Эхлээд ажлын тайлан бичих нь хэцүү мэт санагдаж болох ч үнэн хэрэгтээ энэ нь таны бодож байгаагаас хамаагүй хялбар юм. Ажлын тайланг ихэвчлэн тодорхой төслийн явцыг тайлбарлах эсвэл ажлын байран дахь зарим асуудлаар дүгнэлт, зөвлөмж өгөхөд ашигладаг. Үр дүнтэй ажлын тайланг хялбархан бичихийн тулд зорилго, үзэгчид, судалгаа, захиасаа анхаарч үзээрэй. Бизнесийн тайлангийн форматыг ашиглан тайлан гаргах. Тайлан хүчин төгөлдөр болохын тулд засвар хийх.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Ажлын тайланг төлөвлөх
Алхам 1. Тайлангийн зорилго, сэдвийг тодорхойлох
Заримдаа танаас тайлан гаргахыг шаардаж болно. Илтгэлийн зорилго, сэдвийг хүсэлтэд тусгасан байх магадлалтай. Хэрэв та зорилго, сэдвийн талаар сайн мэдэхгүй байгаа бол уншигчдад хүргэхийг хүсч буй захиасаа анхаарч үзээрэй. Та мөн удирдагч эсвэл ахлагчтайгаа тодруулж болно.
Жишээлбэл, таны зорилго бол бизнесийн асуудалд дүн шинжилгээ хийх, ажиллаж буй төслийнхөө үр дүнг тайлбарлах эсвэл ажлын явцын тоймыг удирдагчдад өгөх явдал юм
Алхам 2. Уншигчдад тохирсон өнгө аяс, хэлийг сонгоно уу
Уншигчийн мэдлэг, тэдний мэддэг үг хэллэгийг анхаарч үзээрэй. Та тайлан бичихдээ олон нийтэд зориулж бичиж байснаасаа илүү үг хэллэг, мэргэжлийн хэлийг ашиглаж болно.
- Тайланг хэн унших вэ? Таны тайланг ашиглах магадлалтай уншигчдыг анхаарч үзээрэй.
- Хэрэв таны уншигчдын тоо харилцан адилгүй бол таны бичиж буй зүйлийн талаар хамгийн бага мэдлэгтэй уншигчид зориулж бүх мэдээллийг бичээрэй. Гэсэн хэдий ч илүү боловсролтой уншигчид шаардлагагүй гэж үзсэн мэдээллээ алгасахын тулд хэсэг тус бүрийн гарчгийг ашиглана уу. Та мөн тодорхой бүлэг уншигчид хандахын тулд тодорхой хэсгүүд бичиж болно.
Алхам 3. Өгөгдөл болон туслах материалыг цуглуулах
Дүгнэлт, зөвлөмж гаргах үндэс болгон ашигласан материалыг оруулна уу. Тайлан гаргахдаа та эдгээр материалыг ашиглах болно. Та мөн эдгээр материалыг тайлангийн хавсралтад оруулах шаардлагатай болж магадгүй юм. Тайлан гаргахдаа оруулж болох материалын төрлийг доор харуулав.
- Санхүүгийн мэдээлэл
- Диаграм
- График
- Статистикийн мэдээлэл
- Судалгаа
- Асуулгын хуудас
- Мэргэжилтнүүд, хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид гэх мэт ярилцлагын үр дүн.
Алхам 4. Хэрэв та явцын тайлан бичиж байгаа бол ахиц дэвшлээ хянаж үзээрэй
Үүний оронд хийсэн ажил, хийх ажил, ажил нь анхны зорилтын дагуу хийгдсэн эсэхийг тоймло. Танай төслийн талаар хүмүүсийн асууж болох асуултуудын хариулт гэж тайланг бодоорой. Илтгэлд хариулах ёстой асуултуудыг доор харуулав.
- Ажлын цар хүрээ өөрчлөгдсөн үү?
- Сүүлийн тайлан гаргаснаас хойш ямар ажил хийж дуусгасан бэ?
- Та ямар ажил хийх вэ?
- Таны төсөл цагтаа дуусах уу? Үгүй бол яагаад?
- Та ямар асуудалтай тулгарч, хэрхэн шийдсэн бэ?
- Та энэ сард ямар сургамж авсан бэ?
Алхам 5. Илтгэлд оруулах ёстой мэдээллээ тоймло
Заавар болгон өөрийн санаагаа тоймлон бичээрэй. Дүгнэлт хийхдээ хэлэх гэж буй зүйлээ цэгцлэхийн тулд тайлангийн толгойг боловсруулна уу. Энэ тоймыг цэвэрхэн эсвэл сайн бичих шаардлагагүй, учир нь үүнийг зөвхөн та ашиглах болно.
- Ерөнхийдөө тайлан нь үр дүн, дүгнэлт, зөвлөмжийн тайлбараас эхэлдэг. Үүний дараа яаж ийм дүгнэлтэд хүрсэнээ, боломжтой бол өөрийн сэтгэх арга барилаа тайлбарла.
- Хэрэв та маргаантай дүгнэлт, зөвлөмж гаргах гэж байгаа бол уншигч таны дүгнэлт, зөвлөмжийн шалтгааныг ойлгохын тулд үйл явц, үндэслэлээ тайлбарла.
3 -ийн 2 -р хэсэг: Ажлын тайлан гаргах
Алхам 1. Нүүр хуудас эсвэл гарчгийн хуудсыг ашиглана уу
Гарчиг хуудас нь тайлангийн нэрийг, дараа нь тусдаа мөрөнд оруулах огноог агуулсан байх ёстой. Гурав дахь мөрөнд бүх тайлан зохиогчдын нэрийг бичнэ үү. Үүний дараа дөрөв дэх мөрөнд байгууллагын нэрийг бичнэ.
- Зарим тохиолдолд та яагаад тайлангаа бичиж байгаа, түүнд юу багтсан, цаашид юу хийхээ тайлбарласан хамгаалах захидал оруулж болно. Энэ төрлийн захидлыг ихэвчлэн тайлан бичих үйл явц удаан үргэлжилдэг эсвэл зохиогч тайланг судлахаасаа өмнө уншигчид нэмэлт тайлбар өгөх шаардлагатай гэж үзвэл ихэвчлэн ашигладаг.
- Явцын тайланг авахын тулд нэр, төслийн нэр, огноо, тайлагнах хугацааг гарчгийн хуудсан дээр бичнэ үү. Тэдгээрийг өөр өөр мөрөнд бичээрэй. Та мөр бүрийг 'нэр', 'төслийн нэр', 'огноо', 'тайлангийн хугацаа' гэх мэт үгсээр шошголж болно. Та эдгээр зүйлийн талаархи мэдээллийг шошгогүйгээр бичиж болно.
- Ажлын тайлангийн талаар тодорхой зөвлөмж байгаа эсэхийг даргаасаа асуугаарай. Эдгээр зөвлөмжүүд нь тайлан бэлтгэхэд хамгийн сайн эх сурвалж болдог.
Алхам 2. Гол мэдээллийг агуулсан гүйцэтгэх хураангуй үүсгэх
Дүгнэлт, үндэслэл, зөвлөмжөө оруулна уу. Уншигч тайлангийн гол санааг бүхэлд нь уншихгүйгээр ойлгох болно. Та хэт дэлгэрэнгүй ярих шаардлагагүй, гэхдээ уншигч таны тайлангийн тайлбарыг ойлгох ёстой. Гүйцэтгэх хураангуй нь нэгээс хагас хуудас байх ёстой.
- Та тайланг бүхэлд нь нэгтгэн дүгнэх шаардлагагүй. Тайлангийн гол зөвлөмж, дүгнэлт гэх мэт чухал санаанууд дээр анхаарлаа төвлөрүүл.
- Хэрэв та явцын тайлан бичиж байгаа бол энэ хэсгийг алгасаарай.
Алхам 3. Агуулгын хүснэгт үүсгэх
Тайлангийн бүх хэсгийн гарчиг, хуудасны дугаарыг жагсаана уу. Энэхүү жагсаалт нь уншигчид таны тайланг ашиглах, хэрэгтэй мэдээллээ олоход хялбар болгоно.
- Тайлан уншихад хялбар байхын тулд хэсэг тус бүрт гарчиг, гарчиг ашиглана уу.
- Хэрэв та явцын тайлан бичиж байгаа бол дарга тань танаас хүсээгүй л бол ихэвчлэн агуулгын хүснэгт үүсгэх шаардлагагүй болно. Гэсэн хэдий ч тайланг уншихад хялбар болгохын тулд хэсэг тус бүрийн гарчиг, гарчгийг оруулна уу.
Алхам 4. Тайлангийнхаа талаар ойлголт өгөх үүднээс танилцуулга бичээрэй
Тайланг яагаад бичсэнээ уншигчдад хэлээрэй. Тайлангийн агуулгыг нэгтгэн дүгнэж, зорилгоо тайлбарлана уу. Илтгэлд хариулах асуултууд эсвэл шийдвэрлэх асуудлаа бичнэ үү. Тайлангийн хамрах хүрээ, зохион байгуулалтыг тайлбарлана уу.
- Танилцуулга урт байх албагүй. Уншигчид тайлбар, тайлбарыг удаан уншихгүйгээр контекст, зорилгоо мэдэхийн тулд тодорхой, тодорхой бичээрэй.
- Танилцуулгад зориулж 2-4 догол мөр бичээрэй.
- Явцын тайлангийн хувьд 1-2 догол мөрийн танилцуулга хэсэг хангалттай. Танилцуулга нь таны төсөл, зорилгыг нэгтгэн харуулах ёстой. Та мөн хийж гүйцэтгэсэн ажил, дараагийн төлөвлөгөөнийхөө талаар дурдаж болно.
Алхам 5. Таны хэлсэн үр дүн, дүгнэлтийг тайлбарлана уу
Төслийн талаар хийж гүйцэтгэсэн судалгаа, үнэлгээгээ тоймло. Илтгэлийн сэдвээр олж авсан дүгнэлт, тэдгээрийн хамаарлын талаар хэлэлцүүлэг, тайлбар бичих.
- Ерөнхийдөө энэ хэсэг нь танилцуулах догол мөр, дүгнэлтүүдийн жагсаалтаас бүрдэнэ.
- Дүгнэлтийг ингэж бичиж болно, “1. Хүн ам хөгширч байгаа тул үйлчлүүлэгчдийнхээ эрүүл мэндийн эрсдэл нэмэгдэж байна.”
- Хэрэв та явцын тайлан бичих юм бол танд ямар ч үр дүн, дүгнэлт байхгүй болно. Танилцуулгын дараа хийж гүйцэтгэсэн ажлууд эсвэл хийсэн ажлаа бичээрэй. Та энэ хэсэгт 2-4 догол мөр бичиж болно. Гэсэн хэдий ч ихэвчлэн жагсаалт хангалттай байх болно. "Баярын майхан түрээслэхэд 200,000,000 IDR босгосон", "Намын төлөвлөлт хийх компанитай гэрээ байгуулан баяр наадмыг зохион байгуулах тухай", "Олон нийтийн санал бодлыг цуглуулах зорилгоор 1500 оршин суугчдын дунд судалгаа явуулсан" гэж бичээрэй.
Алхам 6. Цаашид хийх арга хэмжээний талаар зөвлөмж өгөх
Зөвлөмж нь ирээдүйд юу болохыг тайлбарлах ёстой. Таны шийдлийг ашиглан ямар асуудлыг шийдэж болох вэ, энэ нь таны гаргасан дүгнэлттэй ямар холбоотой болохыг тайлбарлана уу. Тайлбар бичсний дараа зөвлөмжийг тоогоор нь жагсааж бичнэ үү. Өгүүлбэр бүрийг үйл үгээр эхэл. Зөвлөмжүүдийн жагсаалтыг гаргаж, хамгийн чухал зүйлээс эхэл.
- Жишээлбэл, та "1. Зүрх судасны уушигны сэхээн амьдруулах сургалтыг ажилчдад олгож өгнө үү”гэв.
- Хэрэв та явцын тайлан бичиж байгаа бол дараагийн хугацаанд хийх/хүрэх зорилт, ажлын жагсаалтыг гаргах ёстой. Жишээлбэл, та "Баяр наадмын худалдаачин хайх", "Баярын загварыг тодорхойлох", "Сурталчилгааны зурагт хуудас захиалах" гэж бичиж болно.
Алхам 7. Дүгнэлтийн үндэс болсон үйл явц, хүрээг ярилц
Сэдэв, асуудал, асуудалд дүн шинжилгээ хийхэд ашигладаг арга барилаа тайлбарлана уу. Олж мэдсэн зүйлээ хянаж, дараа нь тэдгээрийг зөвлөмж болгох үндэс болгон хэрхэн ашигласнаа тайлбарлана уу. Хэлэлцүүлгийг хэсэг болгон хуваа. Хэсгүүдийг агуулгынх нь дагуу нэрлэ.
- Энэ хэсэгт судалгаа, үнэлгээний талаар илүү урт хугацааны хэлэлцүүлэг орно.
- Энэ нь таны тайлангийн хамгийн урт хэсэг байх ёстой.
- Хэрэв та явцын тайлан бичиж байгаа бол энэ хэсгийг алгасаж болно. Төсөл дээр ажиллаж байхдаа түүнийг гацааж, түүнийг хэрхэн даван туулах тухай хэсгийг орлуулж болно. Та “Олон оршин суугчид урьдчилсан төлбөрт шуудангаар ирдэггүй учраас санал асуулгад буцдаггүй. Үүний дараа бид урьдчилсан төлбөрт шуудангийн мөнгийг оруулах эсвэл дижитал судалгааны сонголтыг өгөх болно.”
Алхам 8. Тайланг бэлтгэхэд ашигласан лавлагаагаа жагсааж бичнэ үү
Лавлагаа нь сэтгүүлийн нийтлэл, мэдээ, ярилцлага, судалгаа, санал асуулга, статистикийн үр дүн болон бусад холбогдох мэдээлэл хэлбэрээр байж болно. Тайлангийн төгсгөлд эдгээр ишлэлийг иш тат. Үүнийг "Ном зүй" гэж нэрлэнэ үү.
- Тодорхой ишлэлийн хэв маягийг ашиглахыг хүсээгүй л бол бизнесийн тайланд APA форматыг ашиглана уу.
- Хэрэв та явцын тайланг бэлтгэж байгаа бол энэ алхамыг алгасаарай.
Алхам 9. Судалгаа, асуулга, имэйл гэх мэт материалд хавсралт хавсаргана уу
Тайлан болгон хавсралт шаарддаггүй. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та өөрийн сэдэв эсвэл олж мэдсэн зүйлээ илүү хялбар ойлгоход нь туслах зорилгоор иш татсан материал эсвэл нэмэлт мэдээлэл өгөхийг хүсч байвал тэдгээрийг оруулж болно. Хавсралт бүрийг өөр үсэг ашиглан тэмдэглээрэй.
- Жишээлбэл, та "Хавсралт А", "Хавсралт В", "Хавсралт С" -тэй байж болно.
- Хэрэв та явцын тайлан бичиж байгаа бол энэ хэсгийг оруулах шаардлагагүй болно.
Алхам 10. Өөрийн олж авсан бүх зүйл, ахиц дэвшлийг нэгтгэн товч дүгнэлт бичээрэй
Дүгнэлт бичих шаардлагагүй байж магадгүй, гэхдээ дүгнэлт нь таны хийсэн хүчин чармайлтыг онцолж чадна. Илтгэлд оруулсан бүх мэдээллээ нэгтгэн дүгнэхийн тулд 3-4 өгүүлбэрийн дүгнэлт хий.
Та “Урлагийн наадмын төлөвлөлтийн төслийг төлөвлөсний дагуу хийсэн. Бид төлөвлөлтийн үйл ажиллагааны 90% -ийг гүйцэтгэж, материал худалдан авах үйл явцад шилжсэн. Одоогийн байдлаар төсөлд ямар нэгэн саад бэрхшээл тулгараагүй байгаа ч ирээдүйд үүсч болзошгүй аливаа асуудлыг шийдвэрлэх болно."
3 -р хэсгийн 3: Үр дүнтэй тайлан бичих
Алхам 1. Тайланг ашиглахад хялбар болгохын тулд тодорхой гарчиг ашиглана уу
Гарчгийг ойлгомжтой, ойлгомжтой болгоорой. Гарчигийг харснаар уншигч таны тайлангийн талаар юу хэлснийг шууд ойлгох ёстой.
- Танд хэрэгтэй гарчигууд нь: Танилцуулга, Ажил дууссан, Дараагийн үеийн зорилт, Саад бэрхшээл ба шийдэл, Дүгнэлт болно.
- Тайлан дахь мэдээлэлтэй тохирч гарчиг үүсгэх.
- Явцын тайлангийн хувьд таны уншигчид хянагч, баг, үйлчлүүлэгчид байх магадлалтай.
Алхам 2. Санаа бодлоо илэрхийлэхийн тулд энгийн бөгөөд ойлгомжтой хэлийг ашигла
Ажлын тайлан нь нарийн төвөгтэй үг, цэцгийн өгүүлбэр шаарддаггүй. Та зөвхөн чухал санааг уншигчдад хүргэх хэрэгтэй. Боломжит хамгийн энгийн үгсийг ашиглан санаагаа дамжуулж, санааныхаа гол цөмийг олж аваарай.
"4-р улиралд орлого 50% -иар өссөн" гэж бичээрэй, "Орлого 50% -иар өсч, дөрөвдүгээр улирлын орлогыг гайхалтай болгосон" гэж бичээрэй
Алхам 3. Тайлангаа товчхон бичихийн тулд товч бичихийг ашигла
Хэтэрхий урт бичих нь танд болон уншигчдын хувьд дэмий хоосон зүйл юм. Шаардлагагүй үгсийг арилгаж, хэлсэн үгэндээ шууд хүрэх болно.
- Зарим ажлын тайлан нь маш их мэдээлэл агуулдаг тул угаасаа урт байдаг. Гэсэн хэдий ч үүнийг бичих арга нь товч хэвээр байх ёстой.
- "Ажилтнууд утасны маркетинг хийсний дараа өнгөрсөн улиралд борлуулалт нэмэгдсэн" гэж бичих нь илүү дээр юм. "Манай авьяаслаг, чин сэтгэлтэй борлуулалтын баг боломжит үйлчлүүлэгчдийг худалдаж авахын тулд утсаараа зах зээлд нийлүүлснээр орлого сүүлийн улиралд эрс нэмэгдсэн. бүтээгдэхүүн."
Алхам 4. Бодит болон сэтгэл хөдлөлгүй хэл ашиглан санаагаа танилцуулна уу
Баримтыг бичиж, уншигчид объектив үзэл бодолд үндэслэн өөрсдөө дүгнэлт гаргахыг зөвшөөрнө үү. Та тодорхой асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэх талаар зөвлөмж өгч болох боловч уншигчийн сэтгэл хөдлөлийг өдөөх гэж бүү оролдоорой. Уншигчдад объектив өнцгөөс харсан санаа, шийдвэр гаргах боломжийг олго.
"Аз жаргалгүй ажилтнууд ихэвчлэн ёс суртахуунгүй байдаг тул оффис нь сүнсгүй машин шиг санагддаг" гэж бичихийн оронд "Харьцангуй бага бүтээмжтэй ажилчид өөрсдийгөө аз жаргалгүй гэж боддог" гэж бичиж болно
Алхам 5. Албан бус үг хэллэг, "би" эсвэл "би" гэсэн үгсийг бүү ашигла
"Хэрэв та төсөл дээр ганцаараа ажиллаж байгаа бол явцын тайланд" Би "гэсэн үгийг ашиглаж болно. Үгүй бол ажлын тайланд "Би" гэсэн үг эсвэл маш албан бус үгсийг бүү ашиглаарай. Гэсэн хэдий ч та тодорхой өгүүлбэрийг зорилтот үзэгчдэдээ чиглүүлэхдээ "та" гэсэн үгийг ашиглаж болно.
Тайлан гаргахдаа мэргэжлийн хэл ашиглах
Алхам 6. Алдаа байхгүй эсэхийг шалгахын тулд тайланг дахин уншина уу
Дүрэм, зөв бичгийн алдаа нь тайлангийн мэргэжлийн нэр хүндийг бууруулна. Үг үсгийн алдаа, муу хэллэг, буруу үгийн сонголт байхгүй эсэхийг дахин уншаарай. Хэрэв та тайланг хоёр удаа давтаж уншвал илүү дээр байх болно.
- Боломжтой бол заримдаа өөрөөсөө алдаа хайхад хэцүү байдаг тул өөр хүнээс тайланг уншихыг хүс.
- Хэрэв танд цаг байвал тайланг дахин уншихаасаа өмнө 24 цагийн турш үлдээгээрэй.
Зөвлөмж
- Эхний ажлын тайланг бичсэний дараа үүнийг дараагийн тайлангийн загвар болгон ашигла.
- Таны ажлын байр ажлын тайлангийн загвартай байж болно. Та оффисын загварыг ашиглаж чадах эсэхээ удирдагчаасаа асуугаарай.
- Хэрэв та үүнийг хийж чадвал одоо ажиллаж байгаа байгууллагынхаа ажлын тайлангийн форматыг ашиглана уу. Оффис дээрх файлуудыг шалгах эсвэл тайлангийн хуулбарыг хянагч эсвэл хамтран ажиллагсдаас асуу.
