Стандарт үйл ажиллагааны журам (SOP) нь даалгаврыг гүйцэтгэх алхамуудын талаархи мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм. Одоо байгаа SOP -ийг өөрчлөх, шинэчлэх шаардлагатай байж магадгүй, эсвэл та эхнээс нь бичих ёстой хувилбар байж магадгүй юм. Энэ нь маш их ажил мэт санагдаж болох ч энэ бол үнэхээр маш, маш "маш" бүрэн гүйцэд жагсаалт юм. Эхлэхийн тулд 1 -р алхамыг үзнэ үү.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Таны SOP форматыг бий болгох
Алхам 1. Форматаа сонгоно уу
SOP бичихэд буруу эсвэл буруу гэж байхгүй. Гэсэн хэдий ч танай компанид даалгаврыг гүйцэтгэх хамгийн тохиромжтой аргыг тодорхойлсон форматлах гарын авлага гэж үзэж болох олон тооны SOP байж болно. Хэрэв энэ нь таны хувьд байгаа бол одоо байгаа SOP -ийг загвар болгон ашиглаарай. Хэрэв тийм биш бол танд хэд хэдэн сонголт байна:
- Энгийн алхамуудын формат. Энэ нь богино, хэд хэдэн боломжит үр дүнтэй, шууд цэгтээ хүрэх ердийн журамд зориулагдсан болно. Шаардлагатай бичиг баримт, аюулгүй ажиллагааны зааварчилгаанаас гадна энэхүү баримт бичиг нь уншигчдад гүйцэтгэх захирамж агуулсан энгийн өгүүлбэрүүдийн жагсаалт юм.
- Алхам алхмаар форматлах. Энэ нь ерөнхийдөө урт хугацааны процедуруудад зориулагдсан байдаг - зарим шийдвэр гаргах, тодруулах, нэр томъёог агуулсан арав гаруй алхамтай журам юм. Энэ жагсаалт нь ерөнхийдөө тодорхой дарааллаар дэд алхмуудтай үндсэн алхамууд юм.
- Урсгал диаграмын формат. Хэрэв процедур нь хязгааргүй үр дүнд хүрэх боломжтой газрын зурагтай төстэй бол блок схем нь таны хамгийн сайн бооцоо байж магадгүй юм. Үр дүнг үргэлж урьдчилан таамаглах боломжгүй бол энэ форматыг сонгох хэрэгтэй.
Алхам 2. Уншигчдаа анхаарч үзээрэй
SOP бичихээсээ өмнө гурван үндсэн хүчин зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.
- Таны уншигчдын өмнөх мэдлэг. Тэд танай байгууллага, түүний журмыг мэддэг үү? Тэд нэр томъёог мэддэг үү? Таны хэл уншигчийн мэдлэг, хөрөнгө оруулалттай тохирч байх ёстой.
- Таны уншигчийн хэлний мэдлэг. Таны хэлийг ойлгодоггүй хүмүүс таны SOP -ийг "унших" боломж байна уу? Хэрэв боломжтой бол зураг, диаграмыг тайлбартай хамт оруулах нь зүйтэй.
- Таны уншигчид. Хэрэв олон хүмүүс таны SOP -ийг нэгэн зэрэг уншиж байгаа бол (тус бүр өөр өөр үүрэг гүйцэтгэдэг), та баримт бичгийг жүжиг дээрх харилцан яриа шиг форматлах хэрэгтэй: 1 -р хэрэглэгч үйлдлийг гүйцэтгэдэг, дараа нь 2 -р хэрэглэгч гэх мэт. Ийм байдлаар уншигч бүр хэрхэн бизнесийн жигд хөдөлгүүрийн салшгүй хэсэг болж байгааг харах боломжтой болно.
Алхам 3. Мэдлэгээ анхаарч үзээрэй
Хамгийн гол нь: Та үүнийг бичих хамгийн зөв хүн мөн үү? Энэ үйл явц нь юу болохыг та мэдэх үү? Алдаа гаргах магадлал бий юу? Үүнийг хэрхэн аюулгүй болгох вэ? Үгүй бол та үүнийг өөр хүнд өгөх нь дээр. Буруу бичигдсэн SOPs, эсвэл бүр үнэн зөв байдаггүй нь бүтээмжийг бууруулж, зохион байгуулалтын бүтэлгүйтэлд хүргэхээс гадна аюулгүй байхаас гадна танай хамт олноос хүрээлэн буй орчин хүртэл бүх зүйлд сөргөөр нөлөөлдөг. Товчхондоо энэ бол таны хийх ёстой эрсдэл биш юм.
Хэрэв энэ нь танд өгсөн төсөл бөгөөд та үүнийг дуусгах ёстой (эсвэл үүрэг хүлээх ёстой) гэж бодож байгаа бол өдөр тутмын процедурыг хийж байгаа хүмүүсээс тусламж хүсэхээс бүү ичээрэй. Ярилцлага хийх нь SOP үүсгэх үйл явцын нийтлэг хэсэг юм
Алхам 4. Богино эсвэл урт SOP -уудын хооронд шийдвэр гаргах
Хэрэв та протокол, нэр томъёо гэх мэт мэдлэгтэй, шалгах хуудаснаас илүү богино, товч SOP -ийн давуу талыг ашиглах боломжтой хэсэг хүмүүст зориулж SOP бичиж, шинэчилж байгаа бол үүнийг товчилсон хэлбэрээр бичиж болно.
Үндсэн зорилтууд болон холбогдох мэдээллүүдээс гадна (огноо, зохиогч, иргэний үнэмлэхийн дугаар гэх мэт) энэ бол алхамуудын богино жагсаалт юм. Хэрэв дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тодруулга шаардлагагүй бол үүнийг хэрхэн хийхээ эндээс үзнэ үү
Алхам 5. SOP -ийн зорилгоо санаарай
Тодорхой байгаа зүйл бол танай байгууллагад олон удаа давтагддаг журам байдаг. Гэхдээ энэхүү SOP нь ашигтай байх тодорхой шалтгаан бий юу? Аюулгүй байдалд анхаарал хандуулах ёстой юу? Дагаж мөрдөх арга хэмжээ? Энэхүү SOP -ийг сургалт эсвэл өдөр тутмын үйл ажиллагаанд ашигладаг уу? Танай багийн амжилтанд таны SOP чухал ач холбогдолтой зарим шалтгааныг энд дурдав.
- Дагаж мөрдөх стандартыг дагаж мөрдөхийн тулд
- Үйлдвэрлэлийн шаардлагыг дээд зэргээр нэмэгдүүлэх
- Уг процедур нь хүрээлэн буй орчинд муу нөлөө үзүүлэхгүй байх
- Аюулгүй байдлыг хангахын тулд
- Бүх зүйл хуваарийн дагуу явагдаж байгаа эсэхийг шалгах
- Үйлдвэрлэлд алдаа гарахаас урьдчилан сэргийлэх
-
Сургалтын баримт бичиг болгон ашиглах
Хэрэв та SOP -ийнхээ онцолж хэлэх ёстой зүйлийг мэдэж байгаа бол бичвэрээ эдгээр цэгүүдийн эргэн тойронд бүтээх нь илүү хялбар болно. Таны SOP хичнээн чухал болохыг харах нь илүү хялбар болно
3 -ийн 2 -р хэсэг: SOP бичих
Алхам 1. Шаардлагатай материалыг хучих
Ерөнхийдөө техникийн SOP нь процедураас "тусдаа" дөрвөн элементээс бүрдэнэ.
- Гарчиг хуудас. Үүнд: 1) журмын нэр, 2) НББ -ийн таних дугаар, 3) гаргасан, шинэчилсэн огноо, 4) СОП -ийг ашигласан агентлаг/хэлтэс/салбарын нэр, 5) SOP -ийг боловсруулж баталсан хүмүүсийн гарын үсэг. Энэ хэсэгт дамжуулсан мэдээлэл тодорхой байвал ямар ч форматыг ашиглаж болно.
- агуулгын жагсаалт. Энэ нь таны SOP хангалттай урт байвал л лавлахад шаардлагатай болно. Эндээс олж болох зүйл бол энгийн стандарт хүрээ юм.
- Чанарын баталгаа/Чанарын хяналт. Процедурыг шалгаж чадахгүй бол сайн журам биш юм. Уншигчид хүссэн үр дүнд хүрч байгаа эсэхийг баталгаажуулахын тулд шаардлагатай материал, дэлгэрэнгүй мэдээллийг бэлтгэ. Энэ материал нь гүйцэтгэлийн үнэлгээний дээж гэх мэт бусад баримт бичгийг агуулж болно.
-
Лавлагаа. Ашигласан эсвэл чухал бүх лавлагаагаа бичихээ мартуузай. Хэрэв та бусад SOP лавлагааг ашигладаг бол шаардлагатай мэдээллийг хавсралтад хавсаргахаа мартуузай.
Танай байгууллага энэ SOP -ээс өөр протоколтой байж магадгүй. Хэрэв та ашиглаж болох өмнөх SOP байгаа бол энэ бүтцийг үл тоомсорлож, хийгдсэн процедурыг дагаж мөрдөөрэй
Алхам 2. Процедурын хувьд дараахь зүйлийг оруулна уу
- Хамрах хүрээ ба хэрэглээ. Өөрөөр хэлбэл, энэ үйл явцын зорилго, хязгаарлалт, үйл явцыг хэрхэн ашиглаж байгааг тайлбарласан болно. Стандарт, зохицуулалтын шаардлага, үүрэг, хариуцлага, оролт, гаралтыг хамарна.
-
Аргачлал ба журам.
Асуудлын гол цөм нь шаардлагатай тоног төхөөрөмжийг оролцуулан чухал алхамуудыг нарийвчлан жагсаана уу. Дараалсан журам, шийдвэр гаргах хүчин зүйлсийг оруулах. "Урьдчилан таамаглах" болон хөндлөнгийн оролцоо, аюулгүй байдлын талаар анхаарна уу.
- Нэр томъёоны тодорхойлолт. Нийтлэг нэр томъёо биш товчлол, товчлол, бүх хэллэгийг тайлбарлана уу.
- Эрүүл мэнд, аюулгүй байдлын анхааруулга. Асуудал гарсан үед тусдаа хэсэгт, алхамуудын хамт бичих ёстой. Энэ хэсгийг алгасаж болохгүй.
-
Тоног төхөөрөмж, хангамж.
Шаардлагатай зүйлсийн бүрэн жагсаалт, тоног төхөөрөмж, тоног төхөөрөмжийн стандарт гэх мэтийг хэзээ, хаанаас олох вэ.
-
Анхааруулга ба тасалдал. Үндсэндээ алдааг олж засварлах хэсэг. Боломжит асуудлуудыг жагсаах, юуг анхаарах ёстой вэ, хамгийн тохиромжтой эцсийн бүтээгдэхүүнд юу нөлөөлж болохыг жагсаана уу.
- Эдгээр сэдэв тус бүрт өөрийн гэсэн хэсгийг өг (ерөнхийдөө тоо эсвэл үсгээр илэрхийлсэн болно), ингэснээр таны SOP нь ойлгомжгүй урт өгүүлбэр агуулаагүй бөгөөд лавлахад хялбар болно.
- Энэ бол бүрэн жагсаалт биш, процедурын алхамуудын зөвхөн багахан хэсэг юм. Танай байгууллага анхаарал хандуулах шаардлагатай бусад талыг дурдаж болно.
Алхам 3. Бичлэгээ товч бөгөөд уншихад хялбар байлгаарай
Таны уншигчид энэхүү SOP -ийг зугаа цэнгэлийн төлөө уншихаар сонгоогүй байх магадлалтай. Та энэ баримтыг товч бөгөөд ойлгомжтой байлгахыг хүсэх болно, эс тэгвээс тэдний анхаарал өөр болж, баримт бичгийг аймшигтай, ойлгоход хэцүү байх болно. Ерөнхийдөө өгүүлбэрээ аль болох богино байлга.
- Муу жишээ энд байна: Ашиглаж эхлэхээсээ өмнө агаарын гаралтын бүх тоосыг цэвэрлэж байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Сайн жишээ бол дараах байдалтай байна: Хэрэглэхийн өмнө агаарын гаралтын бүх тоосыг зайлуулна.
- Ерөнхийдөө "та" гэдэг үгийг бүү ашиглаарай. Энэ үгийг илэрхийлэх ёстой. Идэвхтэй дуугаар ярьж, өгүүлбэрээ тушаалын үйл үгээр эхлүүлээрэй.
Алхам 4. Шаардлагатай бол даалгаврыг биелүүлэх явцад оролцсон офицеруудтай ярилцлага хийх
Хамгийн сүүлд хийх ёстой зүйл бол огт буруу SOP бичих явдал юм. Та багийн аюулгүй байдал, үр нөлөө, тэдний цагийг эрсдэлд оруулж, үйл явцыг зохих ёсоор анхаарч үзэхгүйгээр тайлбарлаж байна - танай багийн найзууд доромжилж магадгүй юм. Шаардлагатай бол асуулт асуугаарай! Мэдээжийн хэрэг та яг нарийн процедурыг бичихийг хүсч байна.
Хэрэв та мэдэхгүй бол янз бүрийн эх сурвалжаас асууж, бүх үүрэг хариуцлагад хамрагдах боломжтой. Багийн нэг гишүүн стандарт үйл ажиллагааны журмыг дагаж мөрддөггүй эсвэл өөр нэг гишүүн журмын зөвхөн нэг хэсэгт оролцож болно
Алхам 5. Урт текстийг диаграм болон схемд хуваа
Хэрэв та өөрийг тань айлгадаг тодорхой нэг эсвэл хоёр алхамыг оруулбал уншигчдад илүү хялбар болгохын тулд диаграм эсвэл диаграм үүсгэнэ үү. Энэ нь баримтыг уншихад хялбар болгож, бүх зүйлийг ойлгохыг оролдсоны дараа оюун ухаанаа түр зогсоох болно. Үүнээс гадна, таны бичиг баримт илүү бүрэн дүүрэн, сайн бичигдсэн байх болно.
Зөвхөн SOP -ийг бэхжүүлэхийн тулд диаграм эсвэл диаграм оруулахгүй байх; Үүнийг зөвхөн шаардлагатай үед эсвэл хэлний бэрхшээлийг даван туулахыг оролдож байгаа тохиолдолд л хий
Алхам 6. Хуудас бүрт хяналтын баримт бичгийн тэмдэглэгээ байгаа эсэхийг шалгаарай
Таны SOP нь ихэнх хүмүүсийн нэг байх магадлалтай тул танай байгууллага бүх зүйлийг тодорхой лавлах системээр каталогчилдог зарим том мэдээллийн сантай байж магадгүй юм. Таны SOP нь энэ лавлагааны системийн нэг хэсэг тул тодорхой төрлийн кодыг олохыг шаарддаг. Эндээс тэмдэглэгээ танд хэрэгтэй болно.
Хуудас бүр богино гарчиг эсвэл ID дугаар, засварлах дугаар, огноо, баруун дээд буланд "ихэнх хуудасны дугаар" (ихэнх форматаар) байх ёстой. Байгууллагынхаа сонголтоос хамааран танд зүүлт тайлбар хэрэгтэй болно (эсвэл дээрх тэмдэглэгээг зүүлт хэсэгт бичнэ үү)
3 -р хэсгийн 3: Амжилт, нарийвчлалыг баталгаажуулах
Алхам 1. Процедурыг туршиж үзээрэй
Хэрэв та процедураа туршиж үзэхийг хүсэхгүй байгаа бол үүнийг сайн бичээгүй байж магадгүй юм. Процессийн талаар мэдлэг багатай хүн (эсвэл уншигчийн ерөнхий төлөөлөгч) тэднийг удирдан чиглүүлэхийн тулд SOP -ийг ашиглаарай. Тэд ямар асуудалтай тулгарсан бэ? Хэрэв тийм бол асуудлыг шийдэж, шаардлагатай засварыг хийнэ үү.
- Таны SOP -ийг хэд хэдэн хүн туршиж үзсэн нь дээр. Янз бүрийн хүмүүс өөр өөр асуудалтай тулгарах бөгөөд өөр өөр хариулт өгөх боломжтой болно (энэ нь ашигтай байх болно)
- Уг процедурыг өмнө нь хэзээ ч хийж байгаагүй хүн дээр заавал туршиж үзээрэй. Урьдчилсан мэдлэгтэй хүн бүр таны мэдлэгт тулгуурлан даалгавруудыг гүйцэтгэхийн тулд SOP -ээр дамжуулан ажиллах болно, тиймээс таны зорилго биелэхгүй байна.
Алхам 2. Процедурыг гүйцэтгэж буй хүмүүст SOP -ээ шалгуул
Эцэст нь танай даргын SOP -ийн талаархи санал бодол огт хамаагүй юм. Энэхүү SOP нь холбогдох ажлыг хийдэг хүмүүст чухал ач холбогдолтой юм. Тиймээс SOP -ийг дарга руу илгээхээсээ өмнө холбогдох ажлыг хийх (эсвэл хийсэн) хүмүүст ажлаа харуул. Тэд юу гэж бодож байна?
Тэднийг оролцуулж, үйл явцын нэг хэсэг гэж мэдрүүлэх нь таны SOP -ийг хүлээн авах магадлалыг нэмэгдүүлэх болно. Тэдэнд гайхалтай санаанууд ч байж магадгүй юм
Алхам 3. Зөвлөх болон Чанарын баталгаажуулалтын багтай хамтран ажиллах үнэлгээг хийлгээрэй
Баг танд ногоон гэрэл асаахад үүнийг зөвлөх рүүгээ илгээнэ үү. Бодит агуулгад оруулсан оролт нь бага байж болох ч, хэрэв таны SOP нь форматын шаардлагыг хангаж байгаа эсэхийг, хэрэв та ямар нэгэн зүйлийг алдсан бол, мөн SOP -ийг албан ёсны болгох, системд оруулах протоколыг танд хэлэх болно.
- Эдгээр зөвшөөрлийн аудитын мөрийг баталгаажуулахын тулд баримт бичгийн менежментийн системийг ашиглан зөвшөөрөл авахын тулд шууд SOP -ууд. Энэ үйл явц нь нэг байгууллагаас нөгөөдөө өөр байж болно. Үндсэндээ та удирдамж, дүрмийг дагаж мөрдөхийг хүсч байна.
- Ихэнх байгууллагууд цахим гарын үсгийг хүлээн авахаас татгалзахгүй байгаа ч зөвшөөрөгдсөн гарын үсэг шаардлагатай байна.
Алхам 4. Зөвшөөрөгдсөний дараа SOP -г гүйцэтгэж эхлээрэй
Энэ нь тухайн ажилтанд зориулсан албан ёсны сургалт байж болно (танхимын сургалт, компьютер дээр суурилсан сургалт гэх мэт) эсвэл таны SOP цаас угаалгын өрөөнд өлгөөтэй байна гэсэн үг юм. Юу ч байсан хамаагүй, ажлаа түгээгээрэй! Үүнийг хийхийн тулд та шаргуу ажилласан. Магтаал авах цаг боллоо!
Таны SOP -ууд шинэчлэгдэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Хэрэв энэ SOP хуучирсан бол түүнийг шинэчилж, шинэчлэлтийг дахин баталж, баримтжуулж аваад SOP-ийг шаардлагатай бол дахин тараана уу. Танай багийн аюулгүй байдал, бүтээмж, амжилт нь эдгээр SOP -ээс хамаарна
Зөвлөмж
- Баримтжуулсан үйл явц нь бодит үйл явц болохын тулд оролцогч талуудыг үргэлж оролцуулахаа бүү мартаарай.
- Тодорхой байдлыг шалгана уу. Давхар тайлбар байхгүй эсэхийг шалгаарай. Процедурыг танихгүй хүнд үзүүлээд процедурын талаар юу бодож байгаагаа хэлэхийг хүс. Та гайхаж магадгүй юм.
- Уншигчид үйл явцыг тодорхой харахын тулд урсгалын диаграм болон зургийн дүрслэлийг ашигла.
- Алхамыг тайлбарлахын тулд энгийн Индонези хэлийг ашиглаарай.
- Зөвшөөрөл авахаасаа өмнө хүмүүс таны баримтыг хянахыг хүс.
- Хувилбарын өөрчлөлт бүрт баримт бичгийн түүхийг бүртгэсэн эсэхийг шалгаарай.
