан ёсоор жагсаах ёстой. Тэмдэглэл хүлээн авагчийн бүтэн нэр, нэрийг бичнэ үү.
Хэрэв энэ тэмдэглэл бүх ажилчдад зориулагдсан бол "Хэнд: Бүх ажилчдад" гэж бичээрэй
Алхам 3. Мөн бусад хүлээн авагчдыг "CC" мөрөнд бичнэ үү
"CC" мөр (энэ нь эелдэг байдлын хуулбар гэсэн утгатай) нь уг тэмдэглэлийг илгээх хүн биш харин уг хуулбарыг хүлээн авах хүн эсвэл хүмүүсийн нэрийг бичихэд хэрэглэгддэг. "CC" мөрөнд жагсаасан нэр нь тэмдэглэлд дурдсан бодлого, асуудлын талаар мэдэгдэх шаардлагатай тал юм.
Алхам 4. "Хэнээс" гэсэн мөрөнд нэрээ бичнэ үү
Тэмдэглэлийг зохиогч болон илгээгчийн нэр тэмдэглэлийн толгой хэсэгт байх ёстой. Энэ мөрөнд овог нэр, овог нэрээ бичнэ үү.
Алхам 5. Огноог оруулна уу
Санамж бичиг бэлтгэсэн огноог формат, огноо, сар, жилээр бүрэн бичнэ үү. Жишээ нь: "Огноо: 2015 оны 12 -р сарын 9" эсвэл "9/12/2015".
Алхам 6. Санамж бичгийн сэдвийг тодорхойлж, "тухай" гэсэн гарчигтай тусдаа мөр болгон бичнэ үү
Санамж бичгийн сэдэв нь уг тэмдэглэлд юу хэлэлцсэн тухай танд ойлголт өгөх болно. Тодорхой боловч товч сэдвийг сонго.
Жишээлбэл, "Шоргоолж" сэдвийг бичихийн оронд илүү тодорхой зүйлийг сонгоорой, жишээлбэл: "Оффис дахь шоргоолжны асуудал"
Алхам 7. Санамж бичгийн толгойн форматыг сайн мэдэх
Санамжийн толгой нь зүүн дээд талд байх ёстой. Та "To:", "From:", "Date:", "About:" гэсэн үгсийг том эсвэл жижиг үсгээр ашиглаж болно.
-
Санамж бичгийн толгой нь дараах жишээ шиг харагдах болно.
Хэнд: Хүлээн авагчийн нэр, цол
Хэнээс: Таны нэр, цол хэргэм
Огноо: Санамж бичиг бичсэн огноо
Сэдэв: Санамж бичигт тусгагдсан сэдвүүд (чухал гэж бодож байгаа зүйлдээ тод эсвэл тодорхой өнгө ашиглаарай).
- Санамжийн толгой бичихдээ цэгцтэй харагдуулахын тулд бүдүүн гэдэсний ард зай тавина уу.
- Тэмдэглэлийн толгойг бичиж дууссаны дараа тэмдэглэлийг үргэлжлүүлэхээсээ өмнө тэмдэглэлийн толгойг тэмдэглэлийн хэсгээс салгахын тулд нэг мөр алгасаарай.
4 -ийн 2 -р хэсэг: Санамж бичгийн үндсэн хэсгийг бичих
Алхам 1. Санамж бичгийг хүлээн авах үзэгчдийг анхаарч үзээрэй
Хүмүүс уншиж, хариулах сонирхолтой санамж бичихийн тулд үүнийг уншиж буй үзэгчдийн үндсэн дээр тайлбарынхаа хэв маяг, урт, албан ёсны байдлыг тодорхойлох ёстой. Үүний тулд та энэхүү тэмдэглэлийг хэн хүлээн авч уншихыг мэдэх ёстой.
- Тэмдэглэл хүлээн авагчийн тэргүүлэх чиглэл, санаа зовоосон асуудал юу болохыг олж мэдээрэй.
- Тэмдэглэлийн уншигчдын асуух асуултуудыг урьдчилан харахыг хичээ. Уншигчдад нөлөөлж болох зарим жишээ, нотлох баримт эсвэл бусад мэдээллийг өгөх замаар тайлбараа дэмжээрэй.
- Тэмдэглэлийг уншиж буй үзэгчдийг анхаарч үзвэл та тэмдэглэл дэх зөв мэдээлэл эсвэл санал бодлыг дамжуулж чадна.
Алхам 2. Албан ёсны мэндчилгээ бүү өг
Тэмдэглэлийг "Эрхэм ноён Анвар" гэх мэт мэндчилгээгээр эхлүүлэх шаардлагагүй. Орлуулахыг хүсч буй сэдвийг тайлбарлахын тулд зүгээр л эхний өгүүлбэр бичээрэй.
Алхам 3. Асуудал эсвэл асуудлыг эхний догол мөрөнд бичнэ үү
Хийхийг хүсч буй үйлдлийнхээ арын талаар товч тайлбарлана уу. Диссертацийн мэдэгдлийг илгээхтэй адил сэдвийг тайлбарлаж, энэ үйлдэл яагаад чухал болохыг тайлбарла. Та энэхүү танилцуулгын өгүүлбэрийг хийсвэр эсвэл тэмдэглэлийн хураангуй болгон ашиглаж болно.
Ерөнхий гарын авлагын хувьд нээлтийн хэсгийг нэг догол мөрөнд бичих ёстой
Алхам 4. Жишээлбэл, тэмдэглэлийн эхэнд та дараахь зүйлийг бичиж болно
“2016 оны 1 -р сарын 1 -ний өдрөөс эхлэн PT XYZ эрүүл мэндийг хамгаалах талаар шинэ бодлого хэрэгжүүлэх болно. Бүх ажилчид болон тэдний гэр бүлийн гишүүд BPJS 1 -р зэрэглэлийн эрүүл мэндийн тусламжийг сар бүр авах болно."
Алхам 5. Санамж бичигт тавьсан асуудлынхаа агуулгыг тодорхойл
Уншигчдад таны танилцуулж буй асуудлын арын талаар мэдээлэл хэрэгтэй байж магадгүй юм. Нөхцөл байдлыг товч тайлбарлаж, зөвхөн чухал зүйлийг хэлээрэй.
Холбогдох юм бол энэхүү бодлогыг яагаад хэрэгжүүлэхийг хүсч байгаагаа тайлбарласан тэмдэглэлээ үргэлжлүүлэн бичээрэй. Жишээлбэл, "Засгийн газар компани бүр ажилчид болон тэдний гэр бүлийн гишүүдийг BPJS Кесехатан оролцогчоор бүртгүүлэх ёстой гэсэн журам гаргасан" гэж бичээрэй
Алхам 6. Хэлэлцүүлгийн хэсэгт тайлбар өгөх замаар төлөвлөгөөгөө дэмжинэ
Хийх үйлдлээ товч тайлбарлана уу. Саналаа дэмжихийн тулд нотлох баримт, логик шалтгааныг гаргаж өгнө үү. Хамгийн чухал мэдээллийг дамжуулж эхэл, дараа нь тодорхой эсвэл дэмжсэн баримтуудыг өг. Уншигч таны санал болгож буй үйлдлээс ямар ашиг хүртэх эсвэл энэ арга хэмжээг авахгүй бол ямар хор хөнөөл учруулахыг хэлнэ үү.
- Хэрэв та илүү урт санамж бичихийг хүсч байвал холбогдох, үнэмшилтэй график, жагсаалт, диаграмыг үзүүлээрэй.
- Илүү урт санамж бичихийн тулд та хэсэг бүрийн агуулгыг тайлбарласан богино гарчиг өгөх боломжтой. Жишээлбэл, "Бодлого" гэсэн гарчиг үүсгэхийн оронд "Бүх ажилчдад зориулсан шинэ бодлого" гэж бичнэ үү. Тэмдэглэл дэх чухал зүйлийг уншигч шууд олж мэдэхийн тулд гарчгийг тодорхой, товч бичээрэй.
Алхам 7. Уншигч танд ямар арга хэмжээ авахыг санал болго
Санамж бичгээр дамжуулан та шинэ бүтээгдэхүүний тухай зарлал, зардлын тайлангийн талаархи шинэ бодлого эсвэл компани асуудлыг хэрхэн шийдэж байгаа тухай мэдэгдэл эсэхээс үл хамааран тодорхой асуудлаар ажиллахыг бусдаас хүсдэг. Төгсгөлийн догол мөр, өгүүлбэрээр ямар арга хэмжээ авах ёстойг тайлбарлана уу.
- Жишээлбэл, "Бүх ажилчид 2016 оны 3 -р сарын 1 -ээс эхлэн нягтлан бодох бүртгэлийн шинэ системийг ашиглах ёстой" гэж бичээрэй.
- Мөн таны саналыг дэмжих нотлох баримтыг бүрдүүлж өгнө үү.
Алхам 8. Эерэг, дэмжсэн хураангуй өгөх замаар тэмдэглэлийг хаах
Сүүлийн догол мөр нь асуудлыг шийдвэрлэх дараагийн алхамыг тайлбарлах ёстой. Мөн байгууллагын эв нэгдлийн талаар дэмжлэг үзүүлэх тухай мессежийг дамжуулаарай.
- Та "Энэ саналыг цаашид хэлэлцэж, харилцан тохиролцсон шийдвэрээ хэрэгжүүлэхэд бэлэн байна" гэж хэлж болно.
- Эсвэл та тэмдэглэлийг хааж болно: "Үйлдвэрлэлийн шугам нэмэх төлөвлөгөөнд бид маш их баяртай байна. Энэхүү төлөвлөгөө нь компанийг хөгжүүлж, бизнесийнхээ тасралтгүй байдлыг хангах болно гэдэгт бид итгэж байна."
- Санамж бичгийг ганц хоёр өгүүлбэрээр хаагаарай.
4 -р хэсгийн 3 -р хэсэг: Санамж бичгийг дуусгах
Алхам 1. Санамж бичгийн форматыг сайн мэдэх
Уншихад хялбар болгохын тулд стандарт тэмдэглэлийн форматыг ашиглана уу. Санамж бичгийг Times New Roman эсвэл Arial фонтоор 12 хэмжээтэй, 3 см зүүн, баруун, доод ирмэгээр бичнэ үү.
Зүүн талд байрлуулсан догол мөрийн форматыг ашиглана уу. Догол мөрний төгсгөлд хоёр хоосон мөрийг алгасаад догол мөрийн эхэнд зай үлдээх шаардлагагүй болно
Алхам 2. Санамж бичгээ шалгана уу
Дахин уншиж, тэмдэглэлийг зөв, ойлгомжтой, товч бөгөөд үнэмшилтэй болгохын тулд засварлана уу. Зөв бичих хэв маягийг ашиглаж байгаа эсэхээ шалгаарай. Шаардлагагүй шинжлэх ухааны нэр томъёо эсвэл үг хэллэгийг арилгах.
- Үг үсэг, дүрэм, хэлэлцүүлгийн алдаа байсаар байгаа эсэхийг дахин шалгана уу. Нэр, огноо, тоог бичихэд анхаарлаа хандуулаарай.
- Таны тэмдэглэл хангалттай богино байгаа эсэхийг шалгаарай, илүүдэл мэдээллийг устгаарай.
Алхам 3. Нэрнийхээ хажууд эхлүүлнэ үү
Тэмдэглэлд гарын үсэг зурах шаардлагагүй, гэхдээ та үүнийг нэрнийхээ хажууд байгаа бичгийн эхэнд бөмбөг үзэгээр эхлүүлэх хэрэгтэй. Анхны үсэг нь таныг энэхүү тэмдэглэлийг зөвшөөрсөн болохыг харуулж байна.
Алхам 4. Бланктай цаас ашиглана уу
Санамж бичигт зориулж тусгайлан хэвлэсэн хэвлэмэл хуудас хэвлэсэн эсвэл ердийн захидал цаас ашигладаг хэвлэмэл хуудас байдаг.
Хэрэв та компьютер дээр тэмдэглэл үүсгэсэн (мөн имэйлээр илгээсэн бол) компанийн логог агуулсан холбоо барих мэдээллийг агуулсан Word програмыг ашиглан өөрийн хэвлэмэл хуудас үүсгэнэ үү. Энэхүү санамж бичгийн загварыг ирээдүйн тэмдэглэл илгээхдээ ашиглана уу
Алхам 5. Санамж бичгийг хэрхэн илгээхээ шийдээрэй
Санамж бичгийг түгээх хамгийн сайн аргыг сонгоно уу. Та үүнийг хэвлэж, хуваалцах эсвэл имэйлээр илгээх боломжтой.
Санамж бичгийг имэйлээр илгээхийн тулд та Word баримт бичгийг HTML эсвэл PDF болгон хөрвүүлж, имэйлийн хавсралт болгон илгээх боломжтой
4 -р хэсгийн 4: Санамж бичгийн загварыг ашиглах
Алхам 1. Санамж бичгийн загвар хайх
Санамж бичгийг эхнээс нь үүсгэхийн оронд загварыг ашиглан үүсгэж болно. Үүнийг хийхийн тулд интернетээс сайн санамж бичгийн загварыг хайж олох хэрэгтэй, жишээлбэл Microsoft Word дээр. Ашигласан формат нь ихэвчлэн бараг ижил байдаг боловч фонтын хэмжээ, урт, дизайн өөр байж болно.
- Таны хэрэгцээнд тохирсон загварыг татаж аваарай.
- Аливаа вэбсайтын загварыг ашиглахаасаа өмнө дүрмийг уншсан эсэхээ шалгаарай.
Алхам 2. Компьютер дээрээ татаж авсан загвараа нээнэ үү
Татаж авах товчлуурыг дарсны дараа загварыг компьютерт шууд татаж авах болно, эсвэл хэд хэдэн алхам хийх шаардлагатай болно. Хэрэв үр дүн нь зип файл байвал та эхлээд энэ файлыг задалж, дараа нь Microsoft Word дээр нээнэ үү.
Бид танд Microsoft Word програмын хамгийн сүүлийн хувилбарыг ашиглахыг зөвлөж байна, ингэснээр танд асуудал гарахгүй бөгөөд энэ загвар нь танд сайн ажиллах болно. Хэрэв та Microsoft Word програмын өмнөх хувилбарыг ашиглаж байгаа бол ямар нэгэн файл татаж авахаасаа өмнө шинэчлээрэй
Алхам 3. Өөрийн хэвлэмэл хуудсыг тодорхойлох
Бүх загварыг өөрчилж болно. Санамж бичгийн загварын хэсэг бүрийг өөрийн хэрэгцээнд нийцүүлэн өөрчилж болно. Жишээлбэл, хэвлэмэл хуудасны хэсэгт байгаа загвар дээр лого, барааны тэмдгийн бүртгэлийн тэмдгийг нэмнэ үү. Анкетын хэсгийг дарж компанийн мэдээллийг бичнэ үү.
Алхам 4. Санамж бичгийн толгой хэсэгт загварын талбаруудыг бөглөнө үү
Та "To", "From", "CC", "About" талбаруудыг бөглөх ёстой. Талбар бүрийг бөглөхдөө болгоомжтой байгаарай, ингэснээр эндүүрч, андуурч, алдаатай бичихгүй байх болно.
Алхам 5. Зурвасаа бичнэ үү
Санамж бичгийн эхэнд танилцуулга, контекст, хэлэлцүүлэг, хураангуйг бичнэ үү. Жагсаалт хэлбэрээр мэдээлэл дамжуулахын тулд та жагсаалт хэлбэрээр тэмдэглэл бичиж болно.
- Тэмдэглэл дэх бүх догол мөрийг зөв ирмэг ба фонтын хэмжээгээр эмх цэгцтэй байлгахын тулд ижил загварын форматыг ашиглана уу.
- Шаардлагатай бол та хүснэгтийг харуулахын тулд тэмдэглэлийн загварыг ашиглаж болно. Ялангуяа жагсаалт эсвэл өөр хэлбэрээр бэлтгэсэн санамж нь хайхрамжгүй эсвэл уншихад хэцүү мэт санагдаж байвал энэ нь илүү тустай байж болох юм.
- Загвар дээр байгаа үгсийг устгахаа бүү мартаарай. Илгээхээсээ өмнө дахин сайтар шалгана уу.
Алхам 6. Мөн хаягдал хөлийг шалгана уу
Тэмдэглэлийн доод хэсэг нь нэмэлт мэдээлэл өгөхөд ашигладаг, жишээлбэл, компанийн мэдээлэл эсвэл утасны дугаар бичихэд зориулагдсан тэмдэглэлийн доод талд байдаг. Энэ бүх мэдээллийг зөв бичсэн эсэхийг сайтар шалгаарай. Мэдээжийн хэрэг, та холбоо барих мэдээлэл буруу эсвэл дутуу мэдээлэлгүйгээр сайн тэмдэглэл илгээхийг хүсч байна.
Алхам 7. Дэлгэцийг тохируулна уу
Загвараас авах давуу талуудын нэг бол баримт бичгийн өнгийг өөрчлөх боломж юм. Тэмдэглэлийн дэлгэцийг хувийн онцлогт тохируулан илүү дур булаам харагдуулж болно. Үүнээс гадна, анхаарал татахуйц, гэхдээ мэргэжлийн хэвээр байхын тулд өнөөгийн нөхцөл байдалд тохирсон өнгийг сонгож болно.
Алхам 8. Санамж бичгийг шинэ баримт болгон хадгална уу
Энэхүү санамж бичгийн файлын хуулбарыг хадгалж байгаа эсэхээ шалгаарай, ингэснээр танд бизнесийн харилцааны нотолгоо болох дижитал нөөц байгаа болно.
Алхам 9. Энэ загварыг хадгалаад дахин ашиглах боломжтой болно
Та арай өөр сэдвээр дурсамж үүсгэх шаардлагатай болсон тохиолдолд түүний дотор байгаа мэдээллийг илгээхийг хүсч буй тэмдэглэлийнхээ сэдвээр солино уу. Цаг хэмнэхээс гадна та мэргэжлийн форматтай санамж бичгүүдийг тогтмол хэлбэрээр үүсгэж болно. Ингэснээр уншигчид илүү их анхаарал хандуулж, таны илгээсэн тэмдэглэлийг анхааралтай унших болно.
Зөвлөмж
- Хэт олон шалтгаан битгий хэлээрэй. Та яагаад тодорхой арга хэмжээ авах ёстойг тайлбарлах хэрэгтэй, гэхдээ үүнийг бүү хэтрүүлээрэй.
- Санамж бичигт бичсэн тайлбар/мэдээллийг товч танилцуулах ёстой.
Холбогдох нийтлэл
- Бизнесийн санамж бичгийг хэрхэн яаж бичих вэ
- Захидал хэрхэн бичих
- Хэрхэн үр дүнтэй харилцах вэ
- Уншигчийн захидал хэрхэн бичих вэ
