Уулзалт хийхээр төлөвлөж байхдаа холбогдох бүх мэдээллийг тодорхой, товч байдлаар хүргэх ёстой. Та хэлэлцэх цаг, газар, сэдвийн тайлбарыг өгөх ёстой. Түүнчлэн хуралд бэлдэх, материал шаардлагатай бол тэмдэглэл хөтлөх шаардлагатай болж магадгүй юм. Та ямар ч хэрэгсэл, имэйл эсвэл Outlook програмыг ашиглаж байгаа эсэхээс үл хамааран чухал мэдээллийг дамжуулж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Хүчтэй сэдвүүдийг бичих
Алхам 1. Уулзалтын огноо, сэдвийг багтаасан богино, хамааралтай сэдвийг бичнэ үү
Эдгээр зүйлийг сэдвийн хайрцагт бичих нь уригдсан хүмүүст имэйлийг нээхгүйгээр уулзалтын цаг, сэдвийг ойлгох боломжийг олгодог. Жишээлбэл, та "Уулзалт 01/03: тайлагнах шинэ удирдамж" гэж бичиж болно.
Анхааруулга:
Хэрэв та хурлын сэдвийг бичихгүй бол хүмүүс уулзалт нь тэдний хэлтэст хамааралтай эсэх, эсвэл оролцох ёстой эсэхийг асууж хариулж болно. Тиймээс уулзалтын сэдвийг заавал бичээрэй.
Алхам 2. Хичээлийн ирцийг баталгаажуулах хүсэлтийг сэдвийн хайрцагт өгнө үү
Хэрэв та хэн ирж байгааг мэдэх шаардлагатай бол сэдвийн хайрцагт баталгаажуулахыг хүснэ үү. Ингэснээр уншигчид имэйлээ нээгээгүй байсан ч гэсэн аль болох хурдан хариу өгөх хэрэгтэй болно. Та "Баасан гарагийн 10/06 хүний нөөцийн уулзалт, удахгүй баталгаажуулна уу" гэж бичиж болно.
Та мөн "Хариулна уу: Хүний нөөцийн уулзалт 10/06" гэж бичиж болно
Алхам 3. Хэрэв уулзалт яаралтай бол сэдвийн хайрцагт бичнэ үү
Хэрэв хурлын сэдэв яаралтай эсвэл яаралтай шийдвэр гаргах шаардлагатай бол хурлыг яаралтай хийх ёстой бол сэдвийн хайрцагт яаралтай тэмдэг тавина уу. Жишээлбэл, та "31/02 Даваа гаригийн яаралтай уулзалт: кибер аюулгүй байдал" гэж бичиж болно.
Уншигчид юу хэлэлцэх талаар таамаглахын тулд уулзалтын сэдвийг тайлбарлах нь маш чухал юм
Алхам 4. Уулзалт заавал хийх ёстой юу эсвэл зүгээр л санал болгох уу гэдгийг бичээрэй
Хэрэв та том компанид ажилладаг бол тодорхой хүмүүсийн оролцоо үргэлж шаардлагагүй байдаг. Холбогдох хэлтсийг сэдвийн хайрцагт бичнэ үү эсвэл оролцох ёстой эсэхийг тэдэнд мэдэгдээрэй. Жишээлбэл, та "Маркетингийн уулзалт 6/10" гэж бичиж болно.
Хэрэв уншигч оролцох шаардлагагүй бол та "Маркетингийн оновчтой тактикийн талаархи 10/6 уулзалтад оролцохыг зөвлөж байна" гэж бичиж болно
Алхам 5. Төөрөгдөл гаргахгүйн тулд сэдвийн хайрцагт бүтэн үгсийг ашигла
Товчлол нь үр дүнтэй мэт санагдаж болох ч үнэн хэрэгтээ эдгээр нь бүрэн гүйцэд үгнээс хамаагүй бага бөгөөд төөрөгдөлд хүргэж болзошгүй юм. Жишээлбэл, "KK" гэдэг нь таны хувийн хэлийг ойлгох, ойлгохгүй байгаагаас хамааран "Гэр бүлийн карт" эсвэл "Кредит карт" гэсэн утгатай байж болно.
Гэсэн хэдий ч та "RSVP", "HR", "KTP" гэх мэт нийтлэг товчлолыг ашиглаж болно
3 -ийн 2 -р арга: Имэйлийн контент бичих
Алхам 1. Нөхөрсөг, товч танилцуулга, богино тэмдэглэл бичээрэй
Хэрэв та том компанид ажилладаг эсвэл хүн бүрийг мэдэхгүй бол өөрийгөө танилцуулах шаардлагатай. Энэхүү товч танилцуулгад хуралд бөглөх/авчрах шаардлагатай бичиг баримт, материал байгаа бол та дамжуулах ёстой.
Нөхөрсөг эсвэл ажилтай холбоотой танилцуулга хийх. Жишээлбэл, "Сайн уу, Тим! Шинэ хөтөлбөр ирэх долоо хоногт эхлэхийг тэсэн ядан хүлээж байна!"
Зөвлөгөө:
Тодорхой даалгавар биелүүлэх эсвэл хуралд ямар нэгэн зүйл авчрах шаардлагатай бол уншигчдад сануулаарай. Жишээлбэл, "Худалдагчийн холбоо барих жагсаалтын 4 цаасан хуулбарыг авчрахаа бүү мартаарай."
Алхам 2. Огноо, цагийг ялгахын тулд тусдаа мөрөнд бичээрэй
Энэ бол уригчдын хувьд чухал мэдээлэл юм. Тиймээс үүнийг тодорхой болгож, эргэн тойронд байгаа бусад өгүүлбэрүүдээс ялгарах хэрэгтэй. Дээр ба доор хоёр мөр байрлуулна уу эсвэл тодоор бичнэ үү.
- Жишээ: "2020 оны 10 -р сарын 6, 10.30 - 11.45 WIB"
- Хэрэв уулзалт онлайнаар явагдаж байгаа бол цагийн бүсийн мэдээллээр хангаж, өөр өөр цагийн бүс дэх хүмүүс буруу харилцааны улмаас хоцрохгүй байх болно. Жишээлбэл, та "2020 оны 10 -р сарын 6, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)" гэж бичиж болно.
Алхам 3. Огноо, цагийн дараа байршлыг бичнэ үү
Байршил нь огноо, цаг гэх мэт тод бичигдсэн эсэхийг шалгаарай, ялангуяа уулзалт шинэ газар зохион байгуулагдаж байгаа, олоход хэцүү, эсвэл зарим уригдсан хүмүүс тухайн байршлыг сайн мэдэхгүй байгааг мэддэг бол. Виртуал уулзалтын хувьд (шууд форум эсвэл видео чатаар дамжуулан) уригчдад форум эсвэл видео холбоос руу хялбархан нэвтрэх шууд холбоосыг оруулна уу.
Чиглэл өгөхдөө аль болох нарийвчлан бичээрэй. Жишээ: “Sasana Widya Sarwono Building (Jalan Gatot Subroto No 10) дахь 592 тоот уулзалтын өрөөнд ирнэ үү. 592 тоот нь барилгын 2 давхарт байдаг. Тиймээс та нэг давхраас лифт аваад, 12 давхарт зогсоод, барилгын урд талын (зүүн талд) цахилгаан шатаар 59 давхарт гарах ёстой."
Алхам 4. Уулзалтын зорилгоо хуваалцана уу
Уулзалтын зорилгыг урьсан хүнд мэдэгдээрэй. Богино хөтөлбөрийг хэлэх нь уригдсан хүмүүст ямар даалгаврыг урьдчилан хийх ёстойг ойлгоход тусална. Та сэдвийг нэрлэж болно ("Кибер аюулгүй байдлын шинэчлэлт" гэх мэт) эсвэл та дараахь зүйлийг төлөвлөж болно.
- 10.30 - 10.45 Төслийн хамгийн сүүлийн үеийн мэдээллийг өгөх
- 10.45 - 11.10 Боломжит саналуудыг харьцуулж, сонгоорой
- 11.10 - 11.30 Тархины шуурга ба зорилтуудыг эхлүүлэх
Алхам 5. Имэйлийг дүрмийн болон мэдээллийн алдаа байгаа эсэхийг дахин шалгана уу
Давтан шалгах хамгийн чухал зүйл бол уулзалтын огноо, цаг, байршил юм. Эдгээр гурван зүйл зөв эсэхийг шалгаарай! Та шаардлагатай бүх мэдээллээ өгсөн эсэхээ баталгаажуулахын тулд танилцуулга, хэлэлцэх асуудал эсвэл өөр тэмдэглэлийг дахин уншиж болно.
Имэйл илгээхээс өмнө бичвэрээ ойлгомжтой, ойлгомжтой болгохын тулд чангаар уншаарай
3 -ийн 3 -р арга: Outlook эсвэл нэгдсэн хуанлийн програмыг ашиглах
Алхам 1. Outlook -ийн нүүр цэснээс "Шинэ уулзалт" дээр дарна уу
Хэрэв танай компани Outlook гэх мэт нэгдсэн хуанли бүхий харилцаа холбооны мэдээллийн санг ашигладаг бол уулзалтыг төлөвлөхдөө ашиглаарай. Энэ хэрэгсэл нь ерөнхийдөө таны ажиллаж буй хүмүүсийн сонгосон харилцааны суваг юм.
Хэрэв танай компани Outlook эсвэл үүнтэй төстэй үйлчилгээг ашигладаггүй бол танай агентлагийн өгсөн имэйлийг ашиглан урилга илгээнэ үү
Алхам 2. "Хуваарьт туслах" цонхноос цаг, огноог сонгоно уу
Шинэ уулзалт хийсний дараа хуанлийн цонх гарч ирнэ. "Хуваарьт туслах" дээр дарж уулзалтын цаг, огноог тодруулна уу.
Уригдсан хүмүүс оролцох цагийг зөв сонгосон эсэхээ шалгаарай. Компанийн хэрэглээнээс хамааран та дэлгэцийнхээ тохиргоог өөрчлөх ёстой бөгөөд ингэснээр хүн бүрийн (мөн таны) хуваарь дэлгэц дээр гарч ирэх болно
Алхам 3. Уригсдыг нэрээ бичих эсвэл хаягийн дэвтэр ашиглан нэмж оруулаарай
Текст хайрцаг дээр дарж нэрийг гараар оруулна уу эсвэл хаягийн дэвтэр дээр гүйлгээд жагсаалтаас уригдсан хүний нэрийг сонгоно уу. "Хуваарьт туслах" функцийг ашиглан урилга авах боломжтой эсэхийг шалгаарай.
Хэрэв уригсдад чөлөөт цаг байхгүй бол тэдний нэрийг тодруулна. Төлөвлөгөөний туслах нь таны хуваарь болон бусад уригдсан хүмүүст тохирсон цагийг өгөх болно
Алхам 4. Уулзалтын эхлэх, дуусах цагийг тохируулна уу
Огноо нь өмнө нь тохируулсан огноог тааруулж байгаа эсэхийг шалгаарай. Хэрэв та үүнийг өөрчлөх шаардлагатай бол хуанлийн товчлуурыг дарна уу. Цагийн жагсаалтын баруун талын доош сумыг ашиглан уулзалтын тохиромжтой цагийг сонгоно уу.
Уулзалтын дуусах цагийг бичих нь бусад хүний цагийг хүндэтгэх арга бөгөөд ингэснээр тэд юу болохыг урьдчилан таамаглаж, аялал эсвэл тухайн өдрийн ажлаа төлөвлөх боломжтой болно
Алхам 5. Дэлгэцийн дээд хэсэгт байрлах "Уулзалт" хэсэгт байрлах "Уулзалт" дээр дарна уу
Та хуваарийн дэлгэц рүү буцаж очих бөгөөд уулзалт товлогдсон эсэхийг харах боломжтой болно. Үүний дараа та сэдэв, байршил, тэмдэглэл нэмж болно.
Хэрэв та хуваарийн дэлгэц дээр уулзалтын бичлэгийг харахгүй байгаа бол өмнөх алхмууд руу буцаж очоод уулзалтын хуваарь гарч ирэх хүртэл давтана уу
Алхам 6. Сэдэв, байршил, тодорхой тэмдэглэлүүдийг бич
Хурлын сэдвийг цөөн хэдэн богино үгээр мэдээлнэ үү (Жишээ нь: “Шинэ бүтээгдэхүүний туршилт”). Тодорхой байршлыг хэлнэ үү. Энэ газрыг ихэвчлэн уулзалтанд ашигладаггүй эсвэл хүрэхэд хэцүү байвал байршлын зааврыг бичнэ үү. Хуралд хамааралтай нэмэлт тэмдэглэл (хийх ёстой бэлтгэл ажил гэх мэт) өгөх.
- Уригдсан хүн үүнийг аль хэдийн мэддэг байсан ч гэсэн байршлын хаягийг өг.
- Дууссаны дараа "илгээх" дээр дарна уу.
Зөвлөгөө:
Иймэрхүү үгс уулзалтын зорилгын талаар тодорхой мэдээлэл өгдөггүй тул "тархины шуурга" гэх мэт хэт өргөн сэдвийг бүү ашигла. Та үүнийг "шинэ бүтээгдэхүүн худалдагчийн тухай бодлыг тархи" гэж орлуулж болно.
Зөвлөмж
- Имэйл эсвэл урилгыг дахин уншихдаа товч бөгөөд эмх цэгцгүй байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Нөхөрсөг, мэргэжлийн өнгө аясыг ашигла.
- Бүх зорилгыг урьсан эсэхийг шалгахын тулд хүлээн авагчдын жагсаалтыг дахин шалгана уу.
- Хэрэв та имэйл хаягийг хүлээн авагчаас нуухыг хүсвэл "bcc" талбарт имэйл хаягаа оруулна уу.
Анхааруулга
- Огноо, цаг, байршилгүйгээр урилга, имэйл бичиж болохгүй. Уригдсан хүмүүс эргэлзэж, эдгээр зүйлийн талаар асуусан олон арван хариултыг авах болно.
- Бүх том үсгээр бичиж болохгүй, учир нь үүнийг хашгирах гэж ойлгох болно, энэ нь маш мэргэжлийн бус юм.
