Зарим хүмүүс харилцагчийн үйлчилгээ (харилцагчийн үйлчилгээ) имэйл бичихдээ гацсан мэт санагдаж магадгүй юм. Захидал харилцааг ихэвчлэн цаасан дээр хийдэг тул имэйл хэлбэрээр хэрхэн захидал бичих вэ? Харилцагчийн үйлчилгээтэй холбоо барих дүрэм, протоколууд юу вэ? Харилцагчийн үйлчилгээнд имэйл бичих нь таны холбоо барьж буй бизнесийн нэгжийн салбар, бүс нутаг, соёлд тохирсон байх ёстой боловч үйлчлүүлэгчдэд үзүүлэх үр дүнтэй захидал бичих үндсэн удирдамжууд байдаг.
Алхам
3 -р хэсгийн 1: Компанийн вэбсайтыг хянах
Алхам 1. Хариултыг хайж олох
Компанийн харилцагчийн үйлчилгээний хэлтэст имэйл бичиж эхлэхээсээ өмнө таны хүссэн хариулт аль хэдийн компанийн вэбсайт дээр байгаа эсэхийг олж мэдэх нь зүйтэй юм. Үйлчлүүлэгчдийн компаниудаас асуудаг жигд асуултуудыг ихэвчлэн FAQ (Түгээмэл асуудаг асуултууд гэх мэт байнга асуудаг асуултууд) болон тусламжийн хуудсуудад нэгтгэн харуулдаг.
Ихэвчлэн энэ хуудсыг компанийн вэбсайтаар дамжуулан үзэх боломжтой. Компанийн вэбсайтын доод хэсэгт гүйлгэж "Холбоо барих" эсвэл "Тусламж", "Харилцагчийн үйлчилгээ" гэсэн холбоос дээр дарж үзээрэй
Алхам 2. Үйлчлүүлэгчийн тусламжийн хуудсыг хайж олох
Хэрэв та сайтын доод хэсэгт үйлчлүүлэгчийн үйлчилгээний линкийг олж чадаагүй бол хайлтын талбарыг ашиглаж үзээрэй. Ихэвчлэн вэб хуудсан дээр текстээр бөглөх боломжтой томруулдаг шилний тэмдэг бүхий хайрцаг байдаг. "Харилцагчийн үйлчилгээ" эсвэл "холбоо барих" гэж бичээд enter дарна уу.
-
Ихэнхдээ компаниуд "Бидэнтэй холбоо бариарай" гэсэн хуудсан дээр хэрэглэгчид гомдол, сэтгэгдлээ бичиж, харилцагчийн үйлчилгээ рүү имэйлээр илгээх боломжтой текст хайрцгийг байрлуулдаг.
Имэйлийн хуулбарыг танд илгээх эсэхийг шалгахын тулд энэ хуудсыг шалгана уу. Хэрэв тийм биш бол компанийн имэйл хаягийг компанийн вэбсайтаас хайж, хувийн имэйл данс руугаа илгээнэ үү. Ингэснээр та илгээсэн имэйлийнхээ хуулбарыг хадгалах боломжтой
Алхам 3. Хайлтын мөрийг ашиглана уу
Хайлтын талбарт (компаний имэйл хаягийг олохын тулд ашигладаг хайрцаг) өөрийн асуулттай холбоотой түлхүүр үгийг оруулах замаар эхлээд асуултынхаа хариултыг олохыг хичээ. Ингэснээр та харилцагчийн үйлчилгээнд имэйл илгээхгүйгээр асуудлыг шийдэж чадна.
- Энэ нь маш чухал бөгөөд ингэснээр та ухаалаг харагдаж, хүндэлж, эцэст нь имэйл илгээх шаардлагатай болно. Хэрэв таны асуултын хариултыг сайт дээр аль хэдийн тайлбарласан бол хэрэглэгчийн үйлчилгээний баг таныг муухай, залхуу гэж харах болно. Үүний үр дүнд таны имэйлд нухацтай ханддаггүй.
- Мөн FAQ хэсгийг шалгана уу. Байнга асуудаг асуултуудад ихэвчлэн Түгээмэл Асуулт хэлбэрээр хариулдаг. Тийм ч учраас олон сайтууд энэ хуудастай болсон. Энэ хуудасны ачаар харилцагчийн үйлчилгээнд ирдэг имэйлийн тоо эрс буурч байна.
Алхам 4. Компанийн бодлогыг эргэн харах
Хэрэв та асуултынхаа хариултыг хайлт эсвэл FAQ хуудаснаас олж чадахгүй байгаа бол "Бидний тухай" эсвэл буцах бодлогын хуудас руу орохыг зөвлөж байна. Сайтын ёроол хүртэл гүйлгэж, холбоосыг шалгана уу. Таны тухай, индекс, зээлийн карт, бүтээгдэхүүний бэлэн байдал, буцах бодлого, нууцлалын бодлого, ашиглалтын нөхцөл гэх мэт.
Та эдгээр хуудсуудаас хариулт олж чадаагүй байсан ч гэсэн хэрэглэгчийн үйлчилгээнд имэйл илгээх шаардлагатай болсон тохиолдолд танд хэрэгтэй мэдээллийг олж авах болно
3 -ийн 2 -р хэсэг: Имэйл бичих
Алхам 1. Таны имэйл гомдол эсвэл магтаал уу гэдгийг шийдээрэй
Харилцагчийн үйлчилгээнд илгээсэн имэйл нь зөвхөн гомдол, асуулт биш юм. Магадгүй та маш сайн үйлчилгээ үзүүлсэнд баярлалаа гэж хэлмээр байна. Ихэнх компаниуд ийм эерэг имэйл хүлээн авах дуртай байдаг.
Үнэн хэрэгтээ заримдаа гомдлыг имэйлээр биш утсаар өгсөн тохиолдолд илүү хурдан бөгөөд шууд хариу өгөх болно. И -мэйл нь талархлаа илэрхийлэх эсвэл нэн даруй хариулах шаардлагагүй асуулт асуухад тохиромжтой. Хэрэв таны асуудлыг аль болох хурдан шийдэх шаардлагатай бол харилцагчийн үйлчилгээтэй утсаар холбоо барихыг зөвлөж байна
Алхам 2. Захидлын тодорхой гарчиг бич
Таны гарчиг утга учиртай, цэгцтэй байгаа эсэхийг шалгаарай. Таны зорилго бол харилцагчийн үйлчилгээний багийн анхаарлыг амархан татахуйц гарчиг үүсгэх бөгөөд ингэснээр хурдан хариу өгөх болно. Товч гарчиг үүсгэж, имэйлийн үндсэн агуулгыг агуулж, хариулт асуугаарай.
Жишээлбэл, "цэнэглэж чадсангүй-хариулна уу"
Алхам 3. Мэндлэхээс эхэлье
Та хатуу имэйл гарчиг бичсэний дараа харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчтэй мэндчилээрэй. Эелдэг байхын тулд захидал харилцааны үеэр мэндчилгээ нь маш чухал юм. Та зүгээр л "Эрхэм үйлчлүүлэгчдэд үйлчлэх баг" гэж бичиж болно.
- Нэрийг мэндчилгээндээ оруулахыг хичээгээрэй. Жижиг компаниуд нь компанийн харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчөөр ажиллаж буй хүний нэрийг оруулж болно. Үүний давуу талыг ашиглан хувийн болон ээлтэй имэйл үүсгээрэй.
- Та мэндчилгээг таслал эсвэл цэгээр төгсгөж болно. Жишээлбэл, "Эрхэм харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч", Эсвэл "Эрхэм хүндэт харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч:"
Алхам 4. Стандарт үсэг бичихийг хэрэглэнэ
Захидал бичих стандарт аргыг ашиглан харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчдийг хүндэтгэх. Зөвхөн том, холимог эсвэл скриптийн фонтоор бичиж болохгүй. Захидал бичихдээ стандарт цэг таслал, зөв бичих, том үсгээр бичихэд л хангалттай. Ингэснээр таны имэйлийг нухацтай авч үзэх болно.
Алхам 5. Захидал бичихдээ эелдэг байгаарай
Гомдол, бухимдлаа илэрхийлж байсан ч эелдэг өнгө аясыг ашигла. Таны үйлчлүүлэгчийн статусыг үнэлж, илүү эелдэг байдлаар хариулах болно.
Алхам 6. Өөрийгөө таниул
Харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчтэй мэндчилсний дараа өөрийгөө танилцуулна уу. Нэрээ өгч, үйлчлүүлэгчийнхээ статусыг тайлбарлана уу (жишээ нь шинэ үйлчлүүлэгч эсвэл давтан үйлчлүүлэгч). Харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчид таны үнэнч байдлыг хадгалахыг хүсэх болно. Холбогдох тохиолдолд өөрийн газарзүйн байршлыг тодруулна уу (жишээ нь гадаа бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ).
Алхам 7. Тодорхой байх
Имэйлдээ тодорхой нэр томъёог ашиглана уу. "Миний бүтээгдэхүүн" гэж бичихээс зайлсхийж, бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, яагаад имэйл илгээсэнээ дэлгэрэнгүй тайлбарлаарай. Харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч асуудлыг олж мэдэхийн тулд холбогдох тохиолдлыг тайлбарлана уу. Захидлын эхэнд тодорхой мэдээлэл өгөх нь урт хугацааны и -мэйл ярианаас урьдчилан сэргийлэх болно.
- Бүтээгдэхүүний URL (хэрэв байгаа бол) ашиглана уу. Тиймээс, харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч хүссэн бүтээгдэхүүнээ шууд ойлгох боломжтой болно.
- Захиалгын үнэмлэхээ оруулаарай, ихэвчлэн хэрэглэгчийн үйлчилгээний төлөөлөгчид үүнийг асуух болно. Энэхүү ID дугаараар дамжуулан таны захиалгыг системд хянаж, хянадаг.
Алхам 8. Асуултаа тодорхой асуу
Имэйлээ бичихдээ шууд цэг рүүгээ ороорой. Та сайн уу гэж хэлээд өөрийгөө танилцуулсны дараа дээр дурдсан тодорхой хэлийг ашиглан асуудал эсвэл имэйл илгээх болсон шалтгааныг бичиж шинэ догол мөрийг эхлүүлээрэй.
Мэдмээр байгаа зүйлээ л асуугаарай. Хэрэв та асуухаас ичиж байвал эдгээр мэдрэмжийг имэйлээс нэн даруй арилгаарай. Хэрэв та гэмтэлтэй бүтээгдэхүүний оронд шинэ бүтээгдэхүүн авахыг хүсч байвал үүнийг тодорхой бичээрэй
Алхам 9. Богино догол мөр бичээрэй
Таны догол мөрүүд урт биш байгаа эсэхийг шалгаарай. Уншихад хялбар байхын тулд догол мөрөнд ганц, хоёр, хамгийн ихдээ гурван өгүүлбэр оруулах нь зүйтэй. Энэ нь хэрэглэгчийн үйлчилгээний төлөөлөгчдөд имэйлийг хурдан сканнердах, тэргүүлэх чиглэлээ тодорхойлох боломжийг олгодог. Хэрэв энэ нь маш их текст агуулсан бол харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч бүгдийг унших цаг байхгүй тул таны имэйлийг хамгийн бага ач холбогдол өгөх болно.
Алхам 10. Гарын үсэг бүхий захидлыг хаах
И -мэйлийг таны хүсэлт, магтаалыг нэгтгэсэн өгүүлбэрээр, дараа нь мэндчилгээгээр төгсгөнө үү. Та захидлыг "Хүндэтгэсэн" гэж хааж болно, гэхдээ та мэндчилгээ, имэйл хаягаа үлдээж болно. Та мөн "Би удахгүй энэ имэйл рүү буцаж очно гэж найдаж байна" эсвэл үүнтэй төстэй зүйлийг хэлж, яарч байгаагаа илэрхийлж болно.
Имэйл гарын үсэг нь таны нэр, ажил мэргэжил, холбоо барих мэдээллийг агуулсан богино текст юм. Та имэйлийн тохиргооны тохиргоонд имэйлийн гарын үсгийг тохируулах боломжтой бөгөөд ингэснээр шинэ зурвас илгээх үед үргэлж гарч ирдэг
Алхам 11. Хавсралт оруулахгүй
Хэн нэгэнд анх илгээгдсэн имэйлд хавсралт оруулахгүй байхыг хичээгээрэй. Олон вэбсайтууд хавсаргасан имэйлийг нэн тэргүүнд тавьдаг спам шүүлтүүртэй тул таны имэйлийг уншихаас өмнө спам хайрцагт илгээдэг.
- Мэдээжийн хэрэг, хэрэв та ажилд орох өргөдлийн захидал илгээж байгаа бол Word баримт бичигт өөрийн анкетаа хавсаргахыг хүсвэл хавсралт оруулах ёстой.
- Хэрэглэгчийн нэр, нууц үг, зээлийн/төлбөрийн картын мэдээллийг бүү оруулаарай.
Алхам 12. Захидал илгээхээсээ өмнө дахин уншиж, шалгана уу
Хэрэв имэйл бичигдсэн бол шууд илгээх товчийг дарах хэрэггүй. Та захидлаа хянаж, алдаа байхгүй эсэхийг шалгаарай. Та ухаалаг гар утсаа ашиглан имэйлээ бичиж байсан ч гэсэн "миний iPhone -с илгээсэн" гэсэн мөр нь таны үсгийг илүү мэргэжлийн харагдуулахын тулд дүрмийн болон цэг таслалын алдааг зөвтгөх шалтгаан болохгүй.
Алхам 13. Дагаж мөрдөх
Хэрэв танд хэдэн өдрийн турш имэйл хариу ирэхгүй бол имэйл спам шүүлтүүрээр дамжсан эсвэл ирсэн имэйлийнхээ доод хэсэгт гацсан байх магадлал өндөр байна. Хуучин имэйлээ гомдоосон шинэ имэйл илгээж, хүлээж авсан эсэхийг асуугаарай.
3 -р хэсгийн 3: Эелдэг байдлыг хадгалах
Алхам 1. Зөв дүрмийн болон зөв бичгийн дүрмийг ашигла
Захидал харилцааны хувьд эелдэг байхын нэг хэсэг бол үүнийг сайн мэдэхгүй, зөв, зөв дүрмийн болон зөв бичгийн дүрмийг ашиглах явдал юм. Сайн харилцаа холбоо нь имэйл хүлээн авагчийг хүндэтгэж, таныг үнэхээр эелдэг хүн гэдгийг харуулах болно.
Алхам 2. Боловсрол, мэдлэгээ харуул
Геек хүн шиг битгий гараад ир, гэхдээ сайн үгсийн сантай байж ухаантай гэдгээ харуул. Түүнчлэн, хэрэв та компанийн вэбсайтыг үзэж, бодлогыг нь судалж үзсэн бол үүнийг захидалдаа илэрхийлээд асуудлынхаа хариуг олж чадаагүй гэдгээ хэлээрэй.
Алхам 3. Битгий хошигно
Харилцагчийн үйлчилгээний багт илгээсэн захидлуудыг дор хаяж анхны холбоо барих үед нухацтай авч үзэх хэрэгтэй. Тиймээс хошигнол, хошигнолыг захидалд оруулах ёсгүй. Онигоо хийх нь бүдүүлэг гэж тооцогдох бөгөөд аливаа бизнесийн хэлбэртэй харьцахаас зайлсхийх хэрэгтэй.
Хэрэв та харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчидтэй имэйлээр байнга холбоо барьж байсан бол та бие биенээ аль хэдийн мэддэг болсон тул бага зэрэг хошигноорой
Алхам 4. Хатуу зан гаргахгүйгээр өөрийгөө илэрхийл
Та үзүүлж буй бүтээгдэхүүн, үйлчилгээнд уурласан байсан ч имэйлээр уурлах нь асуудлыг шийдэхгүй. Бүдүүлэг имэйл илгээхгүйгээр үр дүнтэй шийдвэрлэхийн тулд санаа зовж буй асуудлаа хүндэтгэлтэй, эелдэг байдлаар хэлээрэй.
Сэтгэл хөдлөлөө бичгээр илэрхийлэх боломжгүй гэдгийг бүү мартаарай. Хэрэв та маш их сэтгэл дундуур байгаа бөгөөд яаралтай тусламж үзүүлэх шаардлагатай бол илүү үр дүнтэй тул утсаар гомдол гаргах нь дээр
Алхам 5. Өөрийн үнэнч байдал, талархлыг тоймло
Эцэст нь, та компанид хэр үнэнч, үйлчилгээндээ талархаж байгаагаа илэрхийлээрэй, ингэснээр харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч таны имэйлийг үнэлж, илүү хурдан хариу өгөх болно.
