Хандалт бол Excel мэдээллийн баазын нэг буюу хэд хэдэн хэсгийг системд импортлох боломжийг олгодог өгөгдлийн сангийн менежерийн интерфейс бөгөөд ингэснээр талбар (талбар) -ын хооронд эсвэл доторх таарлыг олох боломжтой болно. Нэг Access файл нь хэд хэдэн Excel хүснэгт агуулсан байж болох тул энэ програм нь Excel -ийн хүснэгтийн их хэмжээний мэдээллийг Access програмд нэгтгэх, шинжлэхэд маш сайн байдаг. Та хэд хэдэн чухал алхамуудыг хийх хэрэгтэй.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Excel -ийг Access рүү импортлоход бэлтгэх
Алхам 1. Хоёр програмыг компьютерт нээнэ үү
Та Excel болон Access -ийг багтаасан Microsoft Office төлөвлөгөөг худалдаж авах, татаж авах шаардлагатай болно. Та үүнийг зөвхөн Microsoft вэбсайтаар дамжуулан хийж болно.
- Хөтөлбөрийг татаж дууссаны дараа Windows дээр "Эхлүүлэх" дээр дараад "Бүх програмууд" -ыг сонгоно уу.
- "Microsoft Office" дээр дарж унах цэснээс "Хандалт" (эсвэл "Excel") -ийг сонгоно уу. Excel хүснэгтийг имэйлээр эсвэл сайтаас татаж авсан байж магадгүй. Файл нь таны компьютер дээр Office програмыг нээх болно.
Алхам 2. Excel хүснэгтийг Access рүү оруулахаас өмнө цэвэрлэ
Таны ажлыг хөнгөвчлөхийн тулд Excel файлыг Access рүү импортлохын өмнө хэд хэдэн энгийн алхамуудыг хийхийг зөвлөж байна. Хамгийн гол нь импортлох хүснэгтийн хоорондох өгөгдөл нь нийцтэй байх ёстой.
- Excel хүснэгтийн эхний мөрөнд баганын гарчиг (эсвэл нүдний нэр) орсон байх ёстой бөгөөд үүнийг ойлгомжтой, хялбар ойлгох боломжтой байх нь зүйтэй юм. Жишээлбэл, хүмүүсийн овог нэрийг агуулсан баганын хувьд баганын нэрийг "Овог" гэж өгөхийг зөвлөж байна. Нэг Excel хуудасны баганын гарчгийг нөгөө хуудастай тааруулахад хялбар болгох үүднээс тодорхой, үнэн зөв гарчиг өгөх.
- Хандалт нь олон ажлын хуудасны хооронд хоёр ба түүнээс дээш талбарыг холбох боломжийг олгодог. Танд цалингийн талаархи мэдээллийг агуулсан Excel ажлын хуудас байгаа гэж хэлээрэй. Энэхүү хүснэгтэд тухайн хүний овог нэр, хаяг, цалингийн хэмжээг оруулсан болно. Санхүүгийн хувь нэмэр оруулах кампанит ажлын талаархи мэдээллийг агуулсан Excel -ийн хоёр дахь хуудсанд хандах хүсэлтэй байгаа хүсэлтэй байгаагаа хэлээрэй. Энэ хоёр дахь хуудсанд тухайн хүний нэр, хаяг, хандивыг оруулсан болно. Хандалт нь нэг баганын гарчгийг нөгөө рүү нь тааруулах боломжийг олгодог. Жишээлбэл, та ижил нэртэй хүмүүсийг хоёр мэдээллийн баазад гарч байгааг харахын тулд Нэрийн гарчгийг холбож болно.
- Өгөгдлийн төрөл бүр ижил аргаар боловсруулагдсан эсэхийг шалгахын тулд Excel хуудсыг сканнердаж, Access рүү оруулахаасаа өмнө цэвэрлээрэй. Үүнийг Access дээр "харилцааны" гэж нэрлэдэг. Жишээлбэл, хэрэв таны цалингийн хүснэгт нь нэг баганад эхний, сүүлчийн болон дунд эхний нэрийг агуулж байгаа бол хоёр дахь хүснэгтэд тусдаа баганад зөвхөн эхний нэр орсон бол Access нь тохирох хэсгийг харуулахгүй. Багана/талбарын гарчиг яг таарч байх ёстой.
Алхам 3. Мэдээллийг Excel дээр баганаар хуваа
Энэ асуудлыг шийдэхийн тулд мэдээллийг Excel -д багана болгон хуваах шаардлагатай бөгөөд ингэснээр Access дээр "таарахгүй" болохгүй.
- Жишээлбэл, та нэр, дунд, овог нэрээ хувааж, тус бүр өөрийн гэсэн баганатай болно. Хэрэв хоёрдахь ажлын хуудас ижил бүтэцтэй байсан бол та Access дээр овог нэрээ холбоход ижил нэрсийн хувьд таарах үр дүн гарч ирнэ.
- Excel дээр баганыг хуваахын тулд хуваахыг хүссэн мэдээлэл байгаа баганыг тодруулна уу. Excel програмын хэрэгслийн самбар дээрх "өгөгдөл" өгөгдлийг дарна уу. "Багана руу текст оруулах" дээр дарна уу. Ихэвчлэн та "тусгаарлагдсан" сонголтыг сонгох болно. Дараагийн (дараагийн) дээр дарна уу.
Алхам 4. Нэгтгэх багануудыг хуваахын тулд шидтэнг үргэлжлүүлэн ашиглана уу
Одоо та нэг баганад нэгтгэсэн мэдээллийг хэд хэдэн баганад хуваах процессыг хэрэгжүүлэхэд бэлэн боллоо.
- Багана дахь өгөгдлийг хэрхэн "хязгаарлах" -ыг сонгоно уу. Өөрөөр хэлбэл, баганад байгаа мэдээлэл бүрийг ямар нэгэн зүйлээр тусгаарладаг. Ихэвчлэн энэ тусгаарлагч нь зай, таслал эсвэл цэг таслал юм. Ихэнхдээ энэ мэдээллийг зөвхөн зайгаар тусгаарладаг. Жишээлбэл, дараах жишээнд "Буди А. Додо" нэр нэг баганад гарч ирнэ гэж хэлээрэй. Нэр (Буди) ба эхний үсэг A. -ийг хоосон зайгаар тусгаарлана. Додогийн овог, нэрний эхний үсгийг мөн зайгаар тусгаарласан болно. Тиймээс заагласан шидтэн дотор зай сонгоорой.
- Дараагийн дээр дарж, дуусгах (дуусгах). Хөтөлбөр нь Буди, А., Додо нарыг гурван багана болгон хуваах болно. Та дараа нь эдгээр шинэ баганад агуулагдаж буй мэдээллийн төрлийг харуулах шинэ гарчиг өгч болно (Овог, Нэр гэх мэт) Өгөгдлийг түлхэхийн тулд эхлээд хуваасан өгөгдлийн баруун талд хэдэн хоосон багана үүсгэх нь дээр. шинэ хоосон багана руу (аль хэдийн мэдээлэл агуулсан багануудыг дарж бичихийн оронд).
3 -р хэсгийн 2: Excel -ийг Access рүү импортлох
Алхам 1. Access програмыг компьютер дээрээ нээнэ үү
Компьютерийн програмын цэс рүү очно уу. Эхлэх цэс рүү очоод Microsoft Office -ийг сонгоод Microsoft Access дээр дарна уу. Excel -ийг импортлохын тулд та шинэ хоосон Access мэдээллийн санг нээх хэрэгтэй.
- Access програмд шинэ мэдээллийн сан үүсгэхийн тулд "хоосон ширээний мэдээллийн сан" -г сонгоно уу.
- Хэрэв та хүсвэл түүнд шинэ нэр өг. "Үүсгэх" (үүсгэх) дээр дарна уу.
Алхам 2. Excel хүснэгтийг Access рүү импортлох
Дараагийн алхам бол Excel хүснэгтийг (нэг ба түүнээс дээш) Access мэдээллийн санд оруулах явдал юм.
- Access мэдээллийн сангийн менежер дээр toolbar дээрх "Гадаад өгөгдөл" дээр дарна уу. "Excel" -ийг сонгоно уу. Access -ийн зарим хувилбарт энэ функцийг toolbar дээрх "file" болон "Гадаад өгөгдлийг авах" дээр дарж олж болно.
- "Файлын нэр" гарч ирэх үед "үзэх" дээр дарж Excel хуудсыг компьютер дээрээс хайж олоорой.
- "Эх сурвалжийн өгөгдлийг одоогийн мэдээллийн санд шинэ хүснэгт рүү оруулах" гэсэн хайрцгийг тэмдэггүй байлга. Энэ тохиргоог анхдагчаар урьдчилан тохируулсан байдаг.
- Та компьютер дээрээ импортлох хүснэгтийг олсон бол дээр нь дарна уу. "OK" дээр дарна уу. Энэ алхам нь Excel -ийг Access рүү импортлох шидтэн рүү хөтлөх болно.
3 -р хэсгийн 3: Импорт хийх үйл явцыг дуусгахын тулд шидтэнг ашиглана уу
Алхам 1. Access дээр гарч ирэх шидтэн дээрх алхмуудыг дагана уу
Хүснэгтийг импортлох үйл явцыг дуусгахын тулд шидтэн дээрх алхмуудыг гүйцэтгэнэ үү.
- Импортлохыг хүсч буй Excel хүснэгтийн хүснэгтийг сонгоно уу. Гэсэн хэдий ч заримдаа хүмүүс нэг Excel хүснэгтэд олон хуудас үүсгэдэг бөгөөд үүнийг хүснэгтийн доод хэсэгт байгаа шошгон дээр дарж үзэх боломжтой байдаг. Хэрэв тийм бол та сонгосон ажлын хуудсыг Access -ийн мастерт хэлэх хэрэгтэй. Дараагийн дээр дарна уу.
- Дараагийн хуудсанд Excel хуудасны эхний мөрөнд баганын гарчиг байгаа эсэхийг асуух хайрцаг байна. Энэ нь эхний мөр баганын гарчиг байгаа эсэхийг шалгахын тулд хүснэгтийн баган бүрийн өгөгдлийг (жишээ нь овог, хаяг, цалин гэх мэт) илэрхийлсэн мөрүүдийг эхлээд цэвэрлэж байх ёстой гэсэн үг юм. Дараа нь "тийм ээ, эхний мөрөнд баганын гарчиг байгаа эсэхийг шалгана уу" (тийм ээ, эхний мөр нь баганын гарчиг агуулсан байна). Энэ бол хамгийн энгийн арга юм. Дараагийн дээр дарна уу.
- Хэрэв таны эхний мөрөнд баганын гарчиг байхгүй бол дараагийн хуудсанд та Access дээр "талбар" гэж нэрлэгдэх зүйлийг нэрлэхийг хүсч байгаа эсэхийг асуух болно (эдгээр нь баганын гарчиг юм). Хэрэв та импортлохын өмнө эдгээр талбар бүрийг ойлгомжтой, санахад хялбар нэрээр бөглөөгүй бол (энд санал болгосон).
Алхам 2. Импортын процессыг дуусгах
Импорт хийх явцад хэдхэн алхам үлдлээ. Шидтэний дараагийн хуудас нь үндсэн түлхүүрийг тодорхойлохыг хүсч байгаа эсэхийг асуух болно.
- Энэ алхамыг заавал хийх шаардлагагүй, гэхдээ хийж болно. Анхдагч түлхүүр нь компьютерийн програм нь мэдээллийн мөр бүрт өвөрмөц дугаар өгөх болно гэсэн үг юм. Энэ алхам нь өгөгдлийг эрэмбэлэхэд тустай байж болно. Дараагийн дээр дарна уу.
- Шидтэний төгсгөлийн дэлгэц нь анхны нэрийг агуулсан зайтай байна. Та импортолсон Excel хуудасны нэрийг өөрчилж болно (файлыг импорт хийж дуусаад хуудасны зүүн талд Access хэсэгт "хүснэгт" болно).
- "Импорт" дээр дараад "хаах" дээр дарна уу. Та дэлгэцийн зүүн талд хүснэгтийг харах болно. Энэ хуудсыг одоо Access руу импортолж байна.
- Хэрэв та хэд хэдэн өгөгдлийн багцыг холбохыг хүсвэл энэ үйл явцыг нэг буюу хэд хэдэн хүснэгтээр давтана уу. Одоо та Access дээрх хуудсан дээрх өгөгдлийг тааруулахад бэлэн боллоо.
Анхааруулга
- Хэрэв Excel файл нь Access -ээс өөр Office хувилбараас авсан бол импортлох үйл явц жаахан хэцүү байж магадгүй юм.
- Та хүснэгтийг импортлохын өмнө цэвэрлэх хэрэгтэй гэдгийг дахин онцолж байна. Үүний нэг шалтгаан нь өгөгдөлд асуудал байгаа эсэхийг шинжлэх явдал юм.
- Анхны хүснэгтийн хуулбарыг үргэлж хадгалж байгаарай, ингэснээр алдаа гарвал энэ үйлдлийг давтах шаардлагагүй болно.
- Та 255 -аас дээш нүд/хайрцгийг Access руу импортлох боломжгүй.
